Aufbewahrung & Löschfristen
Daten dürfen nicht ewig bleiben. MyVerein kennt für jede Datenart eine Aufbewahrungsfrist und löscht oder anonymisiert Abgelaufenes automatisch (ein täglicher Lauf). Du siehst die Regeln, kannst sie innerhalb eines Spielraums anpassen, siehst vorab, was betroffen wäre, und wirst vor dem ersten echten Löschen benachrichtigt.
Die voreingestellten Fristen sind Vorschläge und keine Rechtsberatung. Lass festlegen, was in eurem Verein gilt, zum Beispiel von eurem Verband oder einer fachkundigen Stelle.
Für wen
Vorsitz und Stellvertretung.
Voraussetzungen
- Zum Ansehen: Recht Datenschutz ansehen. Zum Ändern: Recht Datenschutz verwalten. Beides haben nur Vorsitz und Stellvertretung.
Schritt für Schritt
Website
- Öffne in der Seitenleiste unter Verwaltung Datenschutz und wähle Aufbewahrung.
- Die Tabelle zeigt je Regel Standard, Spielraum, Gilt jetzt und Betroffen beim nächsten Lauf. Das Banner „Testlauf: Aktuell wird noch nichts gelöscht“ bedeutet: MyVerein prüft die Fristen nur und zeigt, was betroffen wäre. Gelöscht wird erst, wenn das Banner nicht mehr erscheint.
- Frist ändern: Trage Tage innerhalb des Spielraums ein und wähle Speichern. Standard setzt zurück. Außerhalb des Spielraums bekommst du eine Fehlermeldung. Fristen, die für alle Vereine gelten, sind als „Feste Frist“ markiert.
- Protokoll der Läufe: Datum, Art (Testlauf, Gelöscht, Ankündigung), geprüft, betroffen, Fehler. Es enthält nie Personendaten.
- Vorankündigung: Werden erstmals Daten einer Vereinskategorie fällig, bekommt der Vorstand eine Mitteilung „Aufbewahrungsfristen: Daten werden bald gelöscht“. Gelöscht wird frühestens 7 Tage später und nur, was zur Ankündigung schon fällig war.
App
Aufbewahrung gibt es nur auf der Website.
Wer darf das?
- Vorsitz, Stellvertretung: Regeln, Vorschau und Läufe ansehen, Fristen ändern, Vorankündigung erhalten.
- Alle anderen: kein Zugriff.
Häufige Fragen
Standardfristen (Vorschlag, Spielraum in Tagen)
| Datenart | Frist ab | Standard (Spielraum) |
|---|---|---|
| Abgelehnte oder zurückgezogene Aufnahmeanträge Erwachsener | Entscheidung | 180 (30 bis 1095) |
| Interessierte ohne Beitritt (kein Konto, kein offener Antrag) | letzte Änderung | 365 (90 bis 1095) |
| Ehemalige Mitglieder (werden anonymisiert) | Austritt | 730 (365 bis 3650) |
| Notfallkontakte ausgetretener Mitglieder | Austritt | 30 (0 bis 365) |
| Krankmeldungen | Ende der Abwesenheit | 90 (30 bis 365) |
| Einwilligungsnachweise | Widerruf bzw. Austritt | 1095 (365 bis 3650) |
Wurde bei uns schon etwas gelöscht?
Nicht, solange im Protokoll „Testlauf“ steht und das Banner angezeigt wird.
Was wird nie gelöscht?
Sitzungsprotokolle, Beschlüsse und die Anwesenheit bei Versammlungen.
Wir müssen Unterlagen länger aufbewahren.
Setze eine Aufbewahrungssperre (Legal Hold) in der Mitgliedsakte oder passe die Frist an. Mitglieder mit Sperre werden von Löschungen ausgenommen. Lass das rechtlich prüfen.
Wie viele Einträge löscht ein Lauf?
Höchstens 200 je Kategorie. Ein großer Rückstand wird über mehrere Tage abgebaut.
Werden Exporte gespeichert?
Nein, daher läuft auch keine Exportdatei ab.