Mitgliederliste aus Excel importieren

Du übernimmst deine Excel-Liste in einem Zug. MyVerein prüft die Datei zuerst, ohne etwas zu speichern. Das ist dein Probelauf. Angelegt wird erst, wenn du bestätigst. Hintergrund: Mitglieder importieren und exportieren.

Ausgangslage und Ziel

Dein Verein hat 120 Mitglieder in einer Excel-Tabelle. Sie sollen in MyVerein stehen, ohne dass du jede Person einzeln anlegst.

Für wen

Vorsitz, Stellvertretung und Schriftführung.

Voraussetzungen

Der Import gibt es nur auf der Website, nicht in der App.
Deine Datei ist eine CSV-Datei in UTF-8. Echte Excel-Dateien (.xlsx) liest MyVerein nicht.
Lege vorher die Mitgliedskategorien an (Verwaltung, Vereinseinstellungen, Mitgliedskategorien). Unbekannte Kategorien ergeben einen Fehler.
Grenzen: höchstens 2000 Zeilen, 1 MB und 60 Spalten je Datei. Trennzeichen sind Semikolon, Komma oder Tabulator.

Schritt für Schritt

Teil 1: Datei vorbereiten

Öffne Verein, dann Mitglieder, und wähle CSV-Import. Lade die Vorlage herunterladen. Sie ist für deutsches Excel vorbereitet.
Übertrage deine Daten in die Spalten der Vorlage. Erkannt werden: Mitgliedsnummer, Name (komplett) oder Vorname und Nachname, Geburtsdatum, Kategorie, Status, Eintrittsdatum, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Notfallkontakt und Notfalltelefon. Pflicht ist der Name.
Datumsangaben schreibst du als TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT. Als Status sind interessent, probe, aktiv und ruhend erlaubt. Leer heißt aktiv. Ehemalige Mitglieder gehören nicht in die Datei.
Speichere in Excel als CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt).

Teil 2: Prüfen (der Probelauf)

Wähle CSV-Datei auswählen. Optional legst du unter „Kategorie, wenn die Datei keine angibt“ eine Standardkategorie fest.
MyVerein zeigt „Datei wird geprüft …“ und dann das Ergebnis der Prüfung mit den Zählern Zeilen, Bereit, Duplikate und Fehler.
Unter Zeilen im Detail steht pro Zeile Status (OK, Duplikat, Fehler) und Hinweis. „Nur Probleme anzeigen“ blendet den Rest aus. „Häufigste Probleme“ fasst Fehlerarten zusammen.
Typische Hinweise: „Pflichtangabe fehlt“, „Ungültiges Datum“, „Unbekannte Kategorie“, „Ungültiger Status“, „Mitgliedsnummer ist schon vergeben“, „Mitgliedsnummer kommt in der Datei mehrfach vor“.
Erkennt MyVerein eine Spalte falsch, öffne Spalten zuordnen (optional), wähle pro Spalte ein Feld oder „Spalte ignorieren“ und dann Neu prüfen.
Behebst du Fehler lieber in Excel, wähle Andere Datei wählen.

Teil 3: Anlegen

Sind keine Fehler mehr übrig, steht „… neue Mitglieder können angelegt werden“ und der Knopf zeigt die Zahl, zum Beispiel 118 Mitglieder anlegen. Bei Fehlern ist er gesperrt.
Wähle ihn. Das Ergebnis zeigt „Angelegt“, „Duplikate übersprungen“ und gegebenenfalls „Seit der Prüfung dazugekommen“.
Weitere Datei importieren startet den nächsten Durchgang, Schließen beendet. Abbrechen vor dem Anlegen speichert nichts.

Im Verlauf jedes Mitglieds steht „Per CSV-Import angelegt“.

In der App

Die App bietet keinen Import. Die importierten Mitglieder erscheinen dort im Tab Mitglieder unter Verein.

Was passiert bei den anderen?

Nichts. Ein Import verschickt keine Mails und keine Mitteilungen. Die Personen haben zunächst kein Konto. Wer ein Smartphone hat, lädst du danach ein (Mitglieder einladen).

Sonderfälle, Rückgängig, typische Fehler

Dubletten: Gleicher Name und gleiches Geburtsdatum oder gleiche E-Mail wie ein vorhandenes Mitglied oder eine andere Zeile werden übersprungen.
Nur neue Mitglieder: Der Import aktualisiert keine bestehenden Mitglieder, ordnet keine Abteilungen zu und trägt keine Austritte ein. Das erledigst du danach in der Liste (Abteilungen zuordnen).
Nicht UTF-8: Speichere erneut als „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“.
Zu viele Anfragen: Vorlage, Prüfung und Export teilen sich 10 Anfragen pro Minute.
„Die Bestätigung ist abgelaufen“ oder „Seit der Prüfung ist ein Fehler aufgetreten“: Prüfe die Datei erneut.
Rückgängig: Es gibt kein „Import zurücknehmen“. Falsch angelegte Mitglieder bearbeitest du einzeln, siehe Kategorie und Status wechseln.

Bei Minderjährigen holst du das Einverständnis der Erziehungsberechtigten außerhalb von MyVerein ein.

Wer darf das?

Importieren: wer Mitglieder verwalten darf. Exportieren dürfen zusätzlich Kassenwart:innen.

Häufige Fragen

Warum fehlt eine Zeile in der Liste?

Sie war eine Dublette und wurde übersprungen.

Kann ich wiederholt importieren?

Ja, bereits vorhandene Personen werden als Duplikate übersprungen.

Wo ist der Export?

Im Tab Mitglieder der Knopf CSV-Export. Jeder Export wird protokolliert.