Vorlage: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Das Verzeichnis beschreibt auf einen Blick, welche Daten ihr wofür verarbeitet, an wen sie gehen und wann sie gelöscht werden. Es ist eine interne Unterlage (kein Aushang) und wird der Aufsichtsbehörde auf Verlangen gezeigt.
Vorlage, keine Rechtsberatung. Das ist eine Arbeitsvorlage, kein geprüftes Formular. Ob euer Verein ein Verzeichnis führen muss und wie die Einträge lauten müssen, klärt ihr mit einer fachkundigen Person. MyVerein erzeugt das Verzeichnis nicht automatisch.
Für wen
Vorsitz, Stellvertretung und Datenschutzverantwortliche.
Voraussetzungen
- Du kennst, was in eurem Verein tatsächlich passiert, auch außerhalb von MyVerein (Excel, Beitragsverwaltung, Website, Messenger).
So füllst du die Vorlage aus
- Fülle den Kopf einmal aus.
- Gehe die Einträge einzeln durch, passe die Beispiele an und ergänze Tätigkeiten außerhalb von MyVerein.
- Gleiche die Löschfristen mit den Aufbewahrungsregeln eures Vereins ab (Verwaltung, Datenschutz, Aufbewahrung). Maßgeblich ist, was ihr nach Prüfung festlegt. Siehe Dokumente & PDF.
- Prüfe das Verzeichnis mindestens einmal im Jahr und bei jeder neuen Tätigkeit. Halte Änderungen mit Datum fest.
Das Verzeichnis ersetzt weder den Datenschutzhinweis noch den AV-Vertrag.
Kopf
| Angabe | Eintrag |
|---|---|
| Verantwortlicher (Verein, Anschrift, Vertretung) | [ … ] |
| Datenschutz-Kontakt oder Datenschutzbeauftragte (falls vorhanden) | [ … ] |
| Stand / Version des Verzeichnisses | [Datum] |
| Auftragsverarbeiter | MyVerein (Plattform), Vertrag: [Annahmedatum aus „Datenschutz“, „AV-Vertrag“]; weitere: [ … ] |
Eintrag je Verarbeitungstätigkeit
Die Beispiele nennen, was MyVerein typischerweise abdeckt. Die genannten Fristen sind Vorschläge.
1. Mitgliederverwaltung
- Zweck: Durchführung der Mitgliedschaft
- Betroffene: Mitglieder, Interessierte, ehemalige Mitglieder
- Datenarten: Stammdaten, Kategorie, Abteilungen, Ein- und Austritt, Zusatzangaben
- Empfänger: Vorstand; MyVerein (Auftragsverarbeiter)
- Drittland: [nein/ja]
- Löschfrist: siehe Aufbewahrungsregeln (zum Beispiel ehemalige Mitglieder: Vorschlag 2 Jahre nach Austritt)
- Schutzmaßnahmen: Rollen- und Rechtekonzept (ohne Recht kein Zugriff), Zugriffsprotokoll, verschlüsselte Übertragung
2. Aufnahmeanträge
- Zweck: Entscheidung über die Aufnahme
- Betroffene: Antragstellende, bei Kindern Eltern
- Datenarten: Antworten laut Formular, Kenntnisnahme Datenschutzhinweis
- Empfänger: Vorstand (Prüfung)
- Drittland: [ … ]
- Löschfrist: abgelehnte Anträge: Vorschlag 6 Monate
- Schutzmaßnahmen: Formularversionen, Zugriff nur für Prüfende
3. Kinder und Erziehungsberechtigte
- Zweck: Eltern-Zugang, Einwilligungen, Krankmeldung
- Betroffene: Kinder, Eltern
- Datenarten: Verknüpfung, Termine des Kindes, Krankmeldungen
- Empfänger: Trainerinnen und Trainer der Abteilung (nur Krankmeldungen)
- Drittland: [ … ]
- Löschfrist: Krankmeldungen: Vorschlag 3 Monate nach Ende
- Schutzmaßnahmen: Eltern sehen nur das eigene Kind; keine Diagnosen
4. Einwilligungsverwaltung
- Zweck: Nachweis freiwilliger Einwilligungen
- Betroffene: Mitglieder, Eltern
- Datenarten: Entscheidung, Datum, Textversion, ggf. Papiernachweis
- Empfänger: Vorstand; MyVerein
- Drittland: [ … ]
- Löschfrist: Vorschlag 3 Jahre nach Widerruf bzw. Austritt
- Schutzmaßnahmen: Ereignisse werden nur ergänzt, nie überschrieben; keine Stammdaten im Nachweis
5. Termine, Verfügbarkeit, Treffen
- Zweck: Vereinsorganisation
- Betroffene: Mitglieder
- Datenarten: Zu- und Absagen, Verfügbarkeit, Einladungen, Anwesenheit, Beschlüsse
- Empfänger: Teilnehmende; Vorstand
- Drittland: [ … ]
- Löschfrist: Protokolle und Beschlüsse: nicht löschen (Pflicht prüfen)
- Schutzmaßnahmen: Sichtbarkeit je Kalender, Vorstandssitzungen nur für Berechtigte
6. Mitteilungen und Erinnerungen
- Zweck: Information der Mitglieder
- Betroffene: Mitglieder, Eltern
- Datenarten: Name, E-Mail, Push-Token
- Empfänger: MyVerein; E-Mail-Dienst [ … ]
- Drittland: [ … ]
- Löschfrist: Zustelldaten: [ … ]
- Schutzmaßnahmen: Abmeldelink in optionalen Mails, Einstellungen je Verein
7. Material, Schlüssel, Orte
- Zweck: Betrieb von Räumen und Gegenständen
- Betroffene: Mitglieder
- Datenarten: Ausleihen, Schlüsselverlauf
- Empfänger: Vorstand, Abteilungsleitung
- Drittland: [ … ]
- Löschfrist: [ … ]
- Schutzmaßnahmen: Schlüsselinfo nur mit Recht
8. Fotos und Profilbild
- Zweck: Mitgliedsausweis und Darstellung
- Betroffene: Mitglieder
- Datenarten: Foto
- Empfänger: nach Sichtbarkeitsstufe
- Drittland: [ … ]
- Löschfrist: bis Widerruf oder Austritt
- Schutzmaßnahmen: Foto nur über kurzlebige, signierte Links; Einwilligung „Profilfoto / Ausweis“
9. Zugriffsprotokoll
- Zweck: Nachvollziehbarkeit
- Betroffene: Mitglieder, Funktionsträger
- Datenarten: Ereignis, Handelnde, betroffene Person (ohne Inhalte)
- Empfänger: Vorstand (Datenschutz)
- Drittland: [ … ]
- Löschfrist: [Frist festlegen]
- Schutzmaßnahmen: nur festgelegte Angaben, keine Inhalte
10. [Beitragsverwaltung außerhalb von MyVerein]
- Zweck: [ … ]
- Betroffene: [ … ]
- Datenarten: [ … ]
- Empfänger: [ … ]
- Drittland: [ … ]
- Löschfrist: [gesetzliche Fristen]
- Schutzmaßnahmen: [ … ]
11. [Website oder Social Media]
- Zweck: [ … ]
- Betroffene: [ … ]
- Datenarten: [ … ]
- Empfänger: [ … ]
- Drittland: [ … ]
- Löschfrist: [ … ]
- Schutzmaßnahmen: [ … ]
MyVerein selbst rechnet keine Beiträge ab. Eine Beitragsverwaltung außerhalb von MyVerein gehört mit in euer Verzeichnis.
Wer darf das?
Die Vorlage nutzt, wer sie braucht. Die Fristen in MyVerein ändern dürfen Vorsitz und Stellvertretung.
Häufige Fragen
Muss unser Verein ein Verzeichnis führen?
Das klärt eine fachkundige Stelle. Die Vorlage hilft beim Ausfüllen, sie entscheidet die Frage nicht.