Mitgliederversammlung vorbereiten

Du lädst zur Mitgliederversammlung ein und willst sicher sein, dass Frist, Tagesordnung und Zustellung stimmen. MyVerein prüft die Einladungsfrist gegen deine Satzungswerte und führt einen Versandnachweis für jedes Mitglied.

Ausgangslage und Ziel

Beispiel: Die Jahreshauptversammlung ist in sechs Wochen. Die Satzung verlangt zwei Wochen Frist, Textform und eine Tagesordnung in der Einladung. Am Ende ist die Einladung verschickt, und du siehst, wer sie per E-Mail, als Nachricht im Konto oder per Post bekommen hat.

Hintergrund: Satzung & Einladung.

Für wen

Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung. Mitglieder lesen die Einladung nur.

Voraussetzungen

Eure Satzung liegt vor. MyVerein gibt keine Werte vor: Felder ohne Eintrag stehen auf „Noch nicht angegeben“.
Du darfst die Versammlung verwalten.
Mitglieder haben im Profil ihre Kontakt-E-Mail eingetragen oder ein Konto. Alle anderen stehen auf der Postliste.

Alle Fristen und Mehrheiten sind deine Annahme zur Satzung und keine Rechtsberatung.

Schritt für Schritt

Website: Satzungswerte eintragen

Öffne in der Seitenleiste unter Verwaltung den Eintrag Vereinseinstellungen. Der erste Abschnitt heißt Satzung & Versammlung.
Trage die Werte in den Gruppen ein: Einladung (Einladungsfrist in Tagen, Zustellpuffer, Form der Einladung als Textform oder schriftlich, Tagesordnung in der Einladung nötig), Beschlussfähigkeit, Mehrheiten (je Thema, zum Beispiel Satzungsänderung), Stimmrecht, Vollmachten, Online-Teilnahme, Umlaufbeschlüsse, geheime Wahl, Amtszeiten und Satzung (Fundstelle, zum Beispiel „§ 8 Mitgliederversammlung“).
Der Kasten Vor der ersten Einladung fehlt: nennt, was noch fehlt. Mit Speichern übernimmst du die Werte, mit Zurücksetzen verwirfst du ungespeicherte Änderungen. Steht dort „Alle Pflichtangaben sind gemacht. Die erste Einladung kann verschickt werden.“, bist du bereit.
Unter Änderungsverlauf siehst du, wer wann was geändert hat (nur mit dem Recht, das Datenschutz-Protokoll zu lesen).

Website: Versammlung anlegen

Öffne in der Gruppe Kalender & Treffen den Eintrag Kalender und den Reiter Treffen.
Wähle Neues Treffen, trage den Titel ein, wähle bei Art den Eintrag Mitgliederversammlung und setze den Termin. Wähle Anlegen. Ohne Termin ist der Status „Terminfindung“, mit Termin „Geplant“. Eingeladen wird nur zu einem geplanten Termin mit Datum.
Öffne das Treffen. Du siehst die Reiter Planen & Einladen, Durchführung und Protokoll. Bleib bei Planen & Einladen.

Website: Tagesordnung

Wähle im Kasten Tagesordnung den Titel des Punktes (Titel des TOP), optional eine Beschreibung und bei Abstimmung die Art: Keine Abstimmung, Beschluss oder Wahl. Bei Abstimmungspunkten wählst du das Thema (bestimmt die Mehrheit).
TOP hinzufügen. Mit Nach oben und Nach unten sortierst du, TOP löschen entfernt einen noch nicht angekündigten Punkt.
Ein Punkt, der in einer Einladung steht, zeigt In Einladung und ist gesperrt. Neues ergänzt du über einen Nachtrag.

Website: Einladung prüfen und senden

Wähle im Kasten Einladung bei Wer wird eingeladen entweder Alle Mitglieder oder Nur Stimmberechtigte. Optional schreibst du eine Persönliche Nachricht.
Prüfe die Fristzeile: „Frist eingehalten. Spätester Versand: [Datum].“ Ist sie verletzt, steht „Die Frist ist nicht eingehalten: nötig sind 14 Tage, bis zum Termin bleiben 9.“ mit dem frühesten möglichen Termin.
Prüfe Empfänger: Mitglieder gesamt, per E-Mail, als Nachricht im Konto, per Post. Bei schriftlicher Form gehen alle zusätzlich als Brief raus.
Wähle Einladung senden und bestätige „Einladung jetzt senden?“ Das lässt sich nicht zurücknehmen.
Bei verletzter Frist ist Einladung senden gesperrt. Nur mit einem Grund für die Ausnahme (mindestens 5 Zeichen) wählst du Trotz Fristverletzung senden. Der Grund wird im Protokoll vermerkt.
Wähle Nachweis zeigen beim Versandnachweis: Je Mitglied siehst du Kanal und Status (Zugestellt, Fehlgeschlagen, Nicht zustellbar, Per Post versendet) und kannst nach Status filtern.
Für Briefe wähle Postliste herunterladen (braucht zusätzlich das Recht auf sensible Mitgliedsdaten) und nach dem Versand [Zahl] Briefe als versendet markieren.
Mit Einladung als PDF legst du die versendete Einladung als Nachweis im Archiv ab.

Website: Online-Teilnahme

Im Kasten Teilnahme wählst du die Teilnahmeform (nur erlaubt, wenn die Satzungswerte es zulassen) und trägst den Teilnahme-Link ein, der mit https:// beginnt. Das ist der Link zu eurem Videoprogramm, MyVerein stellt keine Videositzung bereit. Wähle Teilnahme speichern.

App

Mitglieder tippen unten auf Verein, dann auf Mitgliederversammlung. Sie sehen Einladung und Tagesordnung (Fassung, Ort) und antworten mit Ich komme oder Ich komme nicht. Vorbereiten geht nur auf der Website.

Was die anderen sehen

Mitglieder sehen die Einladung als Mail oder Nachricht, die Tagesordnung und ihre Zusage. Der Versandnachweis ist nur für die Leitung.

Sonderfälle

Termin später verschieben: Die Frist wird erneut geprüft, eine Ausnahme braucht wieder einen Grund.
Nachtrag: Neue TOPs gehen mit Nachtrag senden. Gibt es keinen neuen TOP, steht dort „Es gibt keinen neuen TOP, der in einem Nachtrag angekündigt werden könnte.“
Gemeinsame Adresse: Familien mit einer Adresse bekommen eine gemeinsame Mail.

Korrigieren und zurücknehmen

Eine versendete Einladung kannst du nicht zurücknehmen. Korrigiere über einen Nachtrag und eine persönliche Nachricht.

MyVerein rechnet in Kalendertagen (Berlin). Ob Zustellung, Zugang oder Absendetag zählt, steht in eurer Satzung. Trage den Zustellpuffer entsprechend ein.

Typische Fehler

Das Treffen hat noch keinen Termin oder Status „Geplant“.
Satzungswerte fehlen: Der Link Satzungsangaben ergänzen führt zurück zu den Vereinseinstellungen.
Tagesordnung fehlt, obwohl die Satzung sie verlangt: „Deine Satzung verlangt eine Tagesordnung in der Einladung. Lege mindestens einen TOP an.“

Wer darf das?

Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung. Die Postliste nur mit dem zusätzlichen Recht auf sensible Mitgliedsdaten.