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HandbuchTermine & AnwesenheitZeiterfassung für Übungsleiter

Zeiterfassung und Stundenbericht

Wer für den Verein bezahlte Zeit leistet, hält sie in MyVerein fest. Die Abteilungsleitung bestätigt, und der Stundenbericht zeigt die bestätigten Stunden, auf Wunsch mal Stundensatz. Der Bericht ist eine Berechnungsgrundlage, keine Abrechnung: MyVerein zahlt nichts aus, bucht nichts und kennt keinen Zahlungsstatus.

Für wen

Alle, für die ein Stundensatz hinterlegt ist, Trainer:innen, Abteilungsleitung, Vorstand und Kassenwart:in.

Voraussetzungen

  • Zum Stempeln brauchst du einen Stundensatz: entweder persönlich für dich oder für eine deiner Rollen im Verein, und er muss heute gelten. Trainer:innen, Abteilungsleitung und wer Zeiten verwalten darf, können auch ohne Satz stempeln. Dann gibt es für sie keine Beträge.
  • Wer keinen Stundensatz hat und auch sonst nicht berechtigt ist, sieht keinen Stempel und bekommt den Hinweis „Für dich ist kein Stundensatz hinterlegt. Frag den Vorstand.“
  • Steuerliche Themen wie Übungsleiterfreibetrag oder Minijob sind nicht Teil von MyVerein.

Schritt für Schritt

Website

  1. Öffne in der Gruppe Kalender & Treffen den Kalender und den Reiter Zeiterfassung.
  2. Unter Stempeln wählst du optional einen Termin (optional) und tippst auf Einstempeln, später auf Ausstempeln. Alternativ nimmst du unter Vorschläge aus der Anwesenheit einen Vorschlag mit Übernehmen oder trägst unter Zeit nachtragen Beginn und Ende ein.
  3. Deine Einträge stehen unter Einträge und sind Offen, bis sie bestätigt oder abgelehnt werden.
  4. Wer bestätigen darf, schaltet auf Team und wählt Bestätigen oder Ablehnen.
  5. Wer berichten darf, findet darunter den Stundenbericht:
    • Zeitraum über Von und Bis.
    • Filter Personen (Mehrfachauswahl mit Suche, Person suchen), Rollen, Abteilung und Termin.
    • Gruppieren nach Person, Termin oder Person und Termin.
    • Die Tabelle zeigt Stunden und unten Gesamt. Wer Sätze sehen darf, sieht zusätzlich Satz und Betrag. Fehlt ein Satz, steht Satz fehlt; im Export gibt es dafür eine eigene Spalte Satz fehlt („ja“).
    • Ist die Personenliste sehr lang, steht dort „Die Liste ist gekürzt – bitte Suche nutzen.“
    • Bei sehr vielen Einträgen erscheint „Zu viele Einträge für einen Bericht. Wähle einen kürzeren Zeitraum oder weniger Personen.“ Verkürze dann den Zeitraum oder wähle weniger Personen.
    • Mit CSV oder Excel (XLSX) lädst du den Bericht herunter (stundenbericht.csv beziehungsweise stundenbericht.xlsx). Beide enthalten den Hinweis „Berechnungsgrundlage, keine Abrechnung“.

App

  1. Öffne unten den Kalender.
  2. Oben stehen die Schaltflächen Meine Stunden und, für Berechtigte, Team-Stunden.
  3. Meine Stunden zeigt deine Stunden pro Monat: Bestätigt und Noch offen. Den Monat wechselst du mit den Pfeilen.
  4. Team-Stunden zeigt die bestätigten Stunden pro Person im Monat, Beträge nur mit entsprechendem Recht.
  5. Stempeln geht in der App über den Termin („Für diesen Termin stempeln“) oder über die Zeiterfassung im Kalender, aber nur, wenn du stempeln darfst.
  6. Export gibt es nur auf der Website, im Stundenbericht.

Wer darf das?

  • Stempeln und eintragen: alle mit einem passenden Stundensatz, dazu Trainer:innen, Abteilungsleitung und wer Zeiten verwalten darf.
  • Bestätigen und ablehnen: die Abteilungsleitung für die eigene Abteilung, der Vorstand für alle. Niemand bestätigt eigene Einträge.
  • Stundenbericht: wer Zeiten verwalten darf. Die Abteilungsleitung sieht nur die eigene Abteilung und nur Stunden, keine Beträge.
  • Sätze und Beträge: nur wer Stundensätze sehen darf, in der Regel Vorsitz, Stellvertretung und Kassenwart:in.

Häufige Fragen

Ich sehe keinen Stempel.

Für dich ist kein Stundensatz hinterlegt und du bist auch nicht Trainer:in oder Abteilungsleitung. Frag den Vorstand, siehe Stundensätze festlegen.

Wie wird der Satz einer Rolle berechnet?

Mit den aktuellen Rollen der Person, auch für zurückliegende Tage. Für die Vergangenheit nutze persönliche Sätze, siehe Stundensätze festlegen.

Mein Eintrag ist länger als 16 Stunden und lässt sich nicht beenden.

Ein Eintrag darf höchstens 16 Stunden dauern. Lösche ihn und trage die Zeit von Hand nach (Zeit nachtragen). Es erscheint: „Der Eintrag ist länger als 16 Stunden. Lösche ihn und trage die Zeit von Hand nach.“

Legt die Anwesenheit Einträge automatisch an?

Nein. Sie schlägt nur vor.

Kann ich den Bericht in der App exportieren?

Nein, Export als CSV oder Excel gibt es nur auf der Website.

Rechnet MyVerein ab oder zahlt aus?

Nein. Der Bericht ist eine Grundlage, die Auszahlung machst du außerhalb.

Bleiben Zeiten nach einer Löschung des Mitglieds erhalten?

Ja, wegen gesetzlicher Aufbewahrung.

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