Datenschutzhinweis und Auftragsverarbeitung

Der Verein ist Verantwortlicher für die Daten seiner Mitglieder, MyVerein verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter. Dafür braucht es zwei Dinge: den Datenschutzhinweis für Mitglieder und Interessierte und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) zwischen Verein und MyVerein.

Der mitgelieferte Datenschutzhinweis ist ein Muster, keine Rechtsberatung. Lass den fertigen Text prüfen, bevor du ihn veröffentlichst.

Für wen

Vorsitz und Stellvertretung für den Hinweis. Die Inhaberin bzw. der Inhaber des Vereins (Inhaber:in) für den AV-Vertrag.

Voraussetzungen

Für den Hinweis: Recht, Datenschutz zu verwalten (Vorsitz, Stellvertretung).
Für die Annahme des AV-Vertrags: du bist Inhaber:in des Vereins in MyVerein. Der Vertrag erscheint erst, wenn MyVerein ihn für deinen Verein bereitstellt.

Schritt für Schritt

Website

Datenschutzhinweis veröffentlichen

Öffne unter Verwaltung Datenschutz und Einstellungen. Trage Verantwortlichen (Name und Anschrift) und Datenschutz-Kontakt ein, prüfe das Einwilligungsalter (10 bis 18 Jahre, Standard 18) und speichere.
Öffne Datenschutzhinweis und wähle Muster-Entwurf laden. Das füllt Vereinsdaten, Kontakt und die geltenden Aufbewahrungsfristen ein. Das Muster siehst du auch hier: Muster: Datenschutzhinweis.
Prüfe den Text und lass ihn rechtlich prüfen. Wähle Vorschau und veröffentliche den Text mit dem Button, der die neue Versionsnummer nennt (100 bis 50.000 Zeichen). Ist der Text unverändert, passiert nichts. Frühere Versionen bleiben unter Frühere Versionen erhalten.
Neue Antragstellende sehen die Version im Beitrittsformular und können Datenschutzhinweis lesen. Die Kenntnisnahme wird mit Version und Zeitpunkt am Antrag vermerkt. Der Antrag geht auch ohne Hinweis und ohne Kenntnisnahme durch.
Mitglieder ohne Konto bekommen den Hinweis ausgehändigt. Vermerke das in ihrer Mitgliedsakte unter Datenschutz mit dem Button „… als übergeben vermerken“. Auf dem Hinweis steht dann auch, woher ihre Daten stammen.

AV-Vertrag annehmen (Inhaber:in)

Sobald ein Vertrag zur Annahme bereitsteht, erscheint ein Banner „AV-Vertrag“, und du bekommst eine Benachrichtigung.
Öffne den Bereich AV-Vertrag und wähle Vertrag ansehen und annehmen. Lies Text, Unterauftragsverarbeiter und technisch-organisatorische Maßnahmen. Du kannst den Vertrag als Textdatei oder Webseite herunterladen.
Trage deinen vollständigen Namen ein, hake „Ich bin berechtigt, diesen Vertrag für den Verein abzuschließen“ an und wähle den Button … annehmen, der die Versionsnummer nennt. Die Zustimmung wird unveränderbar mit Version, Zeit und Konto gespeichert.

App

Unter Mehr, Datenschutz findest du die Karten Datenschutzhinweis des Vereins und den Hinweis zum AV-Vertrag. Beides ist nur zum Lesen. Die Inhaber:in sieht „Bitte auf der Website bestätigen“.

Wer darf das?

Vorsitz, Stellvertretung: Hinweis veröffentlichen, Einstellungen ändern.
Wer Mitglieder bearbeiten darf: den Vermerk „übergeben“ für Mitglieder ohne Konto setzen.
Nur die Inhaber:in des Vereins: den AV-Vertrag annehmen.
Alle Mitglieder: den aktuellen Hinweis lesen.

Häufige Fragen

Muss ich dem Datenschutzhinweis zustimmen?

Nein. Er ist eine Information, keine Einwilligung. Es wird nur vermerkt, dass er angezeigt wurde.

Warum gehört nichts davon in eine Einwilligung?

Was für die Mitgliedschaft nötig ist, steht im Hinweis. Einwilligungen sind immer freiwillig, siehe Einwilligungen einführen.

Ich bin Vorsitzende, kann den Vertrag aber nicht annehmen.

Nur die Inhaber:in des Vereins kann ihn annehmen. Alle anderen können ihn lesen.

Was passiert, wenn niemand annimmt?

Zuerst erinnert ein Banner mit einer Frist. Nach Ablauf kann der Verein vorübergehend nichts mehr ändern, bis der Vertrag angenommen ist. Ansehen, Datenauskunft, Löschanträge und der Widerruf von Einwilligungen funktionieren weiter.

Kann ich das Muster einfach übernehmen?

Es ist ein Muster. Bitte prüfen lassen.