Zugriffsprotokoll

Das Protokoll beantwortet: Wer hat wann welche Daten gesehen oder geändert? Es hilft bei Datenschutzfragen, beim Nachweis gegenüber Betroffenen und beim Aufklären von Fehlern.

Für wen

Vorsitz und Stellvertretung.

Voraussetzungen

Du darfst den Datenschutz des Vereins ansehen. Das haben Vorsitz und Stellvertretung. Eine eigene Rolle „Datenschutz“ gibt es nicht.
Das Protokoll gibt es nur auf der Website.

Schritt für Schritt

Website

Öffne in der Gruppe Verwaltung den Eintrag Datenschutz und dort Zugriffsprotokoll.
Die Tabelle zeigt Zeitpunkt, Art, Ereignis, Person und Akteur. Pro Seite stehen 25 Einträge.
Filtere nach Art (gesehen oder geändert), Ereignisgruppe, Zeitraum und Akteur. Ein Klick auf eine Person oder einen Akteur schränkt die Liste auf sie ein.
In der Personenansicht („Protokoll von …“) steht alles, was zu dieser Person gesehen oder geändert wurde. Zum ganzen Verein bringt dich zurück.
Als CSV exportieren speichert bis zu 10.000 Einträge der aktuellen Auswahl. In der Personenansicht ist der Export ausgeschaltet. Der Export selbst steht auch im Protokoll.

App

Die App hat keine Protokollansicht.

Wer darf das?

Vorsitz und Stellvertretung, nur für den eigenen Verein. Alle anderen haben keinen Zugriff. Die betroffene Person selbst sieht keine Protokollansicht.

Häufige Fragen

Ich sehe den Eintrag nicht.

Nur Vorsitz und Stellvertretung haben das Recht.

Ein Mitglied fragt, wer seine Daten gesehen hat.

Öffne die Personenansicht und werte die Einträge aus.

Was steht im Protokoll?

Verständliche deutsche Sätze, zum Beispiel zu Einwilligungen, Eltern-Verknüpfungen, Auskunft und Löschung. Es enthält nur Fakten wie Feldnamen und Zähler, nie Passwörter, Notizen oder Gesundheitsangaben. Das Lesen sensibler Daten ergibt einen Eintrag pro Anfrage, nicht pro Listenzeile.

Warum fehlen ältere Einträge?

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie gelöscht.