Neues Mitglied per Aufnahmeantrag aufnehmen

Diese Anleitung begleitet einen Aufnahmeantrag von Anfang bis Ende: Eine Person bewirbt sich, der Vorstand prüft, nimmt an oder lehnt ab, und beide Seiten wissen jederzeit, wo der Antrag steht. Das ersetzt Anmeldezettel und Mails an den Vorstand.

Ausgangslage und Ziel

Anna möchte in den Sportverein eintreten. Der Vorstand soll ihren Antrag prüfen und sie als Mitglied aufnehmen, ohne dass jemand Daten abtippen muss. Hintergrund zu allen Funktionen findest du unter Mitglied werden und Das Aufnahmeformular gestalten.

Für wen

Für Bewerber:innen und für den Vorstand, der die Anträge entscheidet.

Voraussetzungen

• Anna hat ein MyVerein-Konto und kennt das Vereinskürzel. Eine Vereinssuche gibt es nicht, das Kürzel kommt vom Vorstand.
• Der Vorstand hat das Aufnahmeformular eingerichtet (siehe Verein aufsetzen).
• Entscheiden darf, wer Mitglieder verwalten darf, normalerweise Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung.

Schritt für Schritt

Teil 1: Anna stellt den Antrag

Website

1. Anna öffnet in der Seitenleiste Verein. Ist sie noch in keinem Verein, sieht sie die Karte „Noch kein Verein“.
2. Sie trägt das Vereinskürzel ein und wählt Antragsformular laden.
3. Sie füllt das Formular aus. Felder mit * sind Pflicht. Ohne die Einwilligung beim Datenschutzhinweis lässt sich der Antrag nicht absenden.
4. Ihre Eingaben werden als Entwurf gespeichert („Entwurf gespeichert“). Bei Unterbrechung setzt sie den Entwurf unter Deine offenen Anträge mit Fortsetzen fort.
5. Sie wählt Aufnahmeantrag senden.

Was Anna jetzt sieht: Unter Deine Anträge in diesem Verein steht der Antrag als „Wartet auf Entscheidung“. Sie ist noch kein Mitglied.

App

1. Anna tippt unten auf Verein und dann auf Verein beitreten.
2. Sie gibt das Vereinskürzel ein und füllt das Formular aus. Fotos nimmt sie mit der Kamera auf oder wählt sie aus der Mediathek. PDFs lassen sich nur auf der Website hochladen.
3. Sie tippt auf Aufnahmeantrag senden. Der Statusbereich oben zeigt den offenen Antrag.

Teil 2: Der Vorstand prüft

Website

1. Öffne Verein, dann Mitglieder. Oben steht der Kasten Offene Aufnahmeanträge. Alternativ nutzt du in der Gruppe Verwaltung den Eintrag Anträge. Auch auf der Seite Heute zeigt der Bereich „Für den Vorstand“ die „Offenen Anträge“.
2. Wähle bei Annas Antrag Prüfen. Das Fenster „Antrag prüfen“ zeigt Antworten, Fotos und Dateien, den Einwilligungsnachweis (wer wann zugestimmt hat) und den Bereich „Was beim Annehmen übernommen wird“.
3. Lies die „Hinweise zum Antrag“. Gibt es schon ein ähnliches Mitglied, steht dort „Mögliche Dublette“ mit dem Grund (gleicher Name und gleiches Geburtsdatum oder gleiche E-Mail-Adresse). Prüfe, ob es dieselbe Person ist.
4. Angaben wie Geburtsdatum oder Anschrift siehst du nur, wenn du sensible Mitgliedsdaten lesen darfst. Sonst steht dort „Geschützt“.

App

1. Tippe auf Verein, dann auf den Tab Verwaltung und auf Offene Beitrittsanträge. Die Zeile gibt es auch oben im Tab Mitglieder.
2. Tippe auf die Karte, um den Antrag zu lesen. PDF-Anhänge sind nur aufgelistet und öffnen sich auf der Website.

Teil 3a: Annehmen

1. Wähle unter Kategorie beim Annehmen die passende Kategorie oder übernimm den Wunsch der antragstellenden Person.
2. Wähle Annehmen (App: ebenfalls Annehmen).

Ergebnis: Anna ist Mitglied mit heutigem Eintrittsdatum, der Standardrolle „Mitglied“ und einer automatisch vergebenen Mitgliedsnummer. Antworten, die im Formular einem Stammdatum zugeordnet sind, stehen in ihrer Akte. Meldet das Fenster, bei einer Angabe sei keine Übernahme möglich gewesen, öffne ihre Akte und prüfe sie.

Teil 3b: Ablehnen

1. Wähle Ablehnen.
2. Schreibe optional eine Nachricht an die antragstellende Person. Anna kann sie lesen.
3. Schreibe optional eine Interne Notiz (nur für den Vorstand). Anna sieht sie nie.
4. Bestätige mit Antrag ablehnen.

Was passiert bei den anderen?

Die E-Mail zur Entscheidung ist der verlässliche Weg: Eine abgelehnte Person kann den Vereinsposteingang nicht mehr öffnen. Eine eigene Willkommensnachricht gibt es nicht. Die Annahme-Mail übernimmt diese Rolle. Willst du mehr sagen, schreibe eine Mitteilung an das neue Mitglied.

Wer darf das?

• Antrag stellen: jede angemeldete Person.
• Prüfen, annehmen, ablehnen: wer Mitglieder verwalten darf. Bei allen anderen sind die Einträge ausgeblendet.

Sonderfälle, Rückgängig, typische Fehler

• Anna zieht zurück: Mit Antrag zurückziehen nimmt sie einen offenen Antrag zurück, Entwurf verwerfen löscht einen unfertigen.
• Abgelehnt, aber doch gewollt: Anna wählt Neuen Antrag stellen.
• Versehentlich angenommen: Das Annehmen lässt sich nicht zurücknehmen. Trage über Status ändern einen Austritt ein, siehe Austritt.
• Das Formular wurde geändert: Anna sieht „Das Formular wurde aktualisiert“, ihre Antworten bleiben, sie prüft und sendet erneut.
• Früher ausgetreten: Wer ausgeschlossen wurde oder als verstorben gemeldet ist, wird nicht automatisch aufgenommen. Setze die Person zuerst über Status ändern mit Grund wieder auf Aktiv.

Häufige Fragen

Anna sieht „Du bist schon Mitglied“ oder „Dein Antrag ist schon offen“.

Dann braucht sie keinen neuen Antrag. Im ersten Fall findet sie den Verein unter Verein, im zweiten wartet der Antrag auf den Vorstand.

Ich sehe „Annehmen“ nicht.

Dir fehlt das Recht, Mitglieder zu verwalten.

Wie kommt ein Kind in den Verein?

Über einen Antrag der Eltern, siehe Kind anmelden.

Weiter mit

• Mitglied von Hand anlegen und später einladen
• Kategorie und Status wechseln
• Mitglieder verwalten