Mitglied von Hand anlegen und später einladen

Nicht jede Person hat ein Smartphone oder eine E-Mail-Adresse. Du legst sie als Mitglied ohne Konto an und lädst sie später ein. Nummer, Verlauf und Abteilungen bleiben beim Einladen erhalten. Hintergrund: Mitglieder einladen und Mitglieder ohne Konto.

Ausgangslage und Ziel

Ben (9) kommt zum Training, hat aber kein Konto. Du willst ihn sofort in der Mitgliederliste führen. Ein paar Wochen später bekommt seine Mutter ein Konto, und die Verknüpfung soll ohne doppelte Daten klappen.

Für wen

Für den Vorstand: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung.

Voraussetzungen

Du darfst Mitglieder verwalten.
Anlegen und Einladen gehen nur auf der Website. Die App zeigt Mitglieder ohne Konto mit einem Abzeichen, mehr nicht.
Für Minderjährige holst du die Einwilligung der Erziehungsberechtigten außerhalb von MyVerein ein.

Schritt für Schritt

Teil 1: Mitglied anlegen (Website)

Öffne Verein, dann Mitglieder, und wähle Mitglied anlegen.
Trage den Namen und die Kategorie ein. Beides ist Pflicht.
Optional: Anfangsstatus (Standard „Aktiv“), Eintritt (leer heißt heute), Mitgliedsnummer (leer heißt automatisch), Geburtsdatum, Kontakt und Anschrift mit Kontakt-E-Mail sowie Notfallkontakt.
Wähle Mitglied anlegen.

Was du siehst: Ben steht in der Liste, in der Spalte „Konto“ steht „Nein“. Mit dem Filter „Ohne Konto“ findest du alle solchen Mitglieder. Er zählt zur Mitgliederzahl, kann aber keine Rollen bekommen.

Die Kontakt-E-Mail ist die Adresse für den Verein, zum Beispiel die der Mutter. Sie hat nichts mit einem Konto zu tun. An diese Adresse gehen Mitteilungen des Vereins.

Teil 2: Später einladen (Website)

Wähle in Bens Zeile das Stift-Symbol. Im Block MyVerein-Konto steht „Noch nicht eingeladen. Das Mitglied hat kein Konto.“
Wähle Zu MyVerein einladen. Die Adresse ist mit der Kontakt-E-Mail vorbelegt. Die Person muss sich später mit genau dieser, bestätigten Adresse anmelden.
Wähle Einladung senden. Du siehst die Bestätigung „Einladung an … gesendet“.
Der Block zeigt jetzt „Eingeladen“ und „gültig bis …“ (14 Tage).

Teil 3: Die eingeladene Person nimmt an

Die Person öffnet den Link in der E-Mail „Einladung von … zu MyVerein“. Die Seite „Einladung zu MyVerein“ führt sie zu Anmeldung oder Registrierung.
Sie registriert sich mit derselben Adresse und bestätigt sie.
Sie sieht Verein, einen verkürzten Namen und die Gültigkeit und wählt Einladung annehmen.
Es erscheint „Willkommen im Verein“. Der Block bei dir zeigt „Konto verknüpft“.

Du bekommst eine Mitteilung und E-Mail: „… hat ein Konto bei MyVerein verknüpft“. Im Verlauf des Mitglieds steht „Konto verknüpft (Einladung)“.

In der App

Nach dem Annehmen sieht die Person den Verein in der App unter Verein. Du selbst lädst in der App nicht ein.

Was passiert bei den anderen?

Die eingeladene Person bekommt eine E-Mail, keine Push-Mitteilung.
Läuft eine Einladung in 3 Tagen ab, erinnert MyVerein alle, die einladen dürfen („Einladung läuft ab“), und meldet danach „Einladung abgelaufen“. Das lässt sich unter Verwaltung, Vereinseinstellungen bei den Erinnerungen abschalten.
Hat die Person sich schon selbst beworben, werden beide Einträge automatisch zusammengeführt.

Sonderfälle, Rückgängig, typische Fehler

Mail nicht angekommen: Prüfe den Spam-Ordner und wähle Einladung erneut senden. Der alte Link wird ungültig. Meldet MyVerein, die E-Mail habe nicht versendet werden können, sende später erneut. Es sind höchstens 20 Einladungen pro Stunde möglich.
Falsche Adresse: Einladung widerrufen, dann neu einladen.
Bitte wende dich an den Vorstand: Beide Einträge lassen sich nicht automatisch zusammenführen, zum Beispiel wegen einer abweichenden Mitgliedsnummer oder bereits zugeordneter Abteilungen. Die Einladung bleibt gültig. Räum den genannten Grund aus und lass die Person den Link erneut öffnen.
Konto wieder lösen: Konto lösen. Rollen, Ausleihen, Schlüssel und Zusagen des Kontos entfallen, das Mitglied bleibt. Ein Fenster listet es auf, du bestätigst mit „Ich habe das gelesen …“ und Trotzdem lösen.

Mitglieder ohne Konto haben keine Rollen, leihen kein Material und halten keinen Schlüssel.

Wer darf das?

Anlegen, einladen, widerrufen und lösen: wer Mitglieder verwalten darf. Das Konto von Vorsitz und Stellvertretung zu lösen, darf zusätzlich nur, wer Rollen verwalten darf.

Häufige Fragen

Erreicht Ben Mitteilungen?

Nur per E-Mail an die Kontakt-E-Mail. Push und Mitteilungen in der App gibt es erst mit Konto. Ohne Kontakt-E-Mail sagst du es persönlich.

Die Person sagt „Einladung nicht mehr gültig“.

Der Link war abgelaufen, widerrufen, benutzt oder ersetzt. Sende eine neue.

Muss ich die Kinder einladen?

Nein. Kinder können Mitglieder ohne Konto bleiben. Ihre Eltern nutzen ihr eigenes Konto, siehe Kind anmelden.