Teilnahme-Zahlen für die eigene Abrechnung vorbereiten

Du willst wissen, was ein Kurs, ein Trainingslager oder ein Zeitraum pro Person kostet. MyVerein liefert dafür die Zahlen, rechnet aber keine Kosten pro Person aus. Die Abrechnung machst du außerhalb, zum Beispiel in Excel.

Was MyVerein nicht tut

Es gibt keine Beitragsabrechnung, keine Rechnungen, keinen Lastschrifteinzug und keinen Zahlungsstatus.
Es gibt keine Berechnung „Kosten pro Person aus Anwesenheit“. Ein Termin kann einen Kostenhinweis tragen (Betrag und Text), er wird nur angezeigt. Er wird nicht mit der Anwesenheit verrechnet.
Es gibt keine Zahlung über MyVerein, auch nicht bei Veranstaltungen mit Anmeldung.
Die einzige eingebaute Berechnung ist der Stundenbericht für Trainerzeiten (bestätigte Stunden mal Stundensatz). Er betrifft Übungsleiter, nicht Teilnehmende, und bleibt eine Berechnungsgrundlage: keine Auszahlung, keine Buchung, kein Zahlungsstatus. Siehe Aufwand eines Übungsleiters auswerten.

Dies ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wie ihr Beiträge oder Kursgebühren erhebt, regelt eure Satzung und Beitragsordnung.

Ausgangslage und Ziel

Der Verein berechnet für das Kinderturnen 8 Euro pro besuchtem Termin. Am Quartalsende soll eine Liste vorliegen, wer wie oft da war und was das in Euro ergibt. Du exportierst die Zahlen aus MyVerein und rechnest in Excel.

Für wen

Abteilungsleitung, Trainer:innen (für ihre Abteilung), Vorsitz und Stellvertretung. Wer abrechnet, ist meist die Kassenwartin oder der Kassenwart, die die Datei dann bekommen.

Voraussetzungen

Die Anwesenheit der Termine ist erfasst, am besten mit abgeschlossener Liste: Anwesenheit erfassen.
Du hast Zugriff auf die Auswertung (Website).
Excel oder ein anderes Tabellenprogramm.

Schritt für Schritt

1. Anwesenheit je Person exportieren

Öffne in der Gruppe Kalender & Treffen den Kalender und den Reiter Anwesenheit.
Wähle unter Anwesenheit der Gruppe die Abteilung und setze Von und Bis auf das Quartal.
Prüfe die Ansicht Je Mitglied: Stimmen die Zahlen?
Wähle CSV-Export.
- Ergebnis: anwesenheit.csv mit den Spalten Name, Anwesend, Entschuldigt, Unentschuldigt, Erfasst und Quote.

2. In Excel rechnen

Öffne die Datei in Excel. Sie ist für deutsches Excel gemacht (Semikolon, UTF-8).
Lege in einer freien Zelle den Satz fest, zum Beispiel H1 mit 8.
Schreibe in eine neue Spalte G die Formel =B2*$H$1 und ziehe sie nach unten. Spalte B ist Anwesend. Du rechnest bewusst nur mit den tatsächlich besuchten Terminen, nicht mit Erfasst.
Für eine Gesamtsumme nutzt du =SUMME(G2:G40).

3. Teilnehmer einer Veranstaltung exportieren

Bei einer Veranstaltung mit Anmeldung (zum Beispiel einem Trainingslager) öffnest du den Termin und den Reiter Teilnehmer. Wähle CSV-Export und die gewünschten Spalten: Name, Status, Personen, E-Mail (Gäste), Art, Zeitpunkt, Angemeldet von. Der Kostenhinweis des Termins steht im Termin. Multipliziere in Excel die Spalte Personen mit dem Betrag.

4. Trainerstunden dazunehmen (optional)

Für die Kostenseite brauchst du keine Excel-Formel: Der Stundenbericht in der Zeiterfassung rechnet bestätigte Stunden mal Stundensatz selbst. Wer Sätze sehen darf, bekommt Stunden, Satz und Betrag und eine Summenzeile. Filtere nach Zeitraum, Personen, Rollen, Abteilung oder Termin, wähle Gruppieren nach und lade den Bericht mit CSV oder Excel (XLSX) herunter. Er trägt den Hinweis „Berechnungsgrundlage, keine Abrechnung“. Die Auszahlung machst du außerhalb von MyVerein. Mehr dazu: Aufwand eines Übungsleiters auswerten.

App

Die App liefert diese Exporte nicht. Die Zahlen holst du auf der Website. Die App zeigt nur Meine Stunden und Team-Stunden als Ansicht.

Was die Zahlen aussagen und was nicht

Anwesend zählt nur Termine mit Anwesenheitsliste. Wurde ein Termin nicht erfasst, fehlt er.
Entschuldigt und Unentschuldigt sind zwei Gründe fürs Nichtkommen. Ob du dafür abrechnest, entscheidet deine Beitragsordnung.
Abgesagte Termine zählen nicht.
Gäste und Probekinder stehen nur in der Ansicht Je Termin als Zahl, nicht in der Personen-Tabelle.
Fehlerhafte Einträge korrigierst du vorher in der Liste, siehe Anwesenheit nachträglich korrigieren.

Was andere mitbekommen

Der Export wird intern festgehalten (Zeitpunkt und Zeilenzahl, ohne Namen). Mitglieder bekommen nichts mitgeteilt.

Sonderfälle

Sätze je Gruppe: Die Spalte Satz legst du in Excel selbst an, zum Beispiel über SVERWEIS.
Pauschalen: Das Quartal reicht dir als Grundlage. Nimm dann statt der Formel einfach den Satz pro Person.
Mitglieder ohne Konto: Sie sind in der Tabelle, wenn ihre Anwesenheit erfasst wurde.

Rückgängig machen

Der Export verändert nichts in MyVerein. Wirf die Datei weg und exportiere neu.

Typische Fehler

Quote statt Anwesend verwendet: Die Quote ist ein Anteil, keine Anzahl.
Termine ohne Liste vergessen: Prüfe in der Ansicht Je Termin, ob alle Termine aufgeführt sind.
Dateien mit Namen nicht gelöscht. Sie enthalten personenbezogene Daten und gehören nach der Abrechnung gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Wer darf das?

Trainer:innen und Abteilungsleitung für die eigene Abteilung, Vorsitz und Stellvertretung für alle. Teilnehmerlisten exportieren Trainer:innen, Abteilungsleitung (eigene Abteilung) und Vorstand. Sätze und Beträge der Trainerstunden sehen nur Vorsitz, Stellvertretung und Kassenwart:in.