Helferplan für ein Fest: Stationen, Schichten, Eintragen und Erinnerungen

Für ein Fest planst du Stationen und Schichten, zum Beispiel Kuchenstand und Aufbau. Mitglieder tragen sich selbst ein, geben Schichten ab oder tauschen. Doodle und WhatsApp-Listen entfallen.

Ausgangslage und Ziel

Das Sommerfest hat vier Aufgaben: Aufbau, Kuchenverkauf, Grill und Abbau. Jede braucht zwei bis vier Leute zu bestimmten Zeiten. Du willst, dass sich genug Helfer eintragen und dass niemand die Schicht vergisst.

Für wen

Organisation: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung und Abteilungsleitung (nur eigene Abteilung). Mithelfen können alle, die den Termin sehen. Eltern tragen ihre Kinder ein.

Voraussetzungen

Der Termin existiert im Kalender, siehe Einen Termin anlegen.
Der Termin ist nicht abgesagt. Dann ist der Helferplan gesperrt.
Stationen und Schichten legst du nur auf der Website an. In der App tragen sich Helfer ein, tauschen und geben ab.

Schritt für Schritt

Organisation (Website)

Öffne in der Gruppe Kalender & Treffen den Kalender, den Termin und den Reiter Helfer.
- Ergebnis: „Noch kein Helferplan. Lege zuerst eine Station an, zum Beispiel „Kuchenverkauf“, und dann Schichten.“
Wähle Station hinzufügen, trage den Namen der Station ein (optional eine Beschreibung) und bestätige mit Hinzufügen.
Wähle in der Station Schicht hinzufügen und trage Beginn, Ende, Plätze (1 bis 500) und Mindestbesetzung ein. Eine Schicht darf höchstens 7 Tage dauern, und die Mindestbesetzung darf nicht über der Platzzahl liegen.
- Ergebnis: Die Schicht erscheint mit einer Ampel: Unterbesetzt (rot, „es fehlen noch n“), Plätze frei (gelb) oder Voll besetzt (grün). Die Zusammenfassung oben nennt Schichten, unterbesetzte Schichten und freie Plätze.
Vorschläge zeigt pro Schicht, wer laut Verfügbarkeit kann (Verfügbar, Nicht verfügbar, Unbekannt). Das ist ein Hinweis ohne Rangfolge. Mit Eintragen trägst du eine Person direkt ein. Hinweise wie „schon in der Schicht“ und „andere Schicht zur selben Zeit“ stehen dabei.
Station oder Schicht bearbeitest du mit Umbenennen, Bearbeiten, Station löschen oder Schicht löschen. Beim Löschen werden die Eingetragenen benachrichtigt.

Mithelfen (Website)

Öffne den Termin und den Reiter Helfer.
Wähle bei einer freien Schicht Eintragen.
- Ergebnis: „Eingetragen.“ Die Schicht erscheint unter Meine Schichten.
Abmelden nimmt dich zurück. Abgeben gibt die Schicht für alle frei („Die Schicht ist zum Übernehmen freigegeben.“), jemand anderes wählt dann Übernehmen. Tauschen fragt nach „Mit wem möchtest du tauschen?“ und schickt der Person eine Anfrage, die sie mit Annehmen oder Ablehnen beantwortet. Mit Zurückziehen nimmst du dein Angebot zurück.
Eltern wählen bei Eintragen für das Kind. „Alle Aktionen unten gelten für [Name].“

Mithelfen (App)

Tippe im Kalender auf den Termin und auf Helferschichten. Der Eintrag erscheint nur, wenn es einen Plan gibt. Er zeigt zum Beispiel „2 Schicht(en) brauchen noch Helfer“.
Tippe auf Eintragen, für dein Kind auf Kind eintragen. Austragen nimmt dich zurück.
Abgeben oder tauschen bietet An alle abgeben oder „Oder tauschen mit:“. Eine Tauschanfrage beantwortest du mit Übernehmen oder Ablehnen.

Was andere mitbekommen

Wer in einer Schicht steht (und seine Erziehungsberechtigten), bekommt 24 Stunden vorher eine Erinnerung im Postfach und als Push.
Ist eine Schicht 48 Stunden vorher noch unterbesetzt, werden die Organisator:innen benachrichtigt.
Sagt jemand kurz vor Schichtbeginn ab (weniger als 24 Stunden), wird das gemeldet.
Löschst du Stationen oder Schichten, erfahren das die Eingetragenen.

Sonderfälle

Minderjährige tragen sich nicht selbst ein. Ein Elternteil oder die Organisation tut es („Bitte ein Elternteil eintragen lassen.“).
Überlappende Schichten gehen nicht. Die Meldung lautet: „Du bist zu dieser Zeit schon in einer anderen Schicht eingetragen.“
Volle Schicht: „Die Schicht ist leider schon voll.“ Auch bei gleichzeitigem Eintragen gilt die Kapazität.
Mitglieder ohne Konto trägt die Organisation ein.
Schicht vorbei: „Die Schicht ist schon vorbei.“

Rückgängig machen

Eintragen und Austragen lassen sich jederzeit wiederholen. Gelöschte Stationen und Schichten kannst du neu anlegen, aber die Eintragungen sind weg.

Typische Fehler

Mindestbesetzung zu hoch gewählt: Die Ampel bleibt rot, bis sie erreicht ist.
Schichten zeitlich so gelegt, dass Helfer zwei hintereinander nicht machen können.
In der App nach dem Plan gesucht, bevor die Station angelegt wurde. Dort erscheint er erst, wenn Schichten existieren.

Wer darf das?

Eintragen, austragen, abgeben, tauschen: alle, die den Termin sehen. Eltern auch für ihre Kinder.
Stationen und Schichten verwalten, andere eintragen oder entfernen, Vorschläge sehen: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung und Abteilungsleitung (nur eigene Abteilung).