Material und Ausleihe

Unter Material führt dein Verein eine Inventarliste: Was haben wir, in welchem Zustand, wo liegt es, wann ist die nächste Wartung fällig. Mitglieder leihen Gegenstände selbst aus, geben sie zurück und melden Schäden.

Für wen

Vorstand und Abteilungsleitung pflegen das Material. Alle Mitglieder mit Konto leihen aus und melden Schäden.

Voraussetzungen

Du bist angemeldet und Mitglied. Mitglieder ohne Konto können nicht ausleihen.
Der Verein hat das Selbst-Ausleihen nicht abgeschaltet. Es ist standardmäßig an.

Schritt für Schritt

Material ansehen und anlegen

Website: Öffne in der Gruppe Orte & Material den Eintrag Standorte und den Reiter Material. Suche mit Material suchen … oder filtere nach Kategorie. Zum Anlegen wählst du Material anlegen.
App: Tippe auf Mehr, dann in der Gruppe Orte & Material auf Material. Das Plus-Symbol Material hinzufügen legt einen Gegenstand an.
Felder: Name (Pflicht), Kategorie, Zustand, Standort, Anschaffungswert, Anschaffungsdatum, Wartungsintervall (Tage) und Letzte Wartung. In der App wählst du den Zustand aus Gut, Beschädigt und Defekt. Auf der Website ist er ein Freitext.
Bearbeiten und Löschen findest du auf der Karte (Website) oder im Gegenstand (App). Beim Löschen gehen auch Ausleihen und Schadensmeldungen verloren.

Ausleihen und zurückgeben

Öffne den Gegenstand und im Bereich Ausleihen den Knopf Ausleihen. Der Gegenstand ist jetzt auf dich gebucht. Der Knopf fehlt, solange ihn jemand anderes hat.
Wenn du ihn zurückbringst, wähle im selben Bereich Zurückgeben. Der Eintrag zeigt „Zurückgegeben am“.
Gilt ein Rückgabedatum, steht in der Ausleihe „Fällig am“ und bei Überschreitung „Überfällig“. Wer das Material verwaltet, kann auf der Website mit Verlängern ein neues Rückgabedatum setzen. Die ausleihende Person wird benachrichtigt.
Hat der Verein das Selbst-Ausleihen abgeschaltet, steht dort „Dein Verein hat das selbstständige Ausleihen ausgeschaltet. Bitte wende dich an den Vorstand.“ Der Vorstand schaltet es unter Verwaltung, Vereinseinstellungen, Vereinsregeln mit „Mitglieder dürfen Inventar selbst ausleihen“.

Schaden melden (App)

Öffne den Gegenstand und tippe im Bereich Schadensmeldungen auf Schaden melden.
Beschreibe kurz den Schaden. Optional hängst du mit Foto anhängen ein Foto aus deiner Mediathek an. Warte, bis „Foto angehängt“ erscheint.
Tippe auf Melden. Die Meldung steht auf „Gemeldet“.

Auf der Website kannst du Schadensmeldungen ansehen, aber nicht anlegen. Das Foto ist nicht öffentlich. Berechtigte öffnen es mit Foto ansehen.

Schadensmeldungen bearbeiten

Eine Meldung durchläuft die Stufen Gemeldet, In Bearbeitung und Behoben. Wer Material verwalten darf, schaltet den Status im Gegenstand um. Die Meldung ändert den Zustand des Gegenstands nicht von selbst. Setze ihn im Bearbeiten-Fenster auf „Gut“ zurück, wenn der Schaden behoben ist.

Wartung im Blick behalten

Trage beim Anlegen oder Bearbeiten Wartungsintervall und Letzte Wartung ein (ersatzweise das Anschaffungsdatum).
MyVerein rechnet die nächste Wartung live aus. Ist der Tag erreicht, erscheint der Chip Wartung fällig. Auf der Website listet die Karte Wartungsfällig — auf einen Blick alle betroffenen Gegenstände.
Nach der Wartung trägst du das neue Datum bei Letzte Wartung ein. Der Chip verschwindet.

Wer darf das?

Material anlegen, bearbeiten, löschen, Schadensmeldungen bearbeiten, Ausleihen verlängern, fremde Ausleihen zurückbuchen: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung und Abteilungsleitung, für den ganzen Verein.
Ausleihen, eigene Ausleihe zurückgeben, Schaden melden: jedes Mitglied mit Konto. Externe Gäste, zum Beispiel Erziehungsberechtigte, können nicht ausleihen.
Alle Mitglieder können die Schadensmeldungen eines Gegenstands sehen.

Häufige Fragen

Auf der Website fehlt der Knopf „Ausleihen“.

Der Gegenstand ist schon ausgeliehen, du bist externer Gast, oder der Verein hat die Selbstbedienung ausgeschaltet.

Warum erscheint „Wartung fällig“, obwohl wir kürzlich gewartet haben?

Wahrscheinlich ist „Letzte Wartung“ nicht aktualisiert.

Ich habe ein Foto angehängt, aber „Melden“ geht nicht.

Warte, bis der Upload fertig ist. Die Beschreibung darf nicht leer sein.

Kann ich Schadensmeldungen löschen?

Nein, nur auf „Behoben“ setzen.

Was passiert beim Austritt?

Die Rückgabe-Checkliste im Austritts-Workflow zeigt offene Ausleihen. Sie blockiert den Austritt nicht. Siehe Austritt und Kündigung.

Gibt es Reservierung oder Barcode-Scan?

Nein, beides gibt es nicht.