Einwilligungen verwalten

Manches darf der Verein nur tun, wenn die Person (bei Kindern: die Eltern) freiwillig zustimmt, zum Beispiel Fotos auf der Vereinsseite oder die Aufnahme in einen Messenger-Verteiler. Du legst Zwecke und Texte fest, Mitglieder und Eltern entscheiden digital, und du siehst in einer Übersicht, wer zugestimmt, abgelehnt oder noch nicht geantwortet hat. Jede Entscheidung wird mit Datum und Textversion nachweisbar gespeichert.

Immer freiwillig. Wer ablehnt oder nicht antwortet, behält vollen Zugang zu Mitgliedschaft, Anträgen und allen Funktionen. Der Schalter „Wird beim Beitritt angefragt und erinnert (freiwillig)“ steuert nur, wonach MyVerein fragt und woran es erinnert. Was für die Mitgliedschaft nötig ist, gehört in den Datenschutzhinweis, nicht in eine Einwilligung. Keine Rechtsberatung.

Für wen

Vorsitz und Stellvertretung.

Voraussetzungen

Du hast das Recht, Datenschutz zu verwalten (Vorsitz, Stellvertretung). Zum reinen Ansehen genügt das Recht, Datenschutz anzusehen.
Verantwortlicher und Datenschutz-Kontakt sind eingetragen (Datenschutzhinweis und Auftragsverarbeitung).

Schritt für Schritt

Website

Öffne in der Seitenleiste unter Verwaltung Datenschutz und dort Einwilligungen, Bereich Zwecke und Texte. Fünf Standardzwecke sind angelegt, aber noch nicht aktiv: Foto/Video, Veröffentlichung, Messenger-Verteiler, Weitergabe an den Verband, Profilfoto/Ausweis.
Eigenen Zweck anlegen: Wähle Neuer Zweck und gib Name, Beschreibung und optional ein eigenes Mindestalter an. Ab diesem Alter entscheidet die Person selbst, darunter die Erziehungsberechtigten. Ohne Angabe gilt die Altersgrenze des Vereins (Standard 18, einstellbar unter Einstellungen im Bereich Datenschutz).
Text veröffentlichen: Schreibe klar, wofür die Daten genutzt werden und dass die Einwilligung freiwillig, ohne Nachteil ablehnbar und jederzeit widerrufbar ist (10 bis 5000 Zeichen). Erst mit dem ersten Text wird der Zweck aktiv.
Optional setzt du den Schalter Wird beim Beitritt angefragt und erinnert (freiwillig).
Später ändern: Wähle Neue Textversion. Du siehst live einen Wortvergleich zur Vorversion. Veröffentlichte Versionen sind unveränderlich. Wer früher entschieden hat, sieht den neuen Text und kann neu entscheiden. Versionen anzeigen listet alle Versionen.
Übersicht: Pro Zweck siehst du, wie viele eingewilligt, nicht eingewilligt oder noch nicht entschieden haben. Die Tabelle Mitglied mal Zweck zeigt Ja, Nein oder Offen. Bei Minderjährigen steht „(Erziehungsberechtigte)“. Du kannst nach Name, Zweck und Stand filtern.
Erinnern: Wähle einen Zweck und „noch nicht entschieden“, dann Erinnerung vorbereiten. Mitteilungen öffnet sich mit freundlichem Text und allen Offenen als Empfängern. Prüfe beides und sende (Mitteilungen).
Papiernachweis (für Personen ohne Konto und Minderjährige ohne Eltern-Konto): Öffne in der Mitgliederliste das Schild-Symbol bei der Person, wähle Per Papiernachweis erfassen, trage Datum und Quelle ein (beides Pflicht, zum Beispiel „Aufnahmeformular auf Papier, Ablage 3“) und wähle Einwilligung erfassen oder Ablehnung oder Widerruf erfassen.

App

Verwalten geht nur auf der Website. Mitglieder und Eltern entscheiden in der App unter Mehr, Datenschutz. Eltern finden die Einwilligungen ihrer Kinder auch auf Heute. Zum Entscheiden wählen Mitglieder auf der Website Einwilligen, in der App Ich willige ein; beide bieten außerdem Nicht einwilligen und später Widerrufen.

Wer darf das?

Vorsitz, Stellvertretung: Zwecke anlegen und bearbeiten, Texte veröffentlichen, Papiernachweise erfassen, Übersicht und Protokoll ansehen.
Alle anderen Rollen (auch Schriftführung, Kasse, Abteilungsleitung): kein Zugriff auf Verwaltung und Übersicht.
Eltern mit Verknüpfung „darf einwilligen“: entscheiden für das Kind.

Häufige Fragen

„Offen“ ist ein Mangel, oder?

Nein. Es heißt nur: angefragt, noch keine Entscheidung. Niemand wird deswegen gesperrt, gemahnt oder benachteiligt.

Kann ich Einwilligungen zur Pflicht machen?

Nein, bewusst nicht. Auch in Formularen kann ein Einwilligungsfeld nie Pflicht sein.

Kann ich einen veröffentlichten Text korrigieren?

Nein, nur eine neue Version veröffentlichen. Die Vorversion bleibt als Nachweis erhalten.

Was passiert beim Widerruf?

Er wirkt ab sofort und ist immer möglich. Beim Zweck „Profilfoto / Ausweis“ wird das Foto entfernt.

Was passiert mit dem Einwilligungsalter und mit 18?

Ab dem Einwilligungsalter des Vereins entscheidet die Person selbst. Mit 18 endet zusätzlich die Eltern-Verknüpfung. Einwilligungen der Eltern erscheinen bei der Person als „Bitte bestätigen“. Das ist nur eine Anzeige, es wird nichts automatisch widerrufen.

Ich sehe den Bereich „Datenschutz“ nicht.

Er erscheint nur für Vorsitz und Stellvertretung.

Eltern sehen die Einwilligungen ihres Kindes nicht.

Prüfe die Verknüpfung: Sie muss bestätigt sein, das Recht „darf einwilligen“ enthalten, und das Kind muss unter 18 sein.

Wird die Einstellung „beide Erziehungsberechtigte“ geprüft?

Sie wird gespeichert, aber noch nicht durchgesetzt. Ein Elternteil mit Recht genügt.