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AnleitungenKommunikation & DokumenteMeine Dokumente nutzen

Meine Dokumente (persönliche Ablage) nutzen

In „Meine Dokumente“ liegen deine persönlichen Unterlagen aus dem Verein: Mitgliedsbestätigung, Aufnahmebeleg, Kündigungsbestätigung und eigene Dateien. Nur du hast Zugriff, der Vorstand nur bei Bedarf, und jeder Zugriff wird für dich protokolliert.

Ausgangslage und Ziel

Beispiel: Du brauchst die Mitgliedsbestätigung für den Arbeitgeber, willst deinen Impfnachweis fürs Ferienlager ablegen und wissen, ob jemand vom Vorstand in deine Ablage geschaut hat. Am Ende hast du alles an einem Ort.

Hintergrund: Meine Dokumente (Handbuch).

Für wen

Alle Mitglieder mit Konto, Eltern für ihre Kinder. Der Vorstand mit dem entsprechenden Recht für Dokumente einzelner Personen.

Voraussetzungen

  • Du bist angemeldet und Mitglied.
  • Eltern sehen die Ablage des Kindes, wenn die Verknüpfung bestätigt ist.
  • Erlaubt sind PDF, JPEG, PNG und WebP bis 10 MB. Pro Person sind 500 Dokumente möglich.

Schritt für Schritt

Website: finden und ansehen

  1. Öffne in der Seitenleiste unter Verein den Eintrag Mein Profil. Der Abschnitt Meine Dokumente steht weiter unten. Eltern öffnen Familie, wählen das Kind und finden dort Dokumente („Dokumente von“).
  2. Ganz oben steht: „Das ist deine persönliche Ablage. Nur du hast Zugriff; der Vorstand nur bei Bedarf, und jeder Zugriff wird protokolliert.“
  3. Jede Zeile zeigt die Herkunft: selbst hochgeladen, vom Vorstand abgelegt oder vom System erzeugt. Wähle Herunterladen, um sie zu öffnen.
  4. Noch leer? Dann steht dort „Noch keine Dokumente. Belege und Bestätigungen erscheinen hier automatisch.“

Website: eigene Datei ablegen

  1. Wähle unter Eigene Dateien ablegen die Option Datei auswählen oder ziehe die Datei auf das Feld.
  2. Während des Hochladens steht „[Name] wird hochgeladen …“. Danach erscheint die Datei in der Liste als „selbst hochgeladen“.

Website: Mitgliedsbestätigung erstellen

Wähle Mitgliedsbestätigung erstellen, setze optional einen Stichtag und wähle PDF erzeugen. Die Anleitung dazu steht unter PDFs erzeugen.

Website: ausblenden und löschen

  1. Eigene Uploads kannst du mit [Titel] löschen endgültig entfernen. Bestätige „Dokument löschen?“.
  2. Belege und erzeugte Dokumente lassen sich nicht löschen: „Dieses Dokument kann nicht gelöscht werden. Du kannst es stattdessen ausblenden.“ Wähle Ausblenden. Mit Ausgeblendete Dokumente anzeigen holst du sie zurück in die Liste und mit Einblenden wieder auf die Hauptliste.

Website: Zugriffsprotokoll

  1. Wähle Wer hat zugegriffen? (Zugriffsprotokoll).
  2. Du siehst „Die letzten 100 Zugriffe des Vorstands auf diese Ablage“ mit Aktion (Liste angesehen, heruntergeladen, hochgeladen, gelöscht). Hat niemand zugegriffen, steht „Der Vorstand hat bisher nicht zugegriffen.“
  3. Zugriffsprotokoll ausblenden schließt die Liste.

App

  1. Tippe unten auf Mehr und im Abschnitt Meine Unterlagen auf Meine Dokumente. Eltern sehen oben die Auswahl Meine und die Namen der Kinder. Auch unter Verein, Reiter Profil, steht die Zeile Meine Dokumente.
  2. Tippe ein Dokument an, um es zu lesen, herunterzuladen oder zu teilen. Die Herkunft steht dabei: Von dir hochgeladen, Vom Vorstand, Vom Verein erstellt. Ausgeblendete haben das Etikett Ausgeblendet.
  3. Hochladen, Ausblenden und das Zugriffsprotokoll gehen nur auf der Website.

Was die anderen sehen

Der Vorstand sieht deine Ablage nur mit besonderem Recht und für die Vereinsarbeit. Jeder Zugriff erscheint in deinem Protokoll. Eltern sehen die Ablage ihres Kindes. Für Vorstandsmitglieder gilt: Sie legen ein Dokument für eine Person mit Dokument für diese Person ablegen ab und löschen nur mit einem Pflichtgrund (Wunsch des Mitglieds, Falsch zugeordnet, Fehlerhaft, Sonstiges), der protokolliert wird.

Sonderfälle

  • Person ohne Konto: Der Vorstand legt Dokumente ab, die Person sieht sie nicht online: „Diese Person hat kein Konto – die Dokumente liegen nur hier.“
  • Limit erreicht: „Für diese Person sind schon 500 Dokumente abgelegt – mehr passen nicht.“
  • Speicher des Vereins voll: Uploads werden abgelehnt, bestehende Dokumente bleiben.

Korrigieren und zurücknehmen

Falsch hochgeladen: löschen. Versehentlich ausgeblendet: Einblenden. Ein Beleg vom Verein lässt sich nicht löschen, nur ausblenden.

Nach einem Austritt oder einer Löschung nach Datenschutzrecht gelten Aufbewahrungsfristen. Siehe Auskunft und Löschung.

Typische Fehler

  • Word- oder Excel-Datei hochladen: „Dieses Format wird nicht unterstützt. Erlaubt sind PDF, JPEG, PNG und WebP.“
  • Datei über 10 MB: „Die Datei ist zu groß (höchstens 10 MB).“
  • Ablage mit dem Vereinsarchiv verwechseln: „Meine Dokumente“ ist privat, das Archiv ist für den Verein.

Wer darf das?

Jedes Mitglied für die eigene Ablage, Eltern für ihr Kind. Der Vorstand nur mit dem Recht auf persönliche Dokumente. Alle anderen haben keinen Zugriff.

Häufige Fragen

Gibt es hier Bestätigungsanfragen?

Nein, die findest du unter Dokumente, Reiter Bestätigungen, siehe Bestätigung anfordern.

Weiter mit

MitgliedsausweisEinwilligung, Auskunft, Löschung