Einwilligung erteilen oder widerrufen und Auskunft oder Löschung beantragen

Dein Verein darf mit deinen Daten das Nötige tun. Alles darüber hinaus (zum Beispiel Fotos, Messenger-Verteiler oder Weitergabe an den Verband) ist freiwillig. Du entscheidest selbst, und du darfst jederzeit nachsehen, was gespeichert ist, oder die Löschung beantragen.

Ausgangslage und Ziel

Beispiel: Der Verein fragt an, ob Fotos vom Sommerfest veröffentlicht werden dürfen. Du willst das ablehnen, deine gespeicherten Daten sehen und später die Löschung beantragen. Der Vorstand muss die Anfrage innerhalb eines Monats erledigen.

Hintergrund: Einwilligungen verwalten, Auskunft und Löschung und Einwilligungen für Kinder.

Für wen

Mitglieder, Eltern für ihre Kinder, Vorsitz und Stellvertretung (Bearbeitung).

Voraussetzungen

Mitglied: Du bist angemeldet. Der Verein hat mindestens eine Einwilligung mit Text veröffentlicht. Sonst steht „Zurzeit fragt der Verein keine Einwilligungen an.“
Eltern brauchen für ihr Kind das Elternrecht „darf einwilligen“. Der Vorstand vergibt es.
Vorstand: Du darfst Datenschutz verwalten (Vorsitz, Stellvertretung).

Diese Anleitung ist keine Rechtsberatung.

Schritt für Schritt: als Mitglied

Einwilligung entscheiden: Website

Öffne in der Seitenleiste unter Verein den Eintrag Mein Profil und im Abschnitt Mein Datenschutz den Block Meine Einwilligungen.
Offene Einwilligungen tragen das Etikett „Wird angefragt“. Wähle Text lesen (Version n).
Entscheide dich mit Einwilligen oder Nicht einwilligen. Später kannst du mit Widerrufen zurückziehen. Der Status wechselt auf Eingewilligt, Nicht eingewilligt oder bleibt Noch nicht entschieden.
Wurde der Text geändert, steht „Text geändert“. Lies ihn neu und entscheide erneut.
Eltern öffnen Familie, wählen das Kind und Einwilligungen.

Einwilligung entscheiden: App

Tippe unten auf Mehr und auf Datenschutz. Wähle die Karte Einwilligungen (freiwillig). Eltern öffnen Heute, wählen das Kind und die gleiche Karte.
Öffne eine Einwilligung, lies den Text („Text, Version n“) und tippe auf Ich willige ein, Nicht einwilligen oder später Widerrufen.
Beim Widerruf fragt die App „Einwilligung widerrufen?“. Danach steht „Gespeichert: Einwilligung zu „[Name]“ widerrufen.“

Alle Einwilligungen sind freiwillig. Ein Nein oder ein Widerruf hat keine Folgen für Mitgliedschaft oder Nutzung. Ein Widerruf wirkt ab sofort. Beim Zweck „Profilfoto / Ausweis“ wird das Foto entfernt.

Auskunft: Website

Öffne Verein, Mein Profil, Mein Datenschutz und wähle Meine Daten herunterladen.
Wähle das Format Lesbar (HTML) oder Maschinenlesbar (JSON) und dann Daten herunterladen. Die Datei ist nur für dich, wird nicht gespeichert und ist höchstens 5 MB groß.

Auskunft: App

Tippe auf Mehr, Datenschutz und auf Meine Daten anzeigen. Du siehst eine Übersicht nach Bereichen (Mitgliedsdaten, Einwilligungen, Krankmeldungen, Kommunikation, Kontodaten). Die vollständige Datei lädst du auf der Website herunter.

Löschung beantragen

Website: Mein Datenschutz, Meine Daten löschen lassen, Löschung beantragen, im Dialog Antrag stellen. Danach steht „Dein Antrag ist beim Verein eingegangen. Er wird bis spätestens [Datum] bearbeitet.“
App: Mehr, Datenschutz, Karte Löschantrag, Löschung beantragen, Antrag senden. Danach steht „Dein Antrag wurde gesendet. Der Verein antwortet innerhalb eines Monats.“
Der Antrag beendet deine Mitgliedschaft. Gelöscht wird erst, wenn der Vorstand den Antrag ausführt.
Dein ganzes Konto löschst du in der App unter Einstellungen bei Account löschen. Offene Ausleihen, ein Vorstandsamt oder ein Aufnahmeantrag müssen vorher geklärt sein, die App sagt dir, was.

Schritt für Schritt: als Vorstand

Eingang erfassen: Kommt eine Anfrage per Brief, Mail oder Telefon, öffne die Person in der Mitgliederliste über das Schild-Symbol (Beschriftung „Datenschutz von [Name] öffnen“) und wähle Anfrage erfassen. Wähle die Art der Anfrage. Es steht „Erfasst. Frist bis [Datum].“
Fristen im Blick: Öffne in der Seitenleiste unter Verwaltung den Eintrag Datenschutz und den Reiter Anfragen. Die Ampel zeigt „noch 12 Tag(e)“ in Grün, bis 14 Tage in Gelb, höchstens 3 Tage in Rot oder „überfällig“. Filter: Status, Art, Nur überfällige.
Bearbeiten: Wähle In Bearbeitung nehmen und am Ende Als erledigt markieren. Zum Ablehnen schreibst du eine Begründung der Ablehnung (Pflicht, ohne Personendaten) und wählst Anfrage ablehnen.
Auskunft ausführen: Wähle Datenauskunft und Export, setze den Haken „Ich habe die Identität der anfragenden Person geprüft.“, wähle das Format und Daten herunterladen. Gib die Datei nur an die Person oder ihre Erziehungsberechtigten.
Löschung in zwei Schritten: Wähle Löschung, dann Löschplan berechnen. Du siehst je Bereich Gelöscht, Anonymisiert oder Bleibt erhalten und mögliche Sperrgründe. Tippe zur Bestätigung den Namen ein, wähle Endgültig löschen und bestätige mit Ja, endgültig löschen. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Hat sich der Plan geändert, wähle Plan neu berechnen.
Aufbewahrungssperre: Bei einem laufenden Rechtsstreit wähle Sperre setzen und gib den Grund an. Der Grund ist für die Person nicht sichtbar. Sperre aufheben nimmt sie zurück.
Einwilligungen verwalten: Zwecke, Texte und Übersicht stehen unter Datenschutz, Reiter Einwilligungen. Das beschreibt Einwilligungen verwalten.

Was die anderen sehen

Der Vorstand sieht, ob Einwilligungen erteilt sind, nicht die Begründung deiner Entscheidung. Eltern sehen die Einwilligungen ihrer Kinder. Die Daten in der Auskunft sieht nur die anfragende Person.

Sonderfälle

Minderjährige: Unter dem Einwilligungsalter des Vereins entscheiden die Erziehungsberechtigten. „Bitte bestätigen“ erscheint bei Volljährigkeit, wenn früher Eltern eingewilligt hatten.
Kein Konto: Der Vorstand erfasst den Papiernachweis mit Per Papiernachweis erfassen, mit Datum und Quelle (Pflicht).
Sperrgründe für die Löschung: Aufbewahrungssperre, laufender Austritt, offene Ausleihen, Vorstandsrolle, einziger Inhaber des Vereins.

Korrigieren und zurücknehmen

Eine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen und später neu erteilen. Einen Löschantrag kannst du nach der Ausführung nicht zurücknehmen. Vorher sprich mit dem Vorstand.

Löschen ist endgültig. Gesetzlich nötige Nachweise (zum Beispiel Einwilligungsnachweise) bleiben ohne Stammdaten erhalten, die Person erscheint als „Gelöschtes Mitglied“.

Typische Fehler

Mitglied erwartet eine sofortige Löschung. Der Antrag muss erst bearbeitet werden, der Verein hat einen Monat Zeit.
Vorstand wählt Löschen, ohne den Plan zu lesen.
Auskunft an die falsche Person herausgegeben: Prüfe die Identität zuerst.

Wer darf das?

Jedes Mitglied für sich, Eltern mit dem Recht „darf einwilligen“ für ihr Kind. Anfragen bearbeiten, Auskunft ausführen, Löschung und Sperre: Vorsitz und Stellvertretung.

Häufige Fragen

Kann der Verein Einwilligungen zur Pflicht machen?

Nein. Auch in Formularen kann ein Einwilligungsfeld nie Pflicht sein.