Dokument im Vereinsarchiv ablegen

Satzung, Beitragsordnung, Spielerpässe oder Hallenordnung liegen in MyVerein an einem Ort, und jede Gruppe sieht genau das, was sie sehen soll.

Ausgangslage und Ziel

Beispiel: Die Schriftführung will die neue Hallenordnung als PDF ablegen. Alle Mitglieder der Handball-Abteilung sollen sie lesen können, nur der Vorstand soll sie ändern dürfen. Am Ende liegt das Dokument im Ordner „Hallenordnung“ mit den richtigen Rechten.

Hintergrund: Dokumentenarchiv (Handbuch).

Für wen

Vorsitz und Stellvertretung (alles), Schriftführung (hochladen, Versionen, verschieben, Papierkorb). Alle anderen lesen, was ihnen ein Ordnerrecht erlaubt.

Voraussetzungen

Du darfst Dokumente schreiben oder verwalten.
Die Datei ist ein PDF, JPEG, PNG oder WebP mit höchstens 10 MB. Word- und Excel-Dateien lassen sich nicht hochladen.
Im Verein ist noch Speicher frei. Ist er voll, steht „Der Speicherplatz des Vereins ist aufgebraucht. Bitte informiere den Vorstand.“, siehe Logo, Farben und Briefkopf einstellen.

Schritt für Schritt

Website

Öffne in der Seitenleiste in der Gruppe Dokumente den Eintrag Dokumente und den Reiter Archiv. Siehst du keinen Reiter, ist dir noch kein Ordner freigegeben. Dann steht dort „Für dich ist noch kein Ordner freigegeben.“
Lege einen Ordner an: Neuer Hauptordner, Name eintragen („Hallenordnung“), speichern. Unterordner legst du im geöffneten Ordner mit Unterordner an. Ordner können bis zu fünf Ebenen tief liegen, der Name darf keine Schrägstriche enthalten.
Öffne den Ordner. Ist er noch leer, steht dort „Noch keine Dokumente. Ziehe Dateien auf das Feld oben oder wähle sie aus.“ Ziehe die Datei auf das Feld oder wähle Datei auswählen. Der Hinweis nennt die erlaubten Formate: PDF, JPEG, PNG, WebP, höchstens 10 MB. Mehrere Dateien gehen mit Dateien auswählen.
Während des Hochladens steht „[Name] wird hochgeladen (1 von 2) …“. Danach erscheint das Dokument in der Liste.
Vergib Rechte: Wähle am Ordner Rechte. Der Dialog „Rechte für „Hallenordnung“ erklärt die Stufen: Lesen (ansehen und herunterladen), Schreiben (zusätzlich hochladen, ändern, löschen), Verwalten (zusätzlich Ordner verwalten und endgültig löschen). Wähle Zugriff hinzufügen, dann bei Für Abteilung, Rolle oder Person, die Stufe und Hinzufügen. Mit Zugriff entfernen nimmst du ihn zurück. Das Speichern bestätigt „Rechte gespeichert.“
Hat der Ordner keine eigenen Rechte, übernimmt er sie vom übergeordneten Ordner („Der Ordner übernimmt die Rechte des übergeordneten Ordners.“). Sind gar keine Rechte vergeben, kommt nur der Vorstand an den Ordner.
Kontrolliere das Ergebnis: Dokument anklicken. Du siehst Titel, Ordner, Versionen und Herunterladen.

Neue Version hochladen

Klicke das Dokument an und wähle Neue Version hochladen, dann Neue Version wählen.
Die Liste Versionen zeigt jetzt „Version 2“ als aktuell. Die alte Version bleibt abrufbar.

Verschieben, umbenennen, suchen

Im Dokumentdialog änderst du Titel und Ordner und speicherst. Mit „Ohne Ordner“ liegt das Dokument ohne Ordner. Solche Dokumente sieht nur der Vorstand.
Mit Dokumente suchen (Titel) suchst du in allem, was du lesen darfst.
Ordner kannst du mit Umbenennen ändern oder mit Ordner löschen entfernen. Löschen geht nur, wenn der Ordner leer ist (der Papierkorb zählt mit).

Papierkorb

Wähle am Dokument In den Papierkorb. Es bleibt 30 Tage erhalten.
Öffne Papierkorb, dort kannst du es mit Wiederherstellen zurückholen oder mit Endgültig löschen entfernen.
Papierkorb leeren löscht alles Endgültige auf einmal. Dokumente mit Aufbewahrungsfrist oder Sperre bleiben („[x] gelöscht, [y] wegen Aufbewahrung behalten.“).

App

Tippe unten auf Verein und im Reiter Vereinsinfo auf Archiv ansehen.
Tippe dich durch die Ordner (Ordner [Name] öffnen), suche mit Titel suchen, öffne ein Dokument und teile es. Mehr laden holt weitere Einträge.
Hochladen und Verwalten geht nur auf der Website („Hochladen und Verwalten geht auf der Website.“).

Was die anderen sehen

Mitglieder sehen nur Ordner, für die ihre Rolle, Abteilung oder sie selbst ein Recht haben. Ohne Recht ist der Ordner unsichtbar, ohne Hinweis darauf, dass er existiert. Erzeugte PDFs (Berichte, Listen) liegen in Systemordnern und sind zunächst nur für den Vorstand sichtbar.

Sonderfälle

Aufbewahrung und Sperre: Ein Dokument unter Frist zeigt „Aufbewahrung bis [Datum]“ oder „Gesperrt“ und lässt sich nicht endgültig löschen. Siehe Aufbewahrung & Löschfristen.
Datei zu groß oder falsches Format: „Die Datei ist zu groß (höchstens 10 MB).“ bzw. „Dieses Format wird nicht unterstützt. Erlaubt sind PDF, JPEG, PNG und WebP.“

Korrigieren und zurücknehmen

Falsch abgelegt? Ordner im Dokumentdialog ändern. Falsch gelöscht? Aus dem Papierkorb wiederherstellen. Falsche Rechte? Im Rechte-Dialog ändern.

Vergib Rechte nur so weit wie nötig. Dokumente mit persönlichen Daten gehören nicht in einen Ordner für alle Mitglieder.

Typische Fehler

Dokument ohne Ordner abgelegt: Niemand außer dem Vorstand sieht es.
Rechte am falschen Ordner: Prüfe, ob der Unterordner eigene Rechte hat oder den Elternordner erbt.
Papierkorb statt Löschen erwartet: Der Speicher wird erst nach endgültigem Löschen frei.

Wer darf das?

Vorsitz und Stellvertretung: alles, auch Ordnerrechte, Papierkorb leeren und Rechtssperre. Schriftführung: überall hochladen, Versionen anlegen, verschieben, in den Papierkorb legen. Alle anderen nach Ordnerrecht.