Ort mit WLAN und Schlüssel, Raum buchen

Unter Standorte steht alles zu einem Ort an einer Stelle: Adresse, WLAN, Links, Schlüssel und Belegung. Das ersetzt WhatsApp-Nachrichten mit Passwörtern und die Frage, wer den Schlüssel hat. Hintergrund: Orte und WLAN.

Ausgangslage und Ziel

Das Vereinsheim soll mit Adresse und Gäste-WLAN erfasst sein, Schlüssel sollen nachvollziehbar vergeben werden, und die Abteilung Jugend will den Raum am Samstag buchen, ohne dass sich Termine überschneiden.

Für wen

Vorstand und Abteilungsleitung pflegen Orte, Schlüssel und Belegung. Alle anderen lesen.

Voraussetzungen

Du darfst Orte pflegen: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung oder Abteilungsleitung.
Schlüssel gehen nur an Mitglieder mit Konto.
Die Belegung (Raum buchen) gibt es nur auf der Website.

Schritt für Schritt

Teil 1: Ort anlegen (Website)

Öffne in der Gruppe Orte & Material den Eintrag Standorte, Reiter Standorte, und wähle Standort anlegen.
Trage im Fenster „Neuer Standort“ den Namen (Pflicht), Adresse, Öffnungszeiten, Ansprechpartner und den Zugangshinweis ein, zum Beispiel den Türcode. Der Zugangshinweis ist geschützt.
Optional Foto hinzufügen (JPEG, PNG oder WebP, höchstens 10 MB).
Setze den Schalter „Ort kann gebucht werden (Belegungsplan)“, wenn du den Raum buchen willst. Nur dann prüft MyVerein Überschneidungen.
Speichern.

App: Mehr, Gruppe Orte & Material, Orte, Plus-Symbol Standort hinzufügen. Dort kommen Breitengrad und Längengrad hinzu. Route anzeigen startet die Wegbeschreibung in Google Maps.

Teil 2: WLAN anlegen

Öffne den Ort und den Bereich WLAN-Netzwerke (App: WLAN) und wähle WLAN beziehungsweise WLAN hinzufügen.
Trage Bezeichnung, SSID und Passwort ein. Ein leeres Passwort steht für ein offenes Netz, das du als Sicherheit „Offen“ wählst.
Wähle die Sicherheit (App: Verschlüsselung): Offen, WPA/WPA2, WPA3 oder WEP. Ein falscher Typ ist die häufigste Ursache, wenn der QR-Code nicht verbindet.
Lege fest, wer das Netz sieht. Website: Gast, Mitglied (Standard) oder Vorstand. App: Schalter Für Gäste sichtbar.
Wähle QR-Code (App: QR-Code anzeigen). Gäste halten die Kamera darauf. Auf der Website kopierst du SSID und Passwort mit Kopieren.

Links (etwa zur Hausordnung) pflegst du im Bereich Links mit Link beziehungsweise Link hinzufügen.

Teil 3: Schlüssel ausgeben und zurücknehmen

Öffne den Ort und den Bereich Schlüsselinhaber.
Wähle Schlüssel ausgeben, suche das Mitglied (Mitglied suchen in der App), trage optional Schlüsselbezeichnung und Notiz ein und wähle Ausgeben.
Zurück kommt der Schlüssel mit Zurücknehmen neben dem Inhaber.
Der Schlüsselverlauf zeigt jede Ausgabe und Rückgabe mit Datum, erfassender Person und Notiz.

Hat die Person den Schlüssel schon, erscheint „Diese Person hat bereits einen Schlüssel für diesen Standort.“

Teil 4: Raum buchen (Website)

Öffne den Ort und den Reiter Belegung. Du siehst die Woche (Vorherige Woche, Nächste Woche, Diese Woche). Belegte Zeiten sind als „belegt“ gekennzeichnet, getrennt nach Buchung und Termin.
Wähle Buchen. Im Fenster „Belegung buchen“ trägst du unter Wofür? den Zweck ein sowie Beginn und Ende. Das Ende muss nach dem Beginn liegen.
MyVerein prüft sofort: „Zu dieser Zeit ist der Ort frei.“ oder „Zu dieser Zeit ist der Ort schon belegt:“ mit den Überschneidungen.
Bestätige. Buchung bearbeiten und Buchung löschen korrigieren sie später.

Legst du einen Termin mit diesem Ort im Kalender an, warnt dich das Formular bei Überschneidungen („Achtung: Der Ort ist zu dieser Zeit schon belegt.“). Speichern bleibt möglich.

Was passiert bei den anderen?

Wer einen Schlüssel bekommt oder zurückgibt, erhält die Nachricht „Schlüsselausgabe“ beziehungsweise „Schlüsselrückgabe“ mit Ortsname und Schlüsselbezeichnung, bei Kindern auch die Eltern. Gibst du dir selbst einen Schlüssel, bleibt es still. Die Notiz wird nie zitiert.
Mitglieder sehen WLAN und Links der Stufen Gast und Mitglied. Erziehungsberechtigte nur Gast. Vorstands-WLAN und Zugangshinweis sehen nur die pflegenden Rollen.
Bei Buchungen wird niemand benachrichtigt.

Sonderfälle, Rückgängig, typische Fehler

Passwörter stehen im Klartext: Jedes Mitglied, das den Ort öffnet, sieht das Passwort seiner Stufe. Trage nur ein, was alle dieser Stufe wissen dürfen.
QR-Code verbindet nicht: SSID und Passwort auf Tippfehler prüfen (Groß- und Kleinschreibung zählt), dann die Sicherheit.
Ort löschen: entfernt auch WLAN, Links und Schlüsselinhaber. Material bleibt ohne Standort bestehen.
Kein Konflikt-Hinweis: Der Ort ist nicht als buchbar markiert. Dann werden Termine trotzdem angezeigt.
Schlüssel beim Austritt: Die Rückgabe-Checkliste im Austritt zeigt offene Schlüssel, siehe Austritt.
Ausgetretene erscheinen bei der Schlüsselausgabe nicht.

Der Türcode gehört in den Zugangshinweis, nicht in Beschreibung oder Links. Nur dort ist er geschützt.

Wer darf das?

Orte, WLAN, Links, Schlüssel pflegen und Zutrittsinfo sehen: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung, Abteilungsleitung.
Ansehen: alle Mitglieder (ohne Zutrittsinfo). Die Belegung sehen Mitglieder, externe Gäste nicht.