Anwesenheit beim Training erfassen und abschließen

Du tippst am Platz, wer da ist, und die Papierliste entfällt. Die Liste ist die Grundlage für die spätere Auswertung.

Ausgangslage und Ziel

Dienstag, 18 Uhr, U12-Training. 14 Kinder kommen, ein Probekind ist dabei, ein Kind hat sich vorher krank gemeldet. Am Ende soll eine saubere, abgeschlossene Liste im System stehen.

Für wen

Trainer:innen und Abteilungsleitung für Termine der eigenen Abteilung, Vorsitz und Stellvertretung für alle Termine.

Voraussetzungen

Der Termin liegt in einem Kalender deiner Abteilung. Die Liste enthält die Mitglieder der Abteilung und alle, die sich zum Termin angemeldet haben. Wartelistenplätze stehen nicht auf der Liste.
Der Termin ist nicht abgesagt.
Für das Erfassen unterwegs: eine App auf dem Handy, siehe unten.

Schritt für Schritt

Website

Öffne in der Gruppe Kalender & Treffen den Kalender und klicke den Termin an. Wähle den Reiter Anwesenheit.
- Ergebnis: Die Liste zeigt alle erwarteten Personen. Darüber steht die Zusammenfassung „Anwesend: 0 · Entschuldigt: 1 · Unentschuldigt: 0 · Offen: 14“.
Tippe pro Person auf Anwesend, Entschuldigt oder Unentschuldigt. Mit einem zweiten Tipp auf denselben Knopf wird der Eintrag wieder offen. Alle anwesend setzt alle noch offenen Personen auf anwesend. Wer schon als entschuldigt vorbelegt ist, bleibt entschuldigt.
- Ergebnis: Unter der Liste erscheint „Wird gespeichert …“ und dann „Gespeichert.“
Ergänze Personen unter Person ergänzen: Suche mit Mitglied suchen (mindestens 2 Buchstaben) ein Mitglied, das nicht auf der Liste steht. Für das Probekind trägst du bei Gast oder Probetraining (nur Name) den Namen ein und wählst Gast eintragen. Beide werden sofort als anwesend eingetragen. Zur Person wird kein Freitext gespeichert.
Trägst du minderjährige Anwesende ein, brauchst du eine Aufsicht. Wähle unter Aufsichtspersonen bei Aufsicht hinzufügen eine erwachsene Person aus der Liste und Eintragen.
- Ergebnis: Der gelbe Hinweis „… Minderjährige sind anwesend, aber es ist keine Aufsichtsperson eingetragen“ verschwindet.
Wähle Liste abschließen. Der Knopf ist erst aktiv, wenn alle Änderungen gespeichert sind. Im Fenster Liste abschließen? kannst du Die n offenen Personen als unentschuldigt markieren einschalten und bestätigst mit Abschließen.
- Ergebnis: Oben steht „Die Liste ist abgeschlossen. Änderungen brauchen jetzt einen Grund und werden protokolliert.“
Optional: Anwesenheitsliste (PDF) legt die Liste im Dokumentenarchiv ab (siehe PDF erzeugen).

App

Tippe unten auf Kalender, oben auf Termine. Tippe an der Terminzeile auf Anwesenheit oder öffne den Termin und tippe dort auf Anwesenheit.
Tippe pro Person auf Anwesend, Entschuldigt oder Fehlt. Nochmal tippen macht den Eintrag offen. Alle anwesend setzt die offenen Personen. Oben siehst du „n anwesend, n entschuldigt, n fehlen, n offen“.
Gäste: Gib bei Person ergänzen den Namen ein („Name (Gast oder Probetraining)“) und tippe auf Person hinzufügen. Zum Entfernen einen Gast wieder auf „offen“ setzen.
Aufsicht: Aufsicht festlegen und eine erwachsene Person wählen.
Liste abschließen. Du kannst n offene als „Fehlt“ markieren. Bestätige mit Jetzt abschließen.

Schlechtes Netz in der App

Die App sendet deine Tipps gebündelt und merkt sich, was nicht ankam. Ein Banner zeigt „n Änderungen noch nicht gesendet“ und „Keine Verbindung. Deine Eingaben bleiben erhalten und werden automatisch erneut gesendet.“ Mit Jetzt erneut senden stößt du es an. Abschließen geht erst, wenn alles gesendet ist („Es gibt noch ungesendete Änderungen …“). Verlässt du die Liste mit ungesendeten Änderungen, fragt die App mit Bleiben oder Verwerfen. Bleibe also, bis das Banner verschwunden ist. Eine abgesendete Änderung kann nicht doppelt gezählt werden.

Was andere mitbekommen

Mitglieder und Eltern sehen später ihre eigene Quote (Auswertung). Eine Benachrichtigung gibt es beim Erfassen nicht.
Wer sich krank gemeldet hat, ist als entschuldigt mit dem Zusatz Abmeldung vorbelegt. Grund und Art der Meldung siehst du nie.

Sonderfälle

Mitglieder ohne Konto erfasst du genauso wie alle anderen. Sie stehen auf der Liste, wenn sie in der Abteilung oder angemeldet sind.
Angemeldete Gäste aus der Veranstaltungsanmeldung werden nicht vorgeladen. Ergänze den Namen.
Minderjährige sind mit Minderjährig gekennzeichnet. Der Aufsichtshinweis ist eine Hilfe, kein Betreuungskonzept und keine Rechtsaussage.
Nachträglich erfassen geht jederzeit, solange der Termin nicht abgesagt ist.

Rückgängig machen

Vor dem Abschluss tippst du einfach noch einmal auf den Status. Nach dem Abschluss ist jede Änderung nur mit Grund möglich, siehe Anwesenheit nachträglich korrigieren.

Typische Fehler

„Alle anwesend“ gedrückt, bevor ein Kind als entschuldigt oder fehlend gesetzt wurde. Setze die Ausnahmen zuerst oder korrigiere sie danach.
Vergessen abzuschließen: Die Liste zählt trotzdem, ist in der Auswertung aber als „noch nicht abgeschlossen“ markiert.
Gast als Mitglied angelegt oder umgekehrt: Gäste haben keine Quote.

Wer darf das?

Trainer:innen und Abteilungsleitung nur bei Terminen der eigenen Abteilung, Vorsitz und Stellvertretung bei allen. Mitglieder, Eltern und Beisitz sehen nur die eigene Anwesenheit.

Häufige Fragen

Ich sehe den Reiter Anwesenheit nicht.

Dir fehlt das Recht, oder der Termin gehört nicht zu deiner Abteilung.

Wie lange werden die Listen gespeichert?

Standardmäßig 3 Jahre. Der Verein kann das einstellen.

Wer sieht die Liste?

Wer die Anwesenheit lesen darf, also Trainer:innen und Abteilungsleitung der Abteilung sowie Vorsitz und Stellvertretung.