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AnleitungenTermine & AnwesenheitAnwesenheit über einen Zeitraum auswerten

Anwesenheit einer Person oder Gruppe über einen Zeitraum auswerten

Du siehst, wie oft jemand im gewählten Zeitraum da war, je Mitglied oder je Termin, und exportierst die Zahlen für Excel.

Ausgangslage und Ziel

Am Saisonende will die Abteilungsleitung wissen, wer wie oft im Training war. Du willst die Quote von Lena über die letzten sechs Monate wissen und die Liste der ganzen Mannschaft als Datei.

Für wen

Mitglieder und Eltern für die eigene beziehungsweise die Quote ihres Kindes. Trainer:innen und Abteilungsleitung für ihre Abteilung, Vorsitz und Stellvertretung für den ganzen Verein.

Voraussetzungen

  • Die Termine wurden mit Anwesenheit erfassen festgehalten. Ohne Liste gibt es keine Zahlen.
  • Die Auswertung gibt es nur auf der Website. In der App gibt es sie nicht.

Schritt für Schritt

Die eigene Quote ansehen (alle Mitglieder)

  1. Öffne in der Gruppe Kalender & Treffen den Kalender und den Reiter Anwesenheit.
  2. Der Bereich Meine Anwesenheit zeigt deine Quote, zum Beispiel „85 % Anwesenheit (11 von 13 Terminen)“, darunter „Anwesend: … · Entschuldigt: … · Unentschuldigt: …“ und die einzelnen Termine.
    • Ergebnis: Der Zeitraum steht darüber („Zeitraum: … bis …“) und umfasst die letzten 90 Tage.
  3. Eltern öffnen in der Gruppe Verein den Eintrag Familie, wählen das Kind und finden dort den Bereich Anwesenheit.

Eine Gruppe auswerten (Trainer:innen, Abteilungsleitung, Vorstand)

  1. Öffne den Reiter Anwesenheit. Unter Anwesenheit der Gruppe liegen die Filter.
  2. Wähle bei Abteilung deine Abteilung oder Alle (meine).
  3. Setze Von und Bis. Der Zeitraum darf höchstens 366 Tage umfassen. Sonst meldet die Seite „Der Zeitraum darf höchstens 366 Tage umfassen.“ oder „Das Enddatum liegt vor dem Startdatum.“ Ohne Angabe gelten die letzten 90 Tage.
  4. Wähle die Ansicht:
    • Je Mitglied: Tabelle mit Name, Anwesend, Entschuldigt, Unentschuldigt und Quote mit Balken. Wer im Zeitraum nichts hat, zeigt „Noch keine Daten“.
    • Je Termin: Tabelle der Termine mit denselben Spalten. „noch nicht abgeschlossen“ kennzeichnet Listen, die nie abgeschlossen wurden, „n Gäste“ die eingetragenen Gäste.
  5. Klicke in der Ansicht Je Mitglied auf einen Namen, um die einzelnen Termine dieser Person mit dem jeweiligen Status zu sehen. Diese Einzelansicht zeigt immer die letzten 90 Tage und nicht den gewählten Zeitraum.
  6. Wähle CSV-Export.
    • Ergebnis: Eine Datei anwesenheit.csv wird heruntergeladen. Sie enthält je Mitglied die Spalten Name, Anwesend, Entschuldigt, Unentschuldigt, Erfasst und Quote (zum Beispiel „85 %“). Die Datei gilt für die gewählte Abteilung und den gewählten Zeitraum.

Was die Zahlen bedeuten

  • Quote = Anwesend geteilt durch (Anwesend + Entschuldigt + Unentschuldigt). Entschuldigte Termine senken die Quote also auch, sie zählen nur nicht als unentschuldigt.
  • Erfasst in der Datei ist die Summe aus Anwesend, Entschuldigt und Unentschuldigt.
  • Es zählen nur Termine mit einer Anwesenheitsliste. Ein Termin, für den niemand etwas erfasst hat, sagt nichts aus.
  • Personen, die auf der Liste noch offen sind, werden nicht mitgezählt.
  • Abgesagte Termine zählen nicht.
  • Gäste stehen nur in der Ansicht Je Termin als Zahl und fließen nicht in Quoten ein.
  • Abwesenheitsgründe stehen weder in der Auswertung noch im Export.

Was andere mitbekommen

Beim Export wird festgehalten, dass jemand ihn gemacht hat (Zeitpunkt und Zeilenzahl, keine Namen). Die Datei enthält Namen. Bewahre sie sorgfältig auf und lösche sie, wenn du sie nicht mehr brauchst.

Sonderfälle

  • Trainer:innen sehen nur Termine ihrer Abteilung, auch wenn ein Mitglied in mehreren Abteilungen trainiert. Der Vorstand sieht alle.
  • Eltern sehen nur die Quote des eigenen Kindes.
  • Mitglieder ohne Konto tauchen in der Gruppenansicht auf wie alle anderen.
  • Eine Person über einen frei gewählten Zeitraum: Setze in der Ansicht Je Mitglied die gewünschten Daten und suche die Zeile der Person. Die Spalten zeigen ihre Zahlen für diesen Zeitraum.

Rückgängig machen

Die Auswertung verändert nichts. Stimmen Zahlen nicht, korrigierst du die Liste: Anwesenheit nachträglich korrigieren.

Typische Fehler

  • Zeitraum über 366 Tage gewählt.
  • Zahlen verglichen, obwohl die Abteilungen unterschiedlich viele Listen geführt haben. Prüfe die Spalte Erfasst.
  • Die Datei ist für deutsches Excel gemacht (Semikolon als Trennzeichen, UTF-8). Öffnet sie sich in anderer Einstellung in einer Spalte, nutze in Excel Daten, Aus Text/CSV und wähle Semikolon.

Wer darf das?

  • Mitglieder: eigene Quote. Eltern: Quote des Kindes.
  • Trainer:innen und Abteilungsleitung: Gruppen der eigenen Abteilung und CSV.
  • Vorsitz und Stellvertretung: alle Abteilungen.

Häufige Fragen

Warum sehe ich nur meine Abteilung?

Trainer:innen sind auf ihre Abteilung beschränkt.

Warum steht „Noch keine Daten“ statt 0 %?

Es wurde im Zeitraum noch keine Anwesenheit erfasst.

Gibt es eine Anwesenheitsliste je Termin als Datei?

Ja, als PDF am Termin, siehe PDF erzeugen.

Weiter mit

Anwesenheit nachträglich korrigierenAufwand eines Übungsleiters auswerten