Logo, Farben und Briefkopf einstellen

Alle PDFs deines Vereins, vom Protokoll über die Mitgliederliste bis zum Mitgliedsausweis, tragen Logo, Farben und Anschrift. Du stellst das einmal ein.

Ausgangslage und Ziel

Beispiel: Der Verein hat ein neues Logo und eine neue Adresse. Das nächste Protokoll soll mit richtigem Briefkopf erscheinen. Am Ende prüfst du das Ergebnis mit einer Testseite, bevor ein echtes Dokument entsteht.

Hintergrund: Logo, Farben & Briefkopf (Branding).

Für wen

Vorsitz und Stellvertretung. Den Speicherstand sieht zusätzlich die Kasse.

Voraussetzungen

Du darfst das Branding bearbeiten.
Das Logo ist ein PNG oder JPEG mit höchstens 2 MB. Kanten zwischen 32 und 4000 Pixeln. SVG, WebP und PDF gehen nicht.
Du kennst die Farbwerte als Hex-Wert, zum Beispiel #1A5FB4.

Schritt für Schritt

Website

Öffne in der Seitenleiste unter Verwaltung den Eintrag Vereinseinstellungen. Scrolle zu Briefkopf und Branding. Oben steht: „Logo, Farben und Anschrift erscheinen auf allen PDF-Dokumenten deines Vereins (Bescheinigungen, Listen, Ausweise).“
Logo: Hast du noch keins, steht „Noch kein Logo hochgeladen.“ Wähle Logo hochladen. Spätere Änderungen: Logo ersetzen. Mit Logo entfernen nimmst du es wieder heraus.
Farben: Trage bei Hauptfarbe und Akzentfarbe je einen Wert als #RRGGBB ein. Die Hauptfarbe muss auf Weiß gut lesbar sein (Kontrast mindestens 4,5 : 1), die Akzentfarbe für Linien mindestens 3 : 1. Leer bedeutet Standardfarbe. Zurücksetzen löscht den Wert.
Briefkopf: Fülle Anschrift des Vereins, Vereinsregister, Vertretungsberechtigte, Kontakt (E-Mail, Telefon) und Fußzeile aus.
Wähle Speichern. Es steht „Gespeichert.“
Wähle Testseite als PDF ansehen. Es erscheint „Testseite wird erstellt …“ und dann die Seite mit dem gespeicherten Stand. Sie wird nicht abgelegt. Speichere Änderungen daher zuerst.
Prüfe Logo, Farben und Briefkopf. Nicht zufrieden? Ändere, speichere und prüfe erneut.

Speicher im Blick

Direkt darunter steht der Block Speicher mit Verbrauch „[x] von [y]“ nach Bereichen: Dokumentenarchiv, Persönliche Ablagen, Erzeugte Dokumente, Branding (Logo) und Sonstiges (Fotos, Formularanhänge). Der Papierkorb ist bereits mitgezählt.
Wird es knapp, steht „Der Speicher ist fast voll. Lösche nicht mehr benötigte Dokumente oder leere den Papierkorb.“ Ist er voll, steht „Der Speicher ist voll – neue Dateien können nicht mehr gespeichert werden. Bestehende Dokumente bleiben erhalten.“
Räume im Archiv auf oder leere den Papierkorb, siehe Dokument im Vereinsarchiv ablegen.

App

Branding einstellen geht nur auf der Website. Auf Heute erinnert die Einrichtungs-Checkliste mit „Logo hochladen“ daran und markiert „Am Computer auf der Website erledigen“.

Was die anderen sehen

Alle Mitglieder sehen das Branding indirekt: auf Protokollen, Listen, Bestätigungen und Ausweisen. Die Einstellung selbst sehen nur Berechtigte.

Sonderfälle

Logo zu groß oder falsches Format: „Das Logo ist zu groß (höchstens 2 MB).“ bzw. „Als Logo sind nur PNG und JPEG erlaubt (kein SVG, WebP oder PDF).“ Außerdem: „Das Logo muss zwischen 32 und 4000 Pixel je Kante groß sein (höchstens 12 Megapixel).“
Farbe zu hell: „Die Farbe hat zu wenig Kontrast auf Weiß und wäre schlecht lesbar. Bitte wähle eine dunklere Farbe.“
Bereits erzeugte PDFs ändern sich nicht rückwirkend. Erzeuge sie bei Bedarf neu.

Korrigieren und zurücknehmen

Zurücksetzen bei den Farben und Logo entfernen stellen den Standard wieder her. Die Testseite zeigt dir vor jedem Dokument, wie es aussehen wird.

Typische Fehler

Änderungen nicht gespeichert, dann die Testseite geöffnet: Sie zeigt den alten Stand.
Farbe ohne #: „Farben bitte als #RRGGBB angeben, zum Beispiel #1A5FB4.“
Ein Feld ist zu lang: „Ein Feld ist zu lang. Bitte kürze den Text.“

Wer darf das?

Branding bearbeiten: Vorsitz und Stellvertretung. Speicher ansehen: Vorsitz, Stellvertretung und Kasse. Papierkorb leeren: nur Vorsitz und Stellvertretung.

Häufige Fragen

Kann ich ein SVG-Logo verwenden?

Nein, nur PNG oder JPEG.