Material verleihen und zurücknehmen

Die Inventarliste ersetzt Zettel am Schrank und Nachrichten in der Gruppe. Mitglieder leihen selbst aus und geben zurück, der Vorstand behält Überblick, Schäden und Wartung. Hintergrund: Material und Ausleihe.

Ausgangslage und Ziel

Der Verein hat einen Beamer. Jule leiht ihn für das Sommerfest aus, bringt ihn zurück und meldet einen Kratzer am Gehäuse. Der Vorstand will sehen, wo der Beamer ist und wann er gewartet werden muss.

Für wen

Alle Mitglieder mit Konto leihen aus und melden Schäden. Vorstand und Abteilungsleitung pflegen das Material.

Voraussetzungen

Jule hat ein Konto. Mitglieder ohne Konto und externe Gäste wie Erziehungsberechtigte können nicht ausleihen.
Der Verein hat das Selbst-Ausleihen nicht abgeschaltet (Verwaltung, Vereinseinstellungen, Vereinsregeln, „Inventar-Ausleihe“). Ist der Schalter aus, trägt nur der Vorstand Ausleihen ein.
Der Gegenstand ist angelegt, siehe Teil 1.

Schritt für Schritt

Teil 1: Gegenstand anlegen (Vorstand)

Website: Gruppe Orte & Material, Standorte, Reiter Material, Material anlegen.
App: Mehr, Gruppe Orte & Material, Material, Plus-Symbol Material hinzufügen.
Pflicht ist der Name. Weitere Felder: Kategorie, Zustand, Standort, Anschaffungswert, Anschaffungsdatum, Wartungsintervall (Tage) und Letzte Wartung.

Teil 2: Jule leiht aus

Jule öffnet den Beamer und im Bereich Ausleihen den Knopf Ausleihen.
Der Gegenstand ist jetzt auf sie gebucht. Der Knopf fehlt für alle anderen, solange sie ihn hat.

Jule bekommt als Beleg die Nachricht „Ausleihe: Beamer“, mit „Rückgabe bis“ oder „kein Rückgabedatum“.

Teil 3: Verlängern (Vorstand, Website)

Öffne den Gegenstand und wähle bei der Ausleihe Verlängern.
Trage ein neues Rückgabedatum ein. Jule wird benachrichtigt („Rückgabe verlängert“).
Das gleiche Datum noch einmal wird abgelehnt.

Teil 4: Zurückgeben

Jule öffnet den Gegenstand und wählt im Bereich Ausleihen Zurückgeben. Der Eintrag zeigt „Zurückgegeben am“.
Gibt jemand anderes mit entsprechendem Recht den Gegenstand zurück, bekommt Jule die Nachricht „Rückgabe bestätigt“. Gibt sie ihn selbst zurück, bleibt es still.

Gilt ein Rückgabedatum, steht in der Ausleihe „Fällig am“, bei Überschreitung „Überfällig“. Auf der Seite Heute erscheint bei Jule „Rückgabe fällig“. Außerdem erinnert MyVerein einen Tag vor der Fälligkeit und danach am 1., 4. und 7. Tag nach dem Termin, auch die Eltern bei Kindern.

Teil 5: Schaden melden (App)

Öffne den Gegenstand und tippe bei Schadensmeldungen auf Schaden melden.
Beschreibe den Schaden. Optional tippst du auf Foto anhängen und wartest auf „Foto angehängt“.
Tippe auf Melden. Die Meldung steht auf „Gemeldet“.

Auf der Website kannst du Schadensmeldungen ansehen, aber nicht anlegen.

Teil 6: Schaden bearbeiten und Wartung (Vorstand)

Schalte die Meldung im Gegenstand von Gemeldet auf In Bearbeitung und Behoben. Den Zustand des Gegenstands setzt du selbst im Bearbeiten-Fenster, etwa auf „Gut“.
Ist die Wartung fällig, zeigt der Gegenstand den Chip Wartung fällig, die Website die Karte „Wartungsfällig — auf einen Blick“. Wer Material pflegt, bekommt 7 Tage vorher eine Sammelmitteilung „Wartung fällig“.
Trage nach der Wartung bei Letzte Wartung das neue Datum ein. Der Chip verschwindet.

Was passiert bei den anderen?

Jule erhält Beleg, Erinnerungen und Bestätigungen, die Eltern bei Kindern ebenfalls. Der Vorstand erhält die Wartungsmitteilung und beim Austritt von Jule die Rückgabe-Checkliste (Austritt).

Sonderfälle, Rückgängig, typische Fehler

„Ausleihen“ fehlt: Der Gegenstand ist ausgeliehen, du bist externer Gast oder Selbst-Ausleihen ist aus.
Falsch zurückgebucht: Es gibt keinen Knopf „Rückgabe rückgängig“. Lege bei Bedarf eine neue Ausleihe an.
Wartung fällig trotz kürzlicher Wartung: „Letzte Wartung“ ist nicht aktualisiert.
Melden geht nicht: Warte, bis der Foto-Upload fertig ist. Die Beschreibung darf nicht leer sein.
Schadensmeldung löschen: Nicht möglich, nur auf „Behoben“ setzen.
Löschen des Gegenstands entfernt auch Ausleihen und Schadensmeldungen.
Reservierung oder Barcode-Scan gibt es nicht.

Das Foto einer Schadensmeldung ist nicht öffentlich. Berechtigte öffnen es mit Foto ansehen.

Wer darf das?

Ausleihen, eigene Rückgabe, Schaden melden: jedes Mitglied mit Konto.
Anlegen, bearbeiten, verlängern, fremde Rückgabe, Schäden bearbeiten: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung und Abteilungsleitung.
Schadensmeldungen sehen: alle Mitglieder.

Häufige Fragen

Wo sehe ich, was ich gerade ausgeliehen habe?

Auf der Seite Heute, wenn eine Rückgabe fällig wird, und im Gegenstand selbst.

Kann ich Material in der App anlegen?

Ja, mit dem Plus-Symbol Material hinzufügen, wenn du das Recht dazu hast.