Eine Vereinsdokument-Bestätigung anfordern und nachverfolgen

Statt Unterschriftenlisten bittest du Mitglieder, Hallenordnung, Datenschutzhinweis oder Verhaltenskodex in MyVerein zu lesen und zu bestätigen. Du siehst auf einen Blick, wer noch offen ist.

Ausgangslage und Ziel

Beispiel: Die neue Hallenordnung gilt ab 1. Mai. Alle Mitglieder und bei Kindern die Eltern sollen sie bestätigen, bis Ende April. Am Ende hast du eine Liste, wer bestätigt, abgelehnt oder nicht reagiert hat, und ein Nachweis-PDF.

Hintergrund: Digitale Bestätigung.

Für wen

Wer Dokumente schreiben oder verwalten darf (Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung). Bestätigen: alle Mitglieder, bei Kindern unter 18 die Erziehungsberechtigten.

Voraussetzungen

Das Dokument liegt als PDF im Archiv (Dokument im Vereinsarchiv ablegen).
Du darfst das Dokument schreiben. Du musst es also im Archiv sehen.

Schritt für Schritt

Website: anfordern

Öffne in der Seitenleiste unter Dokumente den Reiter Bestätigungen verwalten und wähle Bestätigung anfordern. Oder öffne das Dokument im Reiter Archiv und wähle dort Bestätigung anfordern.
Suche bei Dokument aus dem Archiv das Dokument (mindestens 2 Zeichen).
Wähle bei Wer soll bestätigen? Alle Mitglieder, Abteilungen, Beitragsgruppen oder Einzelne Personen. Bei Kindern bestätigen die Erziehungsberechtigten.
Optional ergänzt du den Wortlaut (zwischen 10 und 2000 Zeichen; Vorschlag: „Ich habe das Dokument gelesen und bestätige es.“) und eine Frist bei Fällig bis (optional).
Für wichtige Dokumente schaltest du Passwort bei der Bestätigung abfragen ein.
Wähle Anfordern. Es steht „Angefordert: 120 neu, 0 erneuert, 3 übersprungen.“ Alle Betroffenen werden benachrichtigt.

Website: nachverfolgen

Bleib im Reiter Bestätigungen verwalten. Filtere nach Dokument und Status.
Der Balken Anteil beantwortet zeigt den Stand. Jede Zeile hat den Status Offen, Bestätigt, Abgelehnt oder Abgelaufen, bei Bestätigten auch selbst bestätigt, durch Erziehungsberechtigte oder Papier-Nachweis.
Wähle Erinnern und bestätige. Alle mit offener Bestätigung bekommen eine Erinnerung, höchstens einmal pro Tag. Danach steht „[x] Erinnerungen versendet.“
Hat jemand ohne Konto auf Papier unterschrieben, wähle in der Zeile Auf Papier erhalten. Im Dialog „Papier-Nachweis für [Name]“ wählst du die Entscheidung, das Datum des Nachweises und die Quelle (zum Beispiel „unterschriebenes Formular, Mitgliederversammlung“). Wähle Eintragen. Das geht nur für Erwachsene ohne Konto.
Nachweis als CSV lädt die Liste herunter. Nachweis als PDF legt das Bestätigungsprotokoll im Archiv ab.

Website: bestätigen (Mitglied oder Elternteil)

Öffne Dokumente, Reiter Bestätigungen. Offene stehen unter Offene Bestätigungen mit „fällig bis …“, bei Kindern mit „für [Name]“.
Wähle Lesen und bestätigen, dann Dokument lesen (Version n). Du bestätigst genau die Version, die du öffnest. Gibt es inzwischen eine neuere, steht ein Hinweis.
Wähle Bestätigen oder Ablehnen. Wird dein Passwort verlangt, gib es ein.
Mit Erledigte anzeigen siehst du frühere Antworten.

App

Tippe unten auf Verein. Im Reiter Vereinsinfo steht die Zeile Bestätigungen mit der Zahl offener Aufforderungen. (Eltern finden sie auch auf Heute.)
Unter Zu bestätigen wählst du die Aufforderung. Für Kinder steht „Für [Name]“.
Tippe auf Dokument lesen, dann unter Deine Antwort auf Ich bestätige oder Ich bestätige nicht und im Dialog „Dieses Dokument bestätigen?“ auf die Bestätigung. Bei Passwortabfrage gib es ein.
Erledigtes steht unter Beantwortet mit dem Nachweis (wann, von wem).

Anfordern und Verwalten geht nur auf der Website.

Was die anderen sehen

Betroffene bekommen eine Benachrichtigung und sehen die Aufforderung bei Bestätigungen. Ein Kind mit eigenem Konto sieht sie, antwortet aber nicht selbst: „Deine Erziehungsberechtigten beantworten diese Aufforderung für dich.“ Die Liste ist nur für Berechtigte sichtbar.

Sonderfälle

Dokument ändert sich: Eine neue Version braucht eine neue Anforderung. Bestätigt wird immer die Version, die jemand geöffnet hat.
Frist abgelaufen: „Die Frist ist abgelaufen. Bitte wende dich an den Vorstand.“ Der Status ist Abgelaufen.
Ausgetretene: „Die Person ist nicht mehr im Verein.“ Sie können nicht mehr antworten.
Erneut angefordert: Die Meldung nach Anfordern nennt, wie viele Bestätigungen neu angelegt, erneuert oder übersprungen wurden.

Korrigieren und zurücknehmen

Eine Antwort kannst du nicht ändern. Fordere bei Bedarf mit einem neuen Wortlaut erneut an. Der Papiernachweis nennt Datum und Quelle und ist damit prüfbar.

Das ist eine einfache elektronische Bestätigung, keine qualifizierte Signatur. Gespeichert werden wer, wann, welche Version und der Wortlaut. Für Erklärungen, die laut Satzung oder Gesetz Schrift- oder Textform brauchen, kann das zu wenig sein. Das ist keine Rechtsberatung.

Typische Fehler

Keine Zielgruppe gewählt: „Bitte wähle, wen du um Bestätigung bittest.“
Zielgruppe zu groß: „Die Auswahl ist zu groß. Bitte teile sie in kleinere Gruppen.“
Erwartung einer Zwei-Faktor-Abfrage: Bei der Passwortabfrage gibt es keine.

Wer darf das?

Anfordern, ansehen, erinnern, exportieren, Papiernachweis: wer Dokumente schreiben oder verwalten darf. Bestätigen: Mitglieder für sich, Eltern für Kinder unter 18.