Protokoll schreiben, freigeben und als PDF exportieren

Nach der Versammlung schreibst du das Protokoll in MyVerein, lässt es von zwei Personen bestätigen, genehmigst es in der nächsten Versammlung und legst es als PDF ab. Die Mitglieder lesen das genehmigte Protokoll in der App oder auf der Website.

Ausgangslage und Ziel

Beispiel: Die Jahreshauptversammlung war gestern. Das Protokoll soll geschrieben werden und bei der nächsten Versammlung im Herbst genehmigt werden. Am Ende liegt ein unveränderliches, archiviertes Protokoll vor, das auch als PDF im Archiv liegt.

Hintergrund: Protokoll freigeben & exportieren.

Für wen

Schriftführung, Vorsitz und Stellvertretung. Mitglieder lesen genehmigte Protokolle.

Voraussetzungen

Das Treffen hat stattgefunden. Zur Genehmigung braucht es eine spätere Versammlung der gleichen Art, die als Treffen angelegt ist. Sonst steht dort „Es ist noch keine spätere Versammlung angelegt, in der das Protokoll genehmigt werden kann.“
Du darfst Treffen bearbeiten oder die Versammlung verwalten.
Die Versammlungsleitung und die Schriftführung sind zwei verschiedene Personen.

Schritt für Schritt

Website: Entwurf schreiben

Öffne unter Kalender & Treffen, Kalender, Reiter Treffen das Treffen und wähle bei der Mitgliederversammlung den Reiter Protokoll. (Bei anderen Treffen steht das Protokoll im Treffen im Kasten Protokoll.)
Wähle TOPs aus der Tagesordnung einfügen. Pro Tagesordnungspunkt entsteht eine Überschrift.
Schreibe unter Protokolltext (Markdown, je TOP eine Überschrift) den Text. Überschriften schreibst du mit #, Listen mit -.
Wähle Entwurf speichern. Der Status ist „Entwurf“.

Website: Bestätigen und vorlegen

Im Kasten Bestätigung des Textes bestätigen Versammlungsleitung und Schriftführung den aktuellen Text mit Versammlungsleitung bestätigt bzw. Schriftführung bestätigt. Das müssen zwei verschiedene Personen sein, sonst steht „Leitung und Schriftführung müssen zwei verschiedene Personen sein.“ Jede Änderung am Text nimmt die Bestätigungen zurück. Bei ungespeicherten Änderungen steht „Speichere zuerst den Entwurf.“
Wähle Zur Genehmigung vorlegen und bestätige. Danach lässt sich der Text nicht mehr ändern, bis das Protokoll genehmigt oder wieder geöffnet wird. Solange nicht beide bestätigt haben, steht „Vorlegen geht, sobald beide den aktuellen Text bestätigt haben.“
Der Status ist „Zur Genehmigung“. Ein Hinweis nennt die nächste Versammlung: „Das Protokoll wird in der nächsten Versammlung „[Titel]“ ([Datum]) genehmigt. Nimm den TOP „Genehmigung des Protokolls“ dort auf.“

Website: Genehmigen und archivieren

In der nächsten Versammlung nehmt ihr den TOP auf und lasst per Abstimmung darüber entscheiden (siehe Versammlung durchführen).
Öffne danach das Protokoll. Im Kasten steht Beschluss der Versammlung „[Titel]“ mit dem angenommenen Beschluss. Gibt es keinen, steht „Dort gibt es noch keinen angenommenen Beschluss.“ Wähle den Beschluss und Als genehmigt festhalten. Bestätige „Das Protokoll gilt dann als genehmigt und ist unveränderlich.“
Wähle Archivieren. Der Status ist „Archiviert“.
Fällt bei der Genehmigung ein Fehler auf, hilft vor der Genehmigung Wieder öffnen (nicht genehmigt). Danach bearbeitest du wieder und legst erneut vor.

Website: Als Datei exportieren

Wähle Als HTML exportieren oder Als Markdown exportieren. Beide enthalten Teilnehmende, Beschlussfähigkeit, Beschlüsse, Einladungsnachweis und eine Prüfsumme (SHA-256).
Für das PDF wähle Protokoll als PDF und im Dialog PDF erzeugen. Das PDF gibt es erst nach der Genehmigung („Das Protokoll ist noch nicht genehmigt. Ein PDF gibt es erst nach der Genehmigung.“).
Der Dialog zeigt den Fortschritt („Dein Dokument ist in der Warteschlange …“, „Das PDF wird erstellt …“). Du kannst ihn schließen. Danach steht „Fertig. Das Dokument liegt jetzt im Dokumentenarchiv und kann hier heruntergeladen werden.“ Das PDF liegt im Archiv im Systemordner für Versammlungen.

App

Tippe unten auf Verein, dann auf Mitgliederversammlung, und öffne die Versammlung.
Im Abschnitt Protokoll liest du das genehmigte Protokoll mit dem Vermerk Genehmigt. Vorher steht „Das Protokoll ist noch nicht genehmigt. Du siehst es hier, sobald es freigegeben ist.“ Berichtigungen erscheinen als „Berichtigung: …“.

Schreiben, bestätigen, genehmigen und exportieren geht nur auf der Website.

Was die anderen sehen

Mitglieder sehen nur genehmigte Protokolle ihrer Treffenart (Mitgliederversammlungen alle Mitglieder, Vorstandssitzungen nur der Vorstandskreis). Bis dahin steht „Das Protokoll wird nach der Genehmigung hier veröffentlicht.“

Sonderfälle

Fehler nach der Genehmigung: Der Text ist gesperrt. Schreibe im Feld Neuer Berichtigungsvermerk den Hinweis und wähle Vermerk hinzufügen. Er steht als Berichtigung unter dem Text. Unter Versionen siehst du die Historie.
Umlaufbeschluss: Das Beschlussprotokoll entsteht dort automatisch, ihr müsst nichts schreiben.
Anwesenheitsliste für das Protokoll: siehe PDFs erzeugen.

Rückgängig machen

Vor der Genehmigung: Wieder öffnen (nicht genehmigt). Nach der Genehmigung gibt es kein Zurück, nur Berichtigungsvermerke.

Das PDF enthält die Anwesenheit nur als Zahlen, keine Namen. Berichte nennen Namen nur, wo es nötig ist.

Typische Fehler

Text nach der Bestätigung geändert: Die Bestätigungen sind zurückgenommen, beide müssen neu bestätigen.
Genehmigung in einer Versammlung anderer Art: „Die genehmigende Versammlung muss vom gleichen Typ sein.“
Abgelehnten Beschluss verknüpft: „Dieser Beschluss wurde nicht angenommen.“

Wer darf das?

Entwurf bearbeiten, bestätigen, vorlegen: wer Treffen bearbeiten oder die Versammlung verwalten darf. Genehmigen, archivieren, Berichtigungsvermerke und PDF: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung mit dem Recht, die Versammlung zu verwalten, und dem Recht, Dokumente zu erzeugen.

Häufige Fragen

Kann ich das PDF mit eigenem Briefkopf bekommen?

Ja. Logo, Farben und Anschrift stammen aus Logo, Farben und Briefkopf einstellen.

Finde ich das PDF später wieder?

Im Archiv im Systemordner für Versammlungen, siehe Dokument im Vereinsarchiv ablegen.