Einwilligungen einführen

Eine Anleitung für den Vorstand: Wie führt ihr Einwilligungen im Verein ein, ohne Druck auszuüben und ohne Zettelwirtschaft?

Das ist ein Vorschlag für das Vorgehen, keine Rechtsberatung. Lass Texte und Zwecke von einer fachkundigen Stelle prüfen.

Für wen

Vorsitz und Stellvertretung.

Voraussetzungen

Du kennst die Bedienung unter Einwilligungen verwalten.
Du hast Zugriff auf die Datenschutz-Verwaltung.

Die Grundregel: freiwillig, ohne Koppelung

Eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie freiwillig ist (Koppelungsverbot, Art. 7 Abs. 4 DSGVO). Darum gilt in MyVerein und in eurem Verein:

Niemand muss einwilligen, um Mitglied zu werden oder zu bleiben, einen Antrag zu stellen, ein Konto zu haben oder eine Funktion zu nutzen. Das Aufnahmeformular enthält keine Pflicht-Einwilligungen.
Was ihr für die Mitgliedschaft wirklich braucht (Name, Anschrift …), gehört in den Datenschutzhinweis. Der Hinweis ist eine Information, keine Zustimmung.
Ablehnen und Widerrufen darf keinen Nachteil haben: kein Ausschluss vom Training, kein „dann musst du …“.

Schritt für Schritt

Website

Klären, wofür ihr Einwilligungen braucht. Typisch sind Fotos und Videos, Veröffentlichung auf Website und Social Media, ein Messenger-Verteiler, Weitergabe an den Verband und das Profilfoto auf dem Ausweis. Nehmt nur, was ihr wirklich nutzt.
Einstellungen füllen: Unter Verwaltung, Datenschutz, Einstellungen trägst du Verantwortlichen, Datenschutz-Kontakt und Einwilligungsalter ein (Standard 18).
Datenschutzhinweis veröffentlichen.
Zwecke und Texte anlegen. Beachte:
- ein Zweck pro Einwilligung, nicht bündeln,
- verständlich sagen, wofür, wo, wie lange und wer es sieht,
- ausdrücklich: freiwillig, ohne Nachteil ablehnbar, jederzeit widerrufbar,
- bei Kindern: wer entscheidet (die Eltern) und dass ab dem Einwilligungsalter eures Vereins (10 bis 18 Jahre, Standard 18) das Mitglied selbst entscheidet.
Wen fragen? Neue Mitglieder optional über einen Einwilligungsblock im Aufnahmeformular (nie als Pflichtfeld). Bestandsmitglieder und Eltern: Zweck mit „wird angefragt“ markieren. Sie sehen die Frage unter „Mein Datenschutz“, bei Kindern unter „Familie“.
Papierbestand übernehmen: Unterschriebene Zettel erfasst der Vorstand als Papiernachweis mit Datum und Quelle. Prüft vorher, ob der alte Text zu den neuen Zwecken passt, sonst fragt die Person neu.
Erinnern ohne Druck: In der Übersicht „noch nicht entschieden“ filtern und „Erinnerung vorbereiten“. Der Text sagt, dass Nichtantworten folgenlos ist. Ein- bis zweimal erinnern genügt.
Im Alltag: Fotos nur von Personen mit Einwilligung für diesen Zweck veröffentlichen. Bei Widerruf Inhalte entfernen (das Profilfoto entfernt MyVerein selbst). Texte nur über eine neue Version ändern.
Mit dem Einwilligungsalter: Einwilligungen der Eltern erscheinen bei der Person als „Bitte bestätigen“. Der Zugang der Eltern zu Terminen und Angaben endet unabhängig davon erst mit 18.

App

Die Einführung läuft auf der Website. Mitglieder und Eltern entscheiden später auch in der App.

Was ihr nicht tun solltet

Kein „Foto-Einverständnis ist Voraussetzung für die Teilnahme“ und kein „ohne Einwilligung können wir dich nicht aufnehmen“.
Keine Sammel-Einwilligung „für alles“.
Keine Diagnosen in Krankmeldungen oder Freitexten.
Keine Weitergabe an Dritte ohne ausdrückliche, zweckbezogene Zustimmung oder eine andere tragfähige Grundlage.

Checkliste

Zwecke und Texte sind fachkundig geprüft.
Datenschutz-Einstellungen und Datenschutzhinweis sind veröffentlicht.
Zwecke haben einen freiwilligen Text, und es gibt nur Zwecke, die ihr nutzt.
Eltern und Mitglieder wissen, wo sie entscheiden.
Papierbestand ist erfasst oder neu erfragt.
Die Zuständigkeit für Erinnerungen und Widerrufe ist geklärt.
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist ergänzt.

Wer darf das?