4. Mitglieder importieren & einladen

Du übernimmst deine bestehende Mitgliederliste per CSV-Import, lädst Mitglieder mit Smartphone ein und gibst allen anderen die Vereinskennung für den Beitritt.

Für wen

Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung.

Voraussetzungen

Deine Mitgliederliste als CSV-Datei in UTF-8 (siehe Das brauchst du vorab).
Deine Kategorien aus Schritt 2, sonst landen alle in der Standardkategorie.
Du arbeitest am Computer auf der Website. Import und Einladungen gibt es nicht in der App.
Zeit: 30 bis 90 Minuten, je nach Größe der Liste.

Schritt für Schritt

Liste vorbereiten

Öffne deine Excel-Liste. Pflicht ist eine Spalte mit dem Namen (oder Vorname und Nachname).
Übliche Spalten werden am Namen erkannt: Mitgliedsnummer, Name, Geburtsdatum, Kategorie, Status, Eintrittsdatum, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Notfallkontakt, Notfalltelefon.
Datumsangaben: TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT. Status: interessent, probe, aktiv oder ruhend. Ehemalige Mitglieder gehören nicht in die Datei.
Speichere die Datei als CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt). Andere Kodierungen lehnt MyVerein ab, damit Umlaute nicht kaputtgehen.
Grenzen: höchstens 2000 Zeilen und 1 MB je Datei.

Importieren (Website)

Öffne Verein, dann Mitglieder, und klicke auf CSV-Import.
Lade bei Bedarf die Vorlage herunter (Vorlage herunterladen). Sie ist für deutsches Excel vorbereitet.
Wähle mit CSV-Datei auswählen deine Datei. Enthält sie keine Kategorie, kannst du eine Standardkategorie setzen.
MyVerein prüft die Datei, ohne etwas zu speichern. Du siehst „Ergebnis der Prüfung“ mit den Zählern Zeilen, Bereit, Duplikate und Fehler sowie die Details je Zeile.
Passen Spaltennamen nicht, öffne Spalten zuordnen (optional), ordne die Spalten zu und klicke auf Neu prüfen.
Sind keine Fehler mehr übrig, klicke auf Mitglieder anlegen. Fehler sperren das Anlegen, bis sie behoben sind.

Doppelte Einträge (gleicher Name und gleiches Geburtsdatum, oder gleiche E-Mail) werden übersprungen. Der Import legt nur neue Mitglieder an. Er aktualisiert keine bestehenden, ordnet keine Abteilungen zu und trägt keine Austritte ein.

Abteilungen zuordnen

Importierte Mitglieder haben noch keine Abteilung. Öffne dazu in der Mitgliederliste das Stift-Symbol der Person, wähle im Bereich „Abteilungen“ eine Abteilung und klicke auf Zuordnen.

Mitglieder einladen

Importierte Mitglieder haben kein Konto. Sie zählen zum Verein, bekommen aber keinen Push in der App. Mitteilungen erreichen sie per E-Mail an die Kontakt-E-Mail, sofern eine eingetragen ist. Wer ein Smartphone hat, lädst du ein:

Klicke in der Mitgliederliste auf das Stift-Symbol der Person. Im Block „MyVerein-Konto“ siehst du Zu MyVerein einladen.
Die E-Mail-Adresse ist mit der Kontakt-E-Mail vorbelegt. Klicke auf Einladung senden.
Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link, der 14 Tage gültig ist. Beim Annehmen wird ihr Konto mit dem vorhandenen Mitglied verknüpft, Nummer und Verlauf bleiben erhalten.
Kam die Mail nicht an, klicke auf Einladung erneut senden.

Die Person muss sich mit genau der eingeladenen und bestätigten E-Mail-Adresse anmelden.

Kinder ohne Smartphone bleiben als Mitglied ohne Konto im Verein. Ihre Eltern erreichst du über deren eigene Konten, siehe Familie & Eltern.

Beitritt per Vereinskennung

Alle anderen treten selbst bei:

Gib deinen Mitgliedern die Vereinskennung aus Schritt 1.
Jede Person registriert sich, öffnet Verein und trägt die Vereinskennung ein (App: Verein beitreten).
Sie füllt das Aufnahmeformular deines Vereins aus und sendet den Antrag ab.
Du prüfst den Antrag unter Verwaltung, Anträge und klickst auf Annehmen oder Ablehnen.

Das Aufnahmeformular gestaltest du selbst unter Verwaltung, Formulare.

Einzelne Mitglieder anlegen

Unter Verein, Mitglieder, Mitglied anlegen erfasst du Einzelne. Pflicht sind Name und Kategorie. Für Minderjährige brauchst du die Einwilligung der Erziehungsberechtigten, die du außerhalb von MyVerein einholst.

Wer darf das?

Import, Einladen, Mitglieder anlegen und bearbeiten: Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung.
Export der Mitgliederliste: zusätzlich Kassenwart, aber ohne Import.
Aufnahmeanträge entscheiden: Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung.
Alle anderen können weder importieren noch exportieren.

Häufige Fragen

Die Meldung sagt, meine Datei sei nicht UTF-8-kodiert.

Speichere sie in Excel neu als „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“.

Eine Zeile wurde übersprungen, ohne Fehler.

Es war ein Duplikat: Name und Geburtsdatum oder die E-Mail gibt es schon.

Kann ich bestehende Mitglieder per Import aktualisieren?

Nein, noch nicht. Änderungen machst du in der Mitgliederliste.

Die Einladung kommt nicht an.

Spam-Ordner prüfen, dann Einladung erneut senden. Die neue Einladung ersetzt die alte.

Ich sehe „CSV-Import“ nicht.

Dir fehlt das Recht, Mitglieder zu verwalten. Das haben Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung.