Mitteilung an alle oder eine Abteilung schreiben

Du willst den Verein oder eine Abteilung informieren, ohne WhatsApp-Gruppe und Sammelmail. Am Ende ist die Mitteilung auf dem Schwarzen Brett, bei Wunsch per E-Mail und Push zugestellt, und du siehst, wer sie gelesen hat.

Ausgangslage und Ziel

Beispiel: Die Fußball-Abteilung muss das Training am Samstag auf einen anderen Platz verlegen. Alle Mitglieder der Abteilung sollen es heute noch erfahren, die Eltern der Kinder auch.

Hintergrund und alle Optionen findest du im Handbuch unter Mitteilungen verfassen.

Für wen

Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung (ganzer Verein). Abteilungsleitung und Trainer:innen (eigene Abteilung).

Voraussetzungen

Verfassen geht nur auf der Website. Die App zeigt Mitteilungen nur zum Lesen.
Der Verein hat Abteilungen angelegt, sonst steht bei der Zielgruppe „Der Verein hat noch keine Abteilungen.“
Dir ist als Abteilungsleitung oder Trainer:in eine Abteilung zugeordnet. Sonst steht dort „Dir ist keine Abteilung zugeordnet.“

Schritt für Schritt

Website

Öffne in der Seitenleiste in der Gruppe Verein den Eintrag Mitteilungen. Wenn du schreiben darfst, siehst du die Reiter Schwarzes Brett, Verfassen und Verlauf. Wähle Verfassen.
Trage bei Titel eine kurze Überschrift ein, zum Beispiel „Training Samstag auf Platz 2“. Schreibe bei Text die Nachricht. Es gibt keine Formatierung, nur Text (höchstens 10.000 Zeichen).
Wähle unter An wen? den Empfängerkreis:
- Alle Mitglieder des Vereins (nur mit Recht für den ganzen Verein),
- eine oder mehrere Abteilungen,
- Funktionen und Rollen oder Mitgliedskategorien (nur mit Recht für den ganzen Verein),
- Einzelne Mitglieder: Tippe mindestens 2 Buchstaben in Mitglied suchen und wähle die Person.
Als Abteilungsleitung steht oben der Hinweis „Du schreibst im Namen deiner Abteilung(en) und erreichst nur deren Mitglieder.“
Schalte Erziehungsberechtigte einbeziehen ein, damit die Eltern der angeschriebenen Kinder die Mitteilung ebenfalls bekommen.
Unter Wie? ist das Schwarze Brett immer dabei. Setze zusätzlich die Haken bei E-Mail und Push (App).
Unter Optionen kannst du Oben anpinnen, ein Ablaufdatum (optional) setzen oder Zeitlich planen einschalten und einen Versandzeitpunkt wählen. Dringend gibt es nur mit dem Recht für den ganzen Verein.
Prüfe rechts den Kasten Wer wird erreicht?. Dort steht zum Beispiel „Erreicht 24 von 26 Personen“, dazu wie viele nur per E-Mail oder per Push erreichbar sind und wie viele „nicht erreichbar (keine E-Mail-Adresse oder abgemeldet)“ sind. Ändert sich deine Auswahl, rechnet der Kasten neu.
Wähle Jetzt senden. Bei geplantem Versand heißt der Knopf Planen. Bei großen Empfängerzahlen (Standard ab 50) fragt MyVerein „Wirklich an viele senden?“. Prüfe die Zahl und wähle An 80 senden bzw. Für 80 planen.
Du landest im Reiter Verlauf, oben steht „Mitteilung wurde versendet.“ (bei Planung: „Mitteilung ist geplant und geht zum gewählten Zeitpunkt raus.“).

Möchtest du später weiterschreiben, wähle statt Senden Als Entwurf speichern. Der Entwurf liegt im Verlauf.

Lesestatus prüfen

Öffne Verlauf und klicke die Mitteilung an. Du siehst Status, Zeitpunkt und den Block Zustellung und Lesestatus mit „Zugestellt“, „Gelesen“, „Fehlgeschlagen“ und „Nicht erreichbar“ je Kanal.
Mit dem Recht für den ganzen Verein siehst du zusätzlich unter Einzelne Empfänger Name, Kanal, Status und Gelesen. Du kannst nach Status filtern.
Abteilungsleitung und Trainer:innen sehen nur die Zahlen. Dort steht, dass Einzelheiten nur Mitglieder mit dem Recht „Mitteilungen an den ganzen Verein“ sehen.

App

Die App kann nichts verfassen. Mitglieder sehen die Mitteilung im Tab Mitteilungen unter Vereinsmitteilungen, neue mit dem Zeichen „Neu“, wichtige mit „Dringend“, angepinnte mit „Angepinnt“. Das Abzeichen am Tab zählt die ungelesenen. Per Push kommt nur ein allgemeiner Hinweis ohne Text.

Was die anderen sehen

Alle Empfänger sehen die Mitteilung auf dem Schwarzen Brett. Wer E-Mail eingeschaltet hat, bekommt zusätzlich eine eigene Mail. Niemand sieht die anderen Empfänger.
Mitglieder ohne Konto bekommen nur die E-Mail an ihre Kontakt-E-Mail, ohne Push.
Wer sich vom Thema abgemeldet hat, bekommt die Mail nicht, sieht die Mitteilung aber auf dem Schwarzen Brett.

Sonderfälle

Geteilte E-Mail-Adresse: Familien mit einer gemeinsamen Adresse bekommen eine gemeinsame Mail. Der Kasten nennt die Zahl.
Zu viele Empfänger oder Tageslimit: Es gibt Grenzen gegen Spam (Empfängerzahl, Mitteilungen pro Tag und Stunde, wenige „Dringend“ pro Tag, identische Mitteilung kurz hintereinander). Die Meldung sagt dir, was zu tun ist. Die Mitteilung bleibt dann als Entwurf erhalten.
Anhänge gibt es bei Mitteilungen nicht. Lege Dateien im Dokumentenarchiv ab (die Empfänger brauchen dafür ein Ordnerrecht) und nenne sie im Text, siehe Dokument im Vereinsarchiv ablegen.

Korrigieren und zurücknehmen

Entwurf: im Verlauf anklicken, Bearbeiten wählen oder Löschen.
Geplant: bis zum Versand mit Bearbeiten änderbar. Planung absagen stoppt sie (Status „Abgesagt“).
Gesendet: Nach dem Senden kannst du nichts mehr ändern. Zurückziehen nimmt sie vom Schwarzen Brett und stoppt noch nicht versendete Mails und Pushs. Was schon zugestellt ist, bleibt bei den Empfängern. Schreibe bei Fehlern lieber eine kurze Korrektur-Mitteilung.
Fehlgeschlagene Mails: Im Verlauf Fehlgeschlagene erneut senden.

„Dringend“ nur für Dinge, die wirklich nicht warten können. Dringende Mitteilungen kommen nie nur per Push, eine E-Mail geht immer mit.

Typische Fehler

Keine Zielgruppe gewählt: Der Knopf bleibt grau, darunter steht „Bitte wähle, wer die Mitteilung bekommen soll.“
Versandzeitpunkt in der Vergangenheit: „Der Versandzeitpunkt muss in der Zukunft liegen.“
Eltern vergessen: Ohne Erziehungsberechtigte einbeziehen erreichst du bei Kindern nur die Kinder selbst.

Wer darf das?

Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung für alle Zielgruppen. Abteilungsleitung und Trainer:innen nur für die eigene Abteilung, im Verlauf sehen sie nur ihre eigenen Mitteilungen. Alle anderen lesen nur.

Häufige Fragen

Kann ich die Mitteilung nur an Eltern schicken?

Wähle die Abteilung und schalte Erziehungsberechtigte einbeziehen ein. Eine reine Eltern-Zielgruppe gibt es nicht.

Warum fehlen mir Rollen und Kategorien?

Diese Zielgruppen sind für das Recht „ganzer Verein“ gedacht und bei der Abteilungsleitung ausgeblendet.

Gibt es eine Antwortfunktion?

Nein. Antworten auf die Mail gehen an die Antwortadresse deines Vereins.

Sehe ich, wer die Mitteilung nicht gelesen hat?

Mit dem Recht für den ganzen Verein ja, unter Einzelne Empfänger im Verlauf.