Eine Abstimmung im Verein durchführen (Umlaufbeschluss)

Ein Beschluss soll fallen, ohne dass alle an einem Abend zusammenkommen. Der Umlaufbeschluss läuft digital über ein Zeitfenster: Die Leitung legt ihn an, die Stimmberechtigten stimmen ab, das Ergebnis steht danach fest.

Ausgangslage und Ziel

Beispiel: Der Vorstand will die Anschaffung eines neuen Mähers beschließen. Es gibt keine Versammlung bis zum Herbst, die Satzung erlaubt Umlaufbeschlüsse. Am Ende liegt ein festgestelltes Ergebnis vor, und die Mitglieder haben ihre Stimme abgegeben.

Weiterführend: Umlaufbeschluss & Wahlen leiten und Abstimmen & Wählen.

Für wen

Leitung: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung. Abstimmen: alle stimmberechtigten Mitglieder mit Konto.

Voraussetzungen

In den Satzungswerten ist Umlaufbeschlüsse erlauben eingeschaltet. Sonst steht beim Anlegen „Umlaufbeschlüsse sind unter „Satzung & Versammlung“ nicht erlaubt.“ Siehe Mitgliederversammlung vorbereiten.
Die Satzungswerte nennen die Regel: Umlauf nur einstimmig oder Mindestbeteiligung beim Umlauf. Ohne diese Angabe steht in der Maske „Die Regel zum Umlauf ist noch nicht vollständig angegeben.“
Mitglieder brauchen ein Konto. Wer keins hat, kann nur in einer Versammlung abstimmen. Bei Einstimmigkeit kann dadurch ein Umlauf scheitern.

Die Regeln folgen deinen Angaben zur Satzung und sind keine Rechtsberatung.

Schritt für Schritt

Website: Beschluss anlegen und öffnen (Leitung)

Öffne in der Seitenleiste unter Verein den Eintrag Abstimmungen und den Reiter Umlaufbeschlüsse.
Wähle Neuer Umlaufbeschluss.
Trage den Beschlussgegenstand ein, zum Beispiel „Anschaffung Aufsitzmäher bis 4.500 Euro“. Der Beschlusstext (optional) nimmt die Begründung auf.
Wähle das Thema (bestimmt die Mehrheit): Allgemein, Satzungsänderung, Zweckänderung, Wahl, Entlastung oder Auflösung. Darunter steht „Es gilt: Einfache Mehrheit (laut Satzungsangaben).“ Fehlt die Angabe, steht dort „Für dieses Thema ist noch keine Mehrheit angegeben.“
Wähle bei Beteiligte entweder Alle Stimmberechtigten oder Vorstand.
Setze das Ende der Abstimmung. Das Feld ist Pflicht. Bei Beginn (leer = sofort) kannst du einen späteren Start wählen.
Optional schaltest du Geheime Abstimmung ein. Das geht nur, wenn die Satzungswerte digitale geheime Abstimmungen erlauben. Eine eigene Auswahl an Optionen gibt es beim Umlauf nicht: Es heißt immer Ja, Nein, Enthaltung.
Wähle Als Entwurf anlegen. Der Entwurf erscheint in der Liste. Mit Details klappst du ihn auf.
Wähle Abstimmung öffnen. Alle Beteiligten bekommen eine Pflichtnachricht, 24 Stunden vor Ende erhalten alle, die noch nicht abgestimmt haben, eine Erinnerung.

Website: Abstimmen (Mitglieder)

Öffne Verein, Abstimmungen, Reiter Abstimmungen. Offene Beschlüsse stehen unter Jetzt abstimmen, spätere unter Demnächst, beendete unter Abgeschlossen. Ein Zähler zeigt „Noch 3 Tg. 4 Std. 12 Min.“.
Wähle unter Deine Wahl eine Option und dann Weiter zur Kontrolle.
Prüfe unter Bitte prüfe deine Auswahl und wähle Verbindlich abstimmen. Danach steht „Deine Stimme ist gezählt.“ Bei geheimer Abstimmung steht „Deine Teilnahme ist bestätigt.“

App (Mitglieder)

Tippe unten auf Verein und dann auf Abstimmungen. Auf Heute steht außerdem die Zeile Abstimmung offen mit der Zahl.
Wähle unter Offene Abstimmungen den Beschluss, wähle eine Antwort und tippe auf Weiter.
Auf dem Schirm Stimme verbindlich abgeben tippst du auf Jetzt abstimmen (oder Auswahl ändern).
Es erscheint „Danke, deine Stimme ist gezählt“.

Ergebnis

Die Abstimmung wird nach dem Fristende automatisch beendet, ausgezählt und festgestellt. Das Ergebnis siehst du in der Karte (Beteiligung, Ja, Nein, Enthaltung, Angenommen oder Abgelehnt). Dabei entsteht automatisch ein Beschlussprotokoll. Bis zur Feststellung steht „Das Ergebnis wird noch festgestellt.“

Was die anderen sehen

Beteiligte sehen die Nachricht, den Beschluss und den Zähler.
Bei offener Abstimmung speichert der Verein, dass und wie jemand gestimmt hat. Bei geheimer nur, dass er teilgenommen hat. Die Anonymität lässt sich gegenüber Personen mit direktem Datenbankzugriff beim Betreiber technisch nicht beweisen. Bedenkt das beim Entschluss für diese Form.

Sonderfälle

Nicht stimmberechtigt: „Du bist bei dieser Abstimmung nicht stimmberechtigt. Bei Fragen wende dich an den Vorstand.“
Frist verpasst: „Die Frist ist abgelaufen, die Abstimmung ist beendet.“ Die Stimme wird nicht gezählt.
Keine Verbindung: Die App behält deine Auswahl. Prüfe, ob die Stimme gezählt wurde, bevor du es erneut versuchst. Doppelt zählt sie nie.
Vollmacht und Check-in gibt es beim Umlauf nicht.

Korrigieren oder abbrechen

Ein Entwurf lässt sich bearbeiten oder mit Entwurf löschen entfernen.
Eine laufende Abstimmung kannst du mit Abbrechen beenden. Sie wird dann nicht gewertet.
Eine abgegebene Stimme kann niemand ändern. Deshalb gibt es die Kontrollseite.

Prüfe die Satzung, bevor du Umlaufbeschlüsse einschaltest. MyVerein rechnet nur mit den Werten, die du einträgst.

Typische Fehler

Kein Ende gesetzt: Ohne Ende der Abstimmung lässt sich der Umlauf nicht öffnen.
Ende in der Vergangenheit oder vor dem Beginn: „Das Ende muss nach dem Beginn liegen, der Beginn darf nicht in der Vergangenheit liegen.“
Einstimmigkeit verlangt, aber Mitglieder ohne Konto: Der Beschluss kann nicht zustande kommen.

Wer darf das?

Anlegen, öffnen, abbrechen: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung. Abstimmen: stimmberechtigte Mitglieder.

Häufige Fragen

Kann ich die Stimme ändern?

Nein, sie ist endgültig.

Wer ist stimmberechtigt?

Das legen Mitgliedsstatus, Kategorie und Mindestalter in den Satzungswerten fest.

Muss ich das Ergebnis selbst feststellen?

Beim Umlauf nicht. Bei Abstimmungen in der Versammlung stellt die Leitung es fest, siehe Versammlung durchführen.