Versammlung durchführen (Check-in, Stimmrecht, Vollmacht, Abstimmung)

Die Einladung ist raus, der Tag ist da. In dieser Anleitung läufst du eine Mitgliederversammlung ab: Anwesende erfassen, Stimmrecht und Vollmachten klären, Beschlussfähigkeit prüfen und abstimmen lassen.

Ausgangslage und Ziel

Beispiel: 40 Mitglieder sind eingeladen, 27 kommen, zwei haben vorher eine Vollmacht erteilt. Es gibt einen Beschluss zur Beitragsordnung. Am Ende steht ein festgestelltes Ergebnis, und das Protokoll kann geschrieben werden.

Hintergrund: Versammlung durchführen (Handbuch) und Abstimmen & Wählen.

Für wen

Leitung der Versammlung: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung. Mitglieder: Zusage, Vollmacht, Abstimmung.

Voraussetzungen

Die Einladung wurde verschickt (Mitgliederversammlung vorbereiten).
Beschlussfähigkeit und, falls erlaubt, Vollmachten sind in den Satzungswerten eingetragen. Fehlt der Wert, steht „Beschlussfähigkeit nicht prüfbar“.
Alle, die digital abstimmen wollen, haben ein Konto und ein Gerät dabei. Wer keins hat, stimmt per Handzeichen, das trägt die Leitung als Beschluss ein.

Vorher: Vollmacht erteilen (Mitglied)

Website: Öffne das Treffen unter Kalender & Treffen, Kalender, Reiter Treffen. Im Kasten Vollmacht wählst du Mitglied bevollmächtigen. Danach steht „Du hast [Name] bevollmächtigt.“ Zurückziehen geht jederzeit mit Widerrufen.
App: Tippe auf Verein, Mitgliederversammlung, öffne die Versammlung. Im Abschnitt Stimmrecht und Vollmacht tippst du auf Vollmacht erteilen, wählst unter „Wem erteilst du die Vollmacht?“ die Person und tippst auf Ja, Vollmacht erteilen. Zurückziehen mit Vollmacht zurückziehen, solange die Versammlung läuft.

Wer eine Vollmacht erteilt hat, kann nicht selbst teilnehmen. Widerrufe zuerst die Vollmacht. Eine Person kann nur so viele Vollmachten halten, wie die Satzungswerte erlauben.

Schritt für Schritt

Website (Leitung)

Öffne das Treffen und den Reiter Durchführung. Oben zeigt eine Zeile die Beschlussfähigkeit, zum Beispiel „Beschlussfähig“ mit „27 anwesend + 2 vertreten = 29 von 40 Stimmberechtigten“ und „nötig: 20“. Solange das Verzeichnis nicht eingefroren ist, steht „Vorläufig“.
Prüfe im Kasten Anwesenheit und Stimmberechtigte das Verzeichnis. Jeder Eintrag zeigt „stimmberechtigt“ oder „nicht stimmberechtigt“ samt Grund (zum Beispiel „Kategorie ohne Stimmrecht“ oder „unter dem Mindestalter“).
Wähle Verzeichnis einfrieren und bestätige. Danach ändert sich das Stimmrecht nur noch einzeln mit Begründung. Spätestens beim Öffnen der ersten Abstimmung geschieht das automatisch.
Checke Anwesende ein: Tippe in Mitglied suchen den Namen und wähle Anwesend. Wer geht, bekommt Gegangen. Das geht auch für Mitglieder ohne Konto.
Im Kasten Vollmachten erfasst du mit Vollmacht erfassen bei Vollmachtgeber(in) und Bevollmächtigte(r) die Namen und wählst Vollmacht speichern. Bereits erteilte Vollmachten stehen als „[A] bevollmächtigt [B]“ mit Widerrufen.
Muss Stimmrecht im Einzelfall geändert werden, wähle Stimmrecht ändern, bestätige Stimmrecht für [Name] gewähren oder entziehen, schreibe die Begründung und wähle Änderung speichern.
Lege im Kasten Digitale Abstimmungen mit Neue Abstimmung den Gegenstand an, optional Beschlusstext, den Zugehörigen TOP, das Thema (bestimmt die Mehrheit) und bei Bedarf eine Eigene Auswahl (eine Zeile pro Option). Leer bedeutet Ja, Nein, Enthaltung. Geheime Abstimmung ist nur möglich, wenn die Satzungswerte sie erlauben. Wähle Als Entwurf anlegen.
Wähle Abstimmung öffnen. Die Beschlussfähigkeit wird geprüft, bei Nichtbeschlussfähigkeit steht „Die Versammlung ist nicht beschlussfähig. Trage zuerst die Anwesenden ein.“
Anwesende stimmen am Handy ab (siehe unten). Du siehst die Beteiligung „[x] von [y] Stimmberechtigten haben abgestimmt“.
Wähle Abstimmung beenden, dann Auszählen und Ergebnis feststellen. Das Ergebnis wird als Beschluss in die Versammlung übernommen. Das lässt sich nicht ändern.
Handabstimmungen trägst du im Treffen im Kasten Beschlüsse mit Neuer Beschluss ein (Beschreibung, Dafür, Dagegen, Enthaltung, Ergebnis).

App (Schriftführung)

Tippe unten auf Verein, dann Mitgliederversammlung, und öffne die Versammlung.
Im Abschnitt Anwesenheit (Schriftführung) suchst du mit Name suchen und tippst auf [Name] einchecken. Zum Gehen [Name] hat verlassen, zur Rückkehr [Name] wieder einchecken. Der Abschnitt erscheint nur mit dem Recht dazu.
Der Abschnitt Beschlussfähigkeit zeigt „[x] von [y] Stimmberechtigten vertreten“.

Mitglieder: abstimmen

Website: Verein, Abstimmungen, Reiter Abstimmungen, unter Jetzt abstimmen die Abstimmung wählen, Option wählen, Weiter zur Kontrolle, Verbindlich abstimmen. Hast du eine Vollmacht, stimmst du für die vertretene Person getrennt ab („Deine Wahl für [Name] (Vollmacht)“).
App: Verein, Abstimmungen, Abstimmung öffnen, Antwort wählen, Weiter, Jetzt abstimmen. Bei einer Vollmacht wählst du oben „Du stimmst ab für:“ zuerst „Mich selbst“ oder die vertretene Person.
Online (Hybrid): Mit Konto und Teilnahme-Link klickst du auf Zum Teilnahme-Link und danach auf Online einchecken (App: Online teilnehmen). Das geht von einer Stunde vor Beginn bis zwölf Stunden nach Beginn. Online verlassen beendet es.

Was die anderen sehen

Anwesende sehen ihr Stimmrecht („Du bist stimmberechtigt.“) und die offene Abstimmung. Wer nicht eingecheckt ist, sieht „Du bist noch nicht als anwesend eingetragen. Melde dich bei der Schriftführung …“. Nach dem Ende sehen alle das festgestellte Ergebnis mit Beteiligung.

Sonderfälle

Nachzügler: Einchecken ist auch nach Einfrieren möglich, das Stimmrecht kommt aus dem eingefrorenen Verzeichnis. Wer dort nicht steht, muss von Hand mit Begründung aufgenommen werden.
Nicht beschlussfähig: Die Abstimmung lässt sich nicht öffnen. Prüft die Anwesenheit und die Vollmachten.
Beschluss nicht in der Einladung: Das Ergebnis trägt den Vermerk „Der Beschluss war nicht in der Einladung angekündigt.“
Geheime Abstimmung: Nach dem Abschicken siehst du nur „Deine Teilnahme ist bestätigt.“

Korrigieren und zurücknehmen

Eine offene Abstimmung kannst du mit Abbrechen verwerfen, ein Entwurf lässt sich mit Entwurf löschen entfernen. Ein festgestelltes Ergebnis bleibt. Wurde ein Handbeschluss falsch eingetragen, wähle Beschluss korrigieren und trage einen Berichtigungsvermerk ein. Gelöscht wird nichts.

Mehrheiten und Beschlussfähigkeit folgen den Satzungswerten, die ihr selbst eingetragen habt. Das ist keine Rechtsberatung.

Typische Fehler

Niemand eingecheckt: Die Abstimmung öffnet nicht, weil die Beschlussfähigkeit fehlt.
Vollmachtgeber ist zusätzlich anwesend: „Die Person ist anwesend und stimmt selbst ab.“
Stimmrecht nach dem Einfrieren per Verzeichnis ändern wollen: Nur einzeln mit Begründung.

Wer darf das?

Einchecken, Vollmachten erfassen, Verzeichnis einfrieren und Abstimmungen leiten: Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung. Mitglieder erteilen eigene Vollmachten und stimmen ab.

Häufige Fragen

Können Mitglieder ohne Konto digital abstimmen?

Nein. Sie werden in der Versammlung eingecheckt und stimmen per Handzeichen. Du trägst das Ergebnis unter Beschlüsse ein.

Wo steht, wer wie abgestimmt hat?

Bei offenen Abstimmungen sieht die Leitung nach dem Ende Einzelstimmen anzeigen. Bei geheimen sind sie anonym und in zufälliger Reihenfolge.