Treffen und Sitzungen

Unter Treffen verwaltet dein Verein Sitzungen: Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen oder andere Runden. Du legst ein Treffen an, trägst die Tagesordnung ein, lädst Leute ein, hältst Anwesenheit, Protokoll und Beschlüsse fest und findest mit der Terminfindung einen Termin, an dem alle Zeit haben.

Für wen

Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung legen an und dokumentieren. Alle anderen lesen mit und sagen zu oder ab.

Voraussetzungen

Du bist angemeldet und Mitglied. Eingeladen werden können nur Mitglieder mit Konto.
Für die Terminfindung haben die Eingeladenen ihre Verfügbarkeit gepflegt, siehe Material & Orte.
Abstimmungen, Wahlen und die Mitgliederversammlung mit Check-in findest du im Bereich Abstimmungen & Versammlung.

Schritt für Schritt

Treffen anlegen

Website

Öffne in der Gruppe Kalender & Treffen den Eintrag Kalender und den Reiter Treffen. Wähle Neues Treffen.
Trage den Titel ein und wähle die Art: Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung oder Sonstiges Treffen. Die Art entscheidet, wer das Treffen sehen darf.
Der Termin ist optional. Lässt du ihn leer, läuft die Terminfindung. Wähle Anlegen.

App

Tippe auf Kalender, dann auf den Reiter Treffen und Neues Treffen.
Trage Titel, Art und Termin ein. Ein leerer Termin heißt „Offen (Terminfindung)“. Tippe auf Anlegen.

Mit Termin ist der Status Geplant, ohne Termin Terminfindung.

Tagesordnung und Protokoll

Website: Öffne das Treffen. Im Kasten Tagesordnung steht der Text, darunter Protokoll. Wähle Bearbeiten, trage die Texte ein und wähle Speichern.
App: Öffne das Treffen und tippe auf den Link Speichern unter dem Protokoll, ändere die Texte und drücke den Knopf Speichern.
Tagesordnung und Protokoll sind je ein einfaches Textfeld. Es gibt keine Versionen und keine Sperre nach der Freigabe.

Mitglieder einladen

Öffne das Treffen und den Kasten Eingeladene.
Website: Wähle bei Mitglied einladen ein Mitglied und Einladen. App: Tippe auf Mitglieder einladen, dann bei der Person auf Einladen.
Die Antwort steht dabei: Ausstehend, Zugesagt oder Abgesagt. Mit Entfernen nimmst du die Einladung zurück.
Eingeladene werden benachrichtigt, wenn der Schalter Eingeladene benachrichtigen an ist. Das gilt auch beim Verschieben, Absagen und Löschen.

Zusagen oder absagen

Öffne das Treffen. Im Kasten Zu-/Absage wählst du Zusagen oder Absagen. Du kannst die Antwort später ändern. Siehst du den Kasten nicht, bist du nicht eingeladen.

Terminfindung

Lege das Treffen ohne Termin an und lade die Teilnehmenden ein.
Wähle im Kasten Termin-Kandidaten prüfen Datum und Uhrzeit eines Vorschlags und Hinzufügen. Wiederhole das für alle Vorschläge.
Wähle Verfügbarkeit prüfen. Du siehst je Vorschlag, zum Beispiel „3/4 verfügbar“. Die Website zeigt dazu die Namen mit Haken oder Kreuz, die App ein Symbol je Person.
MyVerein wählt keinen Termin für dich aus. Trage den besten Termin im Treffen ein (Bearbeiten auf der Website, Treffen verwalten, Termin speichern in der App). Der Status wechselt auf Geplant. Die Kandidatenliste wird nicht gespeichert.

Es zählt der Beginn deines Vorschlags. Die Dauer wird nicht geprüft. Eingeladene ohne Verfügbarkeitseintrag zählen als „nicht verfügbar“.

Anwesenheit und Stimmrecht

Öffne im Treffen den Kasten Anwesenheit. Er listet nur die Eingeladenen. Wer fehlt, muss vorher eingeladen werden.
Setze pro Person die Kästchen Anwesend und Stimmrecht und wähle Speichern.
Bei Vollmacht für wählst du die Person, für die abgestimmt wird. Keine Vollmacht entfernt den Eintrag.

Das Stimmrecht setzt du von Hand. MyVerein prüft nicht, ob jemand stimmberechtigt sein dürfte, und rechnet keine Beschlussfähigkeit aus.

Beschlüsse festhalten und korrigieren

Öffne den Kasten Beschlüsse und wähle Neuer Beschluss.
Trage Beschreibung, Dafür, Dagegen, Enthaltung und Ergebnis ein, zum Beispiel „angenommen“. Wähle Anlegen. Es wird nichts nachgerechnet.
Zum Korrigieren wählst du Beschluss korrigieren, änderst mindestens ein Feld und trägst einen Berichtigungsvermerk ein (Pflicht). Nach Korrektur speichern zeigt der Beschluss den neuen Stand und „Berichtigt am …“. Die alten Werte bleiben im Systemprotokoll nachvollziehbar. Löschen kann man einen Beschluss nicht.

Status und Löschen

Setze den Status auf Terminfindung, Geplant, Abgehalten oder Protokolliert. Das System ändert ihn nicht von allein. Website: Bearbeiten, Status ändern. App: Treffen verwalten, Status. Treffen löschen entfernt Einladungen, Anwesenheit und Beschlüsse endgültig.

Wer darf das?

Anlegen, bearbeiten, einladen, Anwesenheit, Beschlüsse, Terminfindung: Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung. Beisitz, Kassenwart:in und Abteilungsleitung dürfen bei Treffen nicht schreiben.
Vorstandssitzungen sehen: nur Eingeladene, Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung und Beisitz. Für alle anderen existiert die Sitzung nicht.
Mitgliederversammlungen und Sonstige sehen: alle Mitglieder.
Zu- und Absage: alle Eingeladenen.
Externe Gäste, zum Beispiel Erziehungsberechtigte, sehen keine Treffen.

Häufige Fragen

Ich sehe „Neues Treffen“ nicht.

Dir fehlt das Schreibrecht. Ohne Recht siehst du Treffen nur lesend.

Eine Vorstandssitzung fehlt in meiner Liste.

Vorstandssitzungen sehen nur Eingeladene und der Vorstand. Wen du einlädst, sieht Tagesordnung, Protokoll und Beschlüsse.

Erscheinen Treffen im Kalender?

Nein, nicht im Terminkalender und nicht im Abo. Lege bei Bedarf zusätzlich einen Termin an.

Ist das Protokoll rechtssicher?

MyVerein speichert Text und Änderungen im Systemprotokoll. Ob digitale Protokolle bei euch gelten, regelt eure Satzung.