PDFs erzeugen (Mitgliedsbestätigung, Mitgliederliste, Anwesenheitsliste, Jahresbericht)

Für Behörden, Zuschussgeber oder die Jahresversammlung brauchst du Papier oder PDF. MyVerein erzeugt es aus den Daten, die schon da sind, mit Logo und Briefkopf deines Vereins.

Ausgangslage und Ziel

Beispiel: Ein Mitglied braucht eine Mitgliedsbestätigung für die Krankenkasse. Der Vorstand will für den Zuschussantrag eine Mitgliederliste, der Trainer eine Anwesenheitsliste fürs Training, und für die Mitgliederversammlung gibt es den Jahresbericht. Am Ende liegen alle vier PDFs am richtigen Ort.

Hintergrund: PDF & Reports erzeugen. Billing und Beitragsabrechnung gehören nicht zu MyVerein, es gibt keine Rechnungen oder Beitragslisten zum Abrechnen.

Für wen

Mitglieder (eigene Mitgliedsbestätigung), Vorstand, Schriftführung, Trainer:innen (je nach Rechten).

Voraussetzungen

Du hast das Recht, Dokumente zu erzeugen, und das Recht auf die Daten dahinter. Ohne Recht wird der Knopf gar nicht angeboten.
Das Aussehen (Logo, Farben, Briefkopf) ist eingerichtet: Logo, Farben und Briefkopf einstellen.
Zeichen außerhalb der Standardschrift (Emoji, chinesische oder arabische Schrift) werden im PDF durch ein Fragezeichen ersetzt.

Schritt für Schritt

Der Ablauf ist immer gleich: Knopf drücken, Angaben prüfen, PDF erzeugen, warten, herunterladen. Der Dialog zeigt „Dein Dokument ist in der Warteschlange …“ und dann „Das PDF wird erstellt …“. Dauert es länger, steht „Du kannst das Fenster schließen: Das Dokument wird trotzdem fertig und erscheint am gewohnten Ort.“ Bei einem Fehler wählst du Erneut versuchen, deine Daten sind nicht verloren.

1. Mitgliedsbestätigung

Website: Öffne Verein, Mein Profil und weiter unten Meine Dokumente. Wähle Mitgliedsbestätigung erstellen. Der Vorstand findet denselben Knopf in der Mitgliederliste im Reiter Dokumente der Mitgliedsakte.
Setze bei Bedarf Bestätigung zum Stichtag (leer = heute). Möglich sind nur Daten, an denen die Person Mitglied war. Sonst steht „Zu diesem Datum war die Person noch kein Mitglied oder schon ausgetreten.“
Wähle PDF erzeugen. Das Dokument liegt danach in Meine Dokumente („Fertig. Das Dokument liegt jetzt in den persönlichen Dokumenten …“).
App: Erzeugen geht nur auf der Website. Die fertige Bestätigung findest du unter Mehr, Meine Dokumente und kannst sie öffnen und teilen.

2. Mitgliederliste

Öffne in der Seitenleiste unter Verein den Eintrag Mitglieder. Wähle Mitgliederliste (PDF).
Wähle die Spalten: Mitgliedsnummer, Name, Beitragsgruppe, Status, Eintritt, Geburtsdatum, Adresse, Telefon, E-Mail, Abteilungen. Mindestens eine Spalte ist nötig („Wähle mindestens eine Spalte.“).
Optional wählst du Stichtag (leer = heute), eine Abteilung oder Auch ausgetretene Mitglieder aufnehmen.
Beachte den Hinweis: Die Liste enthält persönliche Daten. Gib sie nur an Berechtigte weiter und vernichte Ausdrucke, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Der Abruf wird protokolliert.
PDF erzeugen. Das Ergebnis liegt im Archiv.

3. Anwesenheitsliste

Öffne Kalender & Treffen, Kalender, Reiter Termine und den Termin. Wähle im Termin den Reiter Anwesenheit und Anwesenheitsliste (PDF).
PDF erzeugen. Gedruckt wird der erfasste Status. Abwesenheitsgründe werden nie gedruckt. Trainer:innen bekommen die Liste nur für ihre eigene Abteilung.
Für Anmeldungen gibt es zusätzlich im Reiter Teilnehmer die Teilnehmerliste (PDF).

4. Jahresbericht

Öffne Verwaltung, Kennzahlen und wähle Jahresbericht (PDF).
Stelle das Jahr ein. Für ein Jahr in der Zukunft gibt es keinen Bericht.
PDF erzeugen. Der Bericht enthält die Vereinszahlen zum 31. Dezember des Jahres.

Wo finde ich die PDFs?

Öffne Dokumente, Reiter Archiv. Erzeugte Listen und Berichte liegen in Systemordnern wie „Berichte“. Sie sind zunächst nur für den Vorstand sichtbar, bis Ordnerrechte vergeben sind (siehe Dokument im Vereinsarchiv ablegen). Wer das PDF angefordert hat, kann es auch selbst herunterladen.

Was die anderen sehen

Die Mitgliedsbestätigung sehen nur du und der Vorstand bei Bedarf (jeder Zugriff wird protokolliert). Listen und Berichte sehen nur Personen mit Ordnerrecht.

Sonderfälle

Wiederholung: Erzeugst du dasselbe Dokument später erneut, legt MyVerein eine neue Version an.
Zu große Auswahl: „Das Dokument ist zu groß für die Erstellung. Bitte grenze die Auswahl ein.“
Speicher voll: „Der Speicherplatz des Vereins ist aufgebraucht, das Dokument konnte nicht abgelegt werden.“

Korrigieren und zurücknehmen

Ein falsches PDF löschst du im Archiv (Papierkorb, 30 Tage) und erzeugst ein neues. Eine falsche Bestätigung blendest du in Meine Dokumente mit Ausblenden aus (vom System erzeugte Dokumente lassen sich nicht löschen).

Die Mitgliederliste ist vertraulich. Wähle nur die Spalten, die du wirklich brauchst.

Typische Fehler

Du suchst den Knopf, siehst ihn aber nicht: Dir fehlt das Recht auf die Daten.
Die Mitgliedsbestätigung hat ein falsches Datum: Prüfe den Stichtag.
Du erwartest eine eigene Vorlage: Es gibt feste Vorlagen, keinen eigenen Editor. Ein PDF/A-Archivformat gibt es nicht.

Wer darf das?

Mitgliedsbestätigung: du selbst, Erziehungsberechtigte für ihr Kind, der Vorstand.
Mitgliederliste: wer Dokumente erzeugen und sensible Mitgliedsdaten sehen darf.
Jahresbericht: wer Dokumente erzeugen und Vereinskennzahlen sehen darf.
Anwesenheitsliste: wer Dokumente erzeugen und Anwesenheit sehen darf (Trainer:innen nur eigene Abteilung).