Auskunft & Löschung

Jede Person darf vom Verein erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind (Auskunft), und die Löschung verlangen. Der Verein muss innerhalb eines Monats antworten. MyVerein erledigt das ohne E-Mail-Hin-und-Her: Mitglieder stellen die Anfrage selbst, der Vorstand sieht die Fristen und führt Auskunft und Löschung mit Vorschau und Schutzmechanismen aus.

Fristen, Ausnahmen und was gelöscht oder aufbewahrt werden muss, sind Vorschläge und keine Rechtsberatung.

Für wen

Alle Mitglieder für die eigenen Daten. Vorsitz und Stellvertretung für Anfragen an den Verein.

Voraussetzungen

Mitglieder: Du bist angemeldet.
Vorstand: Du hast das Recht, Datenschutz zu verwalten (Vorsitz, Stellvertretung).

Schritt für Schritt

Website

Als Mitglied

Öffne in der Seitenleiste unter Verein Mein Profil und dort Mein Datenschutz.
Auskunft: Wähle Meine Daten herunterladen, dann das Format Lesbar (HTML) oder Maschinenlesbar (JSON), dann Daten herunterladen. Die Datei ist nur für dich, wird nicht gespeichert und ist höchstens 5 MB groß.
Löschung: Wähle Meine Daten löschen lassen und bestätige. Dein Antrag erscheint mit „bis spätestens [Datum]“. Gelöscht wird erst, wenn der Vorstand ihn ausführt. Danach endet deine Mitgliedschaft.

Als Vorstand

Eingang erfassen: Kommt eine Anfrage per Brief, Mail oder Telefon, öffnest du in der Mitgliedsakte (Schild-Symbol in der Mitgliederliste) Anfrage erfassen und wählst die Art (Auskunft, Löschung, Berichtigung). Die Frist läuft ab heute.
Anfragen (unter Verwaltung, Datenschutz): Die Fristampel ist grün bei genug Zeit, gelb bis 14 Tage, rot bei höchstens 3 Tagen oder überfällig. Setze den Status auf in Bearbeitung, erledigt oder abgelehnt. Eine Begründung beim Ablehnen ist Pflicht, schreibe keine Personendaten hinein.
Auskunft ausführen: Wähle Datenauskunft und Export, bestätige den Haken „Ich habe die Identität der anfragenden Person geprüft“, wähle das Format, lade herunter und übergib die Datei der Person (oder ihren Erziehungsberechtigten). Das Herunterladen schließt eine offene Auskunftsanfrage.
Löschung in zwei Schritten:
1. Löschplan berechnen. Nichts wird verändert. Du siehst Sperrgründe und eine Tabelle je Bereich: gelöscht, anonymisiert, bleibt erhalten, jeweils mit Begründung.
2. Tippe zur Bestätigung den Namen ein, wähle Endgültig löschen und bestätige die zweite Rückfrage. Hat sich seit dem Plan etwas geändert, wird er neu berechnet und du bestätigst erneut. Das ist nicht rückgängig zu machen.
Aufbewahrungssperre (Legal Hold) setzt du in der Mitgliedsakte, zum Beispiel bei einem Rechtsstreit. Der Grund ist Pflicht und wird der Person nicht angezeigt. Die Sperre blockiert Löschung und Löschläufe.

App

Tippe unten auf Mehr und dann auf Datenschutz.
Die Karten Meine Daten und Löschantrag zeigen eine Zusammenfassung (Anzahl je Bereich) und deine Anfragen. Die Exportdatei lädst du auf der Website herunter.

Ein Konto löschst du unter Einstellungen, Account löschen. Es läuft durch denselben Löschprozess.

Wer darf das?

Jedes Mitglied: eigene Daten herunterladen, Löschung beantragen, eigene Anfragen mit Frist sehen.
Eltern: Export und Löschantrag für das Kind sind noch nicht in der Oberfläche. Lass die Anfrage vom Vorstand erfassen.
Vorsitz, Stellvertretung: Anfragen erfassen und bearbeiten, Export für beliebige Mitglieder, Löschplan und Löschung, Legal Hold.
Alle anderen: nichts davon.

Häufige Fragen

Wie lange hat der Verein Zeit?

Einen Monat ab Eingang. Die Ampel in „Anfragen“ zeigt die Frist.

Was verhindert eine Löschung?

Sperrgründe sind Legal Hold, ein laufender Austritt oder Ausschluss, offene Ausleihen, eine Vorstandsrolle (erst das Amt übergeben) und die Rolle als einziger Inhaber des Vereins. Bei offenen Ausleihen erfasse erst die Rückgabe und berechne den Plan neu.

Was bleibt nach einer Löschung?

Die Mitgliedszeile bleibt anonymisiert („Gelöschtes Mitglied“) mit Eintrittsdatum, Kategorie und Status für die Statistik. Einwilligungsnachweise bleiben ohne Stammdaten. Anwesenheit und Stimmrechte aus Treffen bleiben pseudonymisiert, damit Beschlüsse nachprüfbar bleiben.

Enthält der Export alles?

Alle in MyVerein erfassten Bereiche. Dateien werden aufgelistet. Zugriffsprotokolle über die Person und gesetzlich nötige Vereinsunterlagen gehören nicht dazu.