7. Datenschutz & Einwilligungen

Du veröffentlichst den Datenschutzhinweis deines Vereins und legst fest, wofür Mitglieder freiwillig einwilligen können, zum Beispiel für Fotos auf der Vereinsseite.

Für wen

Vorsitz und Stellvertretung. Den AV-Vertrag nimmt die Inhaberin oder der Inhaber des Vereins an.

Voraussetzungen

• Verein ist eingerichtet, idealerweise bevor die ersten Mitglieder beitreten.
• Entwurf oder Wunschinhalte für den Datenschutzhinweis.
• Du arbeitest am Computer auf der Website. In der App können Mitglieder die Texte nur lesen.
• Zeit: etwa 45 Minuten, ohne die rechtliche Prüfung.

Schritt für Schritt

Einstellungen

1. Öffne in der Gruppe Verwaltung den Eintrag Datenschutz und dort Einstellungen.
2. Trage den Verantwortlichen (Name und Anschrift des Vereins) und den Datenschutz-Kontakt ein.
3. Prüfe das Einwilligungsalter. Es liegt zwischen 10 und 18 Jahren, Standard ist 18. Darunter entscheiden die Erziehungsberechtigten.
4. Speichern.

Datenschutzhinweis veröffentlichen

1. Öffne Datenschutz und dort Datenschutzhinweis.
2. Klicke auf Muster-Entwurf laden. Er füllt Vereinsdaten, Kontakt und die geltenden Aufbewahrungsfristen ein.
3. Passe den Text an und lass ihn prüfen. Sieh dir die Vorschau an.
4. Klicke auf Als Version veröffentlichen. Veröffentlichte Versionen bleiben erhalten, frühere findest du unter „Frühere Versionen“.

Neue Antragsteller sehen den Hinweis im Beitrittsformular. Der Hinweis ist eine Information und keine Einwilligung: Niemand muss zustimmen.

AV-Vertrag

Sobald ein Vertragstext zur Annahme bereitsteht, erscheint im Verein ein Banner. Die Inhaberin oder der Inhaber öffnet Datenschutz, dann AV-Vertrag, liest Text und Unterauftragsverarbeiter, trägt den vollständigen Namen ein, bestätigt die Berechtigung und klickt auf Version annehmen. Alle anderen können den Vertrag nur lesen.

Einwilligungen einrichten

1. Öffne Datenschutz und dort Einwilligungen, Bereich „Zwecke und Texte“. Fünf Standardzwecke sind vorbereitet (Foto/Video, Veröffentlichung, Messenger-Verteiler, Weitergabe an den Verband, Profilfoto/Ausweis). Sie sind noch nicht aktiv.
2. Eigene Zwecke legst du mit Neuer Zweck an.
3. Klicke auf Text veröffentlichen. Schreibe klar, wofür die Daten genutzt werden, und dass die Einwilligung freiwillig und widerrufbar ist. Erst mit dem ersten Text wird der Zweck aktiv.
4. Die Übersicht zeigt je Zweck, wer eingewilligt, abgelehnt oder noch nicht entschieden hat.
5. Mit Erinnerung vorbereiten erzeugst du eine Mitteilung an alle, die noch nicht entschieden haben.
6. Für Personen ohne Konto kannst du eine Papiereinwilligung erfassen. Datum und Quelle sind Pflicht.

Einwilligungen sind immer freiwillig. Wer ablehnt oder nicht antwortet, behält vollen Zugang zum Verein.

Wer darf das?

• Datenschutzhinweis, Einstellungen, Zwecke und Texte: Vorsitz und Stellvertretung.
• AV-Vertrag annehmen: nur die Inhaberin oder der Inhaber des Vereins.
• Datenschutzhinweis und Einwilligungen lesen: alle Mitglieder.
• Schriftführung, Kassenwart, Beisitz, Abteilungsleitung und Trainer:innen haben keinen Zugriff auf die Verwaltung.

Häufige Fragen

Ich sehe den Bereich Datenschutz nicht.

Er erscheint nur für Vorsitz und Stellvertretung.

Muss ich dem Datenschutzhinweis zustimmen?

Nein. Es wird nur vermerkt, dass er angezeigt werden konnte.

Kann ich einen veröffentlichten Text korrigieren?

Nein, nur eine neue Version veröffentlichen. Die alte bleibt als Nachweis erhalten.

Ich bin Vorsitzende, kann den AV-Vertrag aber nicht annehmen.

Das kann nur die Inhaberin oder der Inhaber des Vereins, also die Person, die den Verein gegründet hat.

Darf ich Einwilligungen zur Pflicht machen?

Nein. Was für die Mitgliedschaft nötig ist, gehört in den Datenschutzhinweis.

Weiter mit

• 8. Erste Mitteilung & erster Termin
• Datenschutz & Recht