Anwesenheit nachträglich korrigieren und das Änderungsprotokoll lesen

Nach dem Abschließen ist die Liste nicht gesperrt, aber jede Änderung braucht einen Grund und wird festgehalten. So bleiben die Zahlen glaubwürdig, und du kannst Fehler trotzdem beheben.

Ausgangslage und Ziel

Du hast das Training am Dienstag abgeschlossen. Am Donnerstag sagt eine Mutter, ihr Sohn sei doch da gewesen. Du willst ihn von Unentschuldigt auf Anwesend ändern, sodass seine Quote stimmt und später nachvollziehbar ist, warum.

Für wen

Trainer:innen und Abteilungsleitung für Termine der eigenen Abteilung, Vorsitz und Stellvertretung für alle Termine.

Voraussetzungen

Die Liste ist abgeschlossen. Vor dem Abschluss änderst du einfach ohne Grund, siehe Anwesenheit erfassen.
Du hast das Recht, Anwesenheit zu erfassen, für diesen Termin.
Der Termin ist nicht abgesagt. Bei abgesagten Terminen sind keine Änderungen mehr möglich.

Schritt für Schritt

Website

Öffne den Kalender, klicke den Termin an und wähle den Reiter Anwesenheit.
- Ergebnis: Oben steht „Die Liste ist abgeschlossen. Änderungen brauchen jetzt einen Grund und werden protokolliert.“ Die Statusknöpfe sind noch ausgegraut.
Trage bei Grund der Änderung einen kurzen Grund ein (höchstens 300 Zeichen), zum Beispiel „Kind war doch da, Mutter hat angerufen“. Der Hinweis erklärt: Pflicht nach dem Abschluss, der Grund steht im Änderungsprotokoll.
- Ergebnis: Die Statusknöpfe werden bedienbar.
Tippe beim Kind auf Anwesend.
- Ergebnis: „Gespeichert.“ Die Zusammenfassung oben aktualisiert sich.
Scrolle zu Änderungen nach dem Abschluss.
- Ergebnis: Dort steht eine Zeile mit Datum, Uhrzeit, Name und der Änderung, zum Beispiel „Unentschuldigt → Anwesend (Kind war doch da, Mutter hat angerufen)“.

Der Grund gilt für alle Änderungen, die du danach machst, bis du ihn änderst. Ändere ihn also, wenn du etwas anderes korrigierst.

App

Öffne den Termin und tippe auf Anwesenheit. Die Liste zeigt „Die Liste ist abgeschlossen. Änderungen brauchen einen Grund und werden festgehalten.“
Trage bei Grund der Korrektur den Grund ein, zum Beispiel „zu spät eingetragen“.
Tippe beim Kind auf Anwesend. Fehlt der Grund, bleibt die Änderung offen und die App sagt: „Die Liste ist abgeschlossen. Bitte gib oben einen Grund an, dann werden die Änderungen gesendet.“
Das Protokoll findest du unter Korrekturen nach dem Abschluss (n).

Was das Protokoll zeigt

Datum und Uhrzeit der Änderung.
Die Person, deren Eintrag sich geändert hat.
Alter und neuer Status, einschließlich „offen“, wenn jemand von der Liste genommen wurde.
Den Grund, den du eingetragen hast.

Das Protokoll steht auf der Anwesenheitsliste selbst und ist für alle sichtbar, die die Liste sehen dürfen. Es zeigt die Zeitpunkte und Gründe, nicht den Namen der Person, die geändert hat. Zusätzlich hält das System intern fest, dass eine Liste geändert wurde, nur mit Zahlen und ohne Namen.

Was andere mitbekommen

Mitglieder und Eltern sehen ihre aktualisierte Quote bei der nächsten Ansicht. Eine Benachrichtigung dazu gibt es nicht.
Die Auswertung rechnet sofort mit dem neuen Stand, siehe Auswertung.

Sonderfälle

Person fehlte auf der Liste: Ergänze sie über Person ergänzen. Mit Grund wird auch das protokolliert.
Aufsicht nachtragen: Auch das Ändern der Aufsichtspersonen braucht nach dem Abschluss einen Grund und steht im Protokoll.
Liste wieder öffnen: Das geht nicht. Es gibt keine Funktion, eine abgeschlossene Liste wieder in den offenen Zustand zu versetzen. Jede Änderung läuft über den Grund.
Vom Status auf offen: Ein erneuter Tipp auf denselben Status nimmt den Eintrag von der Liste und wird ebenfalls protokolliert.

Rückgängig machen

Eine Korrektur machst du rückgängig, indem du sie erneut korrigierst, wieder mit Grund. Das Protokoll behält beide Schritte.

Typische Fehler

Kein Grund eingetragen: Die Knöpfe bleiben gesperrt.
Den Grund zu knapp formuliert („Fehler“). Schreibe, was passiert ist, denn andere lesen es später.
Einen anderen Termin korrigiert: Prüfe Datum und Titel oben im Fenster.

Wer darf das?

Wer die Anwesenheit des Termins erfassen darf: Trainer:innen und Abteilungsleitung der Abteilung, Vorsitz und Stellvertretung. Lesen dürfen dieselben Personen. Mitglieder sehen nur ihre eigene Quote.