Das Aufnahmeformular gestalten

Der Vorstand baut das Formular für Aufnahmeanträge und Kündigungen selbst, ohne Papier und ohne Excel. Antworten landen beim Annehmen direkt in der Mitgliederakte.

Für wen

Vorstände, die Formulare bearbeiten dürfen. Alle anderen sehen diese Bereiche nicht.

Voraussetzungen

Du darfst Formulare bearbeiten (Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung).
Das Formular bearbeitest du nur auf der Website. In der App kannst du Anträge nur prüfen und entscheiden.
Soll eine Kategorie im Antrag wählbar sein, schalte sie vorher unter Verwaltung, Vereinseinstellungen ein („Antragsteller dürfen diese Kategorie wählen“).

Schritt für Schritt

Website

Öffne in der Seitenleiste in der Gruppe Verwaltung den Eintrag Formulare. Es gibt immer zwei Standardformulare: „Aufnahmeantrag“ und „Kündigung (Austrittsformular)“.
Wähle Bearbeiten.
Mit Feld hinzufügen ergänzt du Felder: Textzeile, Mehrzeiliger Text, Zahl, Datum, Auswahl, Mehrfachauswahl, Kästchen (ja/nein), Einwilligung, Dokument hochladen, Foto hochladen oder Hinweis. Höchstens 60 Felder.
Lege je Feld die Bezeichnung, einen optionalen Hilfetext, Pflichtfeld, die Prüfung der Eingabe (zum Beispiel E-Mail-Adresse oder Postleitzahl) und die Sichtbarkeit fest. Ein Feld kann nur erscheinen, wenn eine frühere Antwort passt.
Bei Speichern als bestimmst du, wohin eine Antwort beim Annehmen wandert: in die Mitgliederdaten (zum Beispiel Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Profilfoto) oder in ein Zusatzfeld. Du kannst sie auch nur im Antrag behalten.
Markiere heikle Fragen, etwa zu Gesundheit oder Allergien, als Sensible Angabe. Der Vorstand sieht sie nur mit dem Recht, sensible Mitgliedsdaten zu lesen. Sensible Felder werden nie in die Mitgliederdaten übernommen. Frage nur ab, was du wirklich brauchst.
Ändere die Reihenfolge mit nach oben und nach unten.
Trage im Bereich Datenschutzhinweis deinen Text ein. Vorlage einfügen liefert einen Anhaltspunkt mit Platzhaltern. Das ersetzt keine rechtliche Prüfung. Das Aufnahmeformular braucht außerdem eine Pflicht-Einwilligung, zum Beispiel „Ich habe den Datenschutzhinweis gelesen“.
Die Vorschau zeigt, wie Antragsteller das Formular sehen. Der Bereich „Das fehlt noch“ nennt alles, was das Veröffentlichen noch verhindert.
Entwurf speichern speichert, ohne dass jemand etwas davon sieht.

Veröffentlichen

Wähle Veröffentlichen …. Der Dialog zeigt die Änderungen gegenüber der bisherigen Version.
Lies die Warnung: Eine veröffentlichte Version ist unveränderlich. Änderst du später etwas, entsteht eine neue Version. Neue Anträge nutzen die neue Version. Eingereichte Anträge behalten die Version, die die Person ausgefüllt hat.
Bestätige mit Jetzt veröffentlichen. Fehlt etwas, nennt der Dialog pro Feld in einfachen Worten, was, mit dem Knopf Zum Feld.
Versionsverlauf zeigt alle Versionen zur Ansicht. Entwurf verwerfen löscht den Entwurf. Die veröffentlichte Version bleibt.
Arbeitet gleichzeitig jemand anderes am selben Formular, zeigt MyVerein die Unterschiede. Du wählst Neu laden (meine Änderungen verwerfen) oder Meine Version behalten (als Entwurf speichern). Es wird nichts stillschweigend überschrieben.

App

Die App kann das Formular nicht ändern. Anträge prüfst du dort unter Verein, Verwaltung. Das beschreibt Mitglied werden.

Wer darf das?

Formulare bearbeiten und veröffentlichen: Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung. Für alle anderen ist der Eintrag Formulare ausgeblendet.
Sensible Antworten lesen: wer sensible Mitgliedsdaten lesen darf. Jeder Lesezugriff wird protokolliert.

Häufige Fragen

Ich kann nicht veröffentlichen.

Öffne „Das fehlt noch“ oder die Meldung im Dialog. Häufig fehlen der Datenschutzhinweis, die Pflicht-Einwilligung, oder keine Kategorie ist für Antragsteller wählbar.

Kann ich eine veröffentlichte Version korrigieren?

Nein. Bearbeite das Formular und veröffentliche eine neue Version.

Mein Verein will Anträge für Kinder.

Das Formular muss Vor- und Nachname abfragen. Das Standardformular hat keine Namensfelder. Veröffentliche dafür zuerst ein eigenes Formular. Die rechtliche Grundlage für die Einwilligung der Eltern prüfst du für deinen Verein selbst.

Kann ich das Austrittsformular ändern?

Ja, unter Formulare, Kündigung (Austrittsformular), Bearbeiten. Upload-Felder sind dort nicht erlaubt. Fristen stellst du unter Vereinseinstellungen ein, nicht im Formular.

Wie lange werden Anträge aufbewahrt?

Entwürfe verfallen nach 30 Tagen. Dateien abgelehnter Anträge und die Antworten abgelehnter oder zurückgezogener Anträge für Kinder werden nach 30 Tagen gelöscht.