Mitglieder importieren und exportieren

Du übernimmst eine bestehende Excel-Liste in einem Zug nach MyVerein und exportierst die Mitgliederliste wieder, zum Beispiel für den Verband. Der Import prüft die Datei zuerst und legt erst nach deiner Bestätigung etwas an.

Für wen

Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung für den Import. Den Export dürfen zusätzlich Kassenwart:innen.

Voraussetzungen

Import und Export gibt es nur auf der Website, nicht in der App.
Deine Datei ist eine CSV-Datei im Format UTF-8. Speichere sie in Excel als „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“. Echte Excel-Dateien (.xlsx) liest MyVerein nicht.
Die erste Zeile ist die Kopfzeile. Ein Name ist Pflicht, entweder als Spalte Name oder als Vorname und Nachname.

Schritt für Schritt

Website: Import

Öffne in der Seitenleiste Verein, dann Mitglieder, und wähle CSV-Import.
Lade mit Vorlage herunterladen die Vorlage. Sie ist für Excel (Deutsch) vorbereitet.
Wähle CSV-Datei auswählen. Optional legst du unter „Kategorie, wenn die Datei keine angibt“ eine Standardkategorie fest.
MyVerein prüft die Datei und zeigt das Ergebnis der Prüfung mit den Zählern Zeilen, Bereit, Duplikate und Fehler. Unter Zeilen im Detail siehst du pro Zeile den Hinweis. „Nur Probleme anzeigen“ blendet den Rest aus.
Stimmt die automatische Erkennung der Spalten nicht, öffne Spalten zuordnen (optional), wähle pro Spalte ein Feld oder „Spalte ignorieren“ und dann Neu prüfen.
Sind alle Zeilen in Ordnung, wähle den Knopf mit der Anzahl, zum Beispiel 12 Mitglieder anlegen. Enthält die Datei Fehler, ist das gesperrt, bis keine Zeile mehr fehlerhaft ist. Abbrechen speichert nichts.

Die erkannten Spalten sind: Mitgliedsnummer, Name oder Vorname und Nachname, Geburtsdatum, Kategorie, Status, Eintrittsdatum, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Notfallkontakt und Notfalltelefon. Datumsangaben schreibst du als TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT. Als Status sind interessent, probe, aktiv und ruhend möglich. Leer bedeutet „aktiv“. Bis zu 2000 Zeilen pro Datei sind üblich. Der Betrieb kann das Limit anpassen.

Website: Export

Wähle im Tab Mitglieder den Knopf CSV-Export.
Wähle Spalten, Status, Kategorie oder Abteilung. Ehemalige Mitglieder fehlen standardmäßig und lassen sich dazunehmen.
Die Datei ist für Excel (Deutsch) gebaut. Sensible Spalten wie Adresse, Telefon, Geburtsdatum, Nummer und Notfallkontakt sind nur dabei, wenn du sensible Mitgliedsdaten lesen darfst.

App

Import und Export bietet die App bewusst nicht an. Mitglieder werden dort nur angezeigt.

Wer darf das?

Import: wer Mitglieder verwalten darf (Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung).
Export: wer Mitglieder verwalten oder sensible Mitgliedsdaten lesen darf. Die Kassenwart:in darf exportieren, aber nicht importieren.
Alle anderen sehen weder Import noch Export.

Häufige Fragen

Die Meldung sagt, meine Datei sei nicht UTF-8-kodiert.

Speichere sie in Excel erneut als „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“ und wähle sie neu aus.

Eine Zeile wurde übersprungen, ohne dass ein Fehler steht.

Das war eine Dublette: Name und Geburtsdatum oder die E-Mail-Adresse gibt es schon. Dubletten werden übersprungen.

Kann ich bestehende Mitglieder per Import aktualisieren?

Nein. Der Import legt nur neue Mitglieder an. Er ordnet auch keine Abteilungen zu und trägt keine Austritte ein. Ändere das danach in der Mitgliederliste.

Nach dem Prüfen kam beim Anlegen ein Fehler und nichts wurde angelegt.

Zwischen Prüfung und Bestätigung hat sich etwas geändert, zum Beispiel wurde eine Nummer vergeben. Starte den Import neu.

Was passiert mit den importierten Personen?

Sie haben kein Konto. Wer ein Smartphone hat, lädst du anschließend ein. Bis dahin erreichen sie Mitteilungen nur per E-Mail an die Kontakt-E-Mail, sofern eine eingetragen ist. Das Einverständnis der Erziehungsberechtigten bei Minderjährigen holst du außerhalb von MyVerein ein.