Erinnerungen und Vereinsvorlagen

MyVerein erinnert und informiert automatisch: an Termine, fällige Rückgaben, Wartungen, fehlende Zusagen, ablaufende Einladungen und Qualifikationen, und es meldet dem Vorstand neue Anträge. Als Vorstand legst du fest, was erinnert wird, wie früh und wie die Mails deines Vereins aussehen.

Für wen

Vorstände, die Vereinseinstellungen pflegen. Mitglieder lesen die Erinnerungen.

Voraussetzungen

• Die Einstellungen gibt es nur auf der Website. Erinnerungen kommen in der App im Postfach Mitteilungen an.
• Mail-Vorlagen und Textbausteine ändert, wer Mitteilungen verfassen darf.

Schritt für Schritt

Website

1. Öffne in der Gruppe Verwaltung den Eintrag Vereinseinstellungen.
2. Erinnerungen: Schalte je Art ein oder aus und stelle die Vorlaufzeit ein. Die Standards sind:
   • Termin: 24 Stunden vorher, an alle mit Zusage.
   • Rückgabe fällig: 1 Tag vorher und am Fälligkeitstag, danach am 1., 4. und 7. Tag.
   • Wartung fällig: 7 Tage vorher, als tägliche Übersicht an alle mit Lagerrecht.
   • Fehlende Zusage zu einem Treffen: 3 Tage vorher an Eingeladene ohne Antwort.
   • Einladung läuft ab: 3 Tage vor Ablauf (1 bis 30 Tage) und noch einmal nach Ablauf, an alle, die einladen dürfen.
   • Qualifikation läuft ab: 30 Tage vorher (1 bis 365) und noch einmal nach Ablauf, an die Person selbst und, wo sie das Feld lesen dürfen, an die Erziehungsberechtigten. Sensible Nachweise erinnern nie.
3. Mail-Vorlagen: Pflege Absendername (zum Beispiel „Vorstand TV Beispiel“), Signatur, Antwortadresse und Textbausteine.
4. Mit Vorschau anzeigen siehst du eine Beispiel-E-Mail mit deinen Angaben, auch mit noch nicht gespeicherten. Es wird nichts verschickt.
5. Altersübergang automatisch: Beim Erreichen der Altersgrenze wechselt die Kategorie automatisch. Der Vorstand bekommt eine Zusammenfassung ohne Namen, die Betroffenen und ihre Erziehungsberechtigten die Mitteilung „Neue Mitgliedskategorie“.
6. Hinweise an den Vorstand und an Beteiligte (Standard jeweils an): Du legst fest, ob MyVerein neue Aufnahmeanträge und Austrittsanfragen an den Vorstand meldet, ob es zu einem Treffen einlädt und ob es Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung und Schlüsselausgabe meldet. Die genauen Bezeichnungen siehst du in den Vereinseinstellungen.

App

Einstellen kannst du das nur auf der Website. Die Erinnerungen siehst du im Postfach Mitteilungen.

Wer darf das?

• Mail-Vorlagen und Textbausteine: wer Mitteilungen verfassen darf (Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung).
• Erinnerungen, Vorlaufzeiten, Altersübergang: der Vorstand in den Vereinseinstellungen.
• Erinnerungen erhalten: Mitglieder. E-Mail dafür lässt sich in den Einstellungen abschalten.

Häufige Fragen

Eine Erinnerung kam nicht an.

Prüfe: Ist der Schalter im Verein an? Hat die Person zugesagt? Hat sie E-Mail für „Erinnerungen“ in ihren Einstellungen abgeschaltet?

Wer bekommt bei neuen Anträgen Bescheid?

Alle, die Mitglieder verwalten dürfen. Die Nachricht enthält keine Antworten oder Personendaten. Wer den Antrag gestellt hat, bekommt eine Eingangsbestätigung, die sich nicht abschalten lässt.

Antworten Mitglieder auf die Mail?

Antworten gehen an die Antwortadresse. Eine Antwortfunktion in MyVerein gibt es nicht. Die Absenderadresse bleibt die der Plattform. Du änderst nur Name und Antwortadresse.

Welche Zeitzone gilt?

Die Zeitzone des Vereins, standardmäßig Europa/Berlin, auch bei Sommerzeit. Jede Erinnerung kommt höchstens einmal je Termin oder Ausleihe.

Bekommen Eltern Erinnerungen?

Ja, zu Terminen, Rückgaben und fehlenden Zusagen ihrer Kinder.

Weiter mit

• Mitteilungen verfassen
• Termine & Anwesenheit