Abteilung anlegen und Mitglieder zuordnen

Abteilungen gliedern deinen Verein, zum Beispiel Fußball oder Jugend. Mit ihnen filterst du die Mitgliederliste und erreichst gezielt eine Zielgruppe. Hintergrund: Abteilungen und Rollen einrichten.

Ausgangslage und Ziel

Dein Verein hat Fußball und Tischtennis. Beide sollen als Abteilung existieren, und die Spieler:innen sollen zugeordnet sein.

Für wen

Vorsitz, Stellvertretung und Abteilungsleitung legen Abteilungen an. Wer Mitglieder verwalten darf, ordnet zu.

Voraussetzungen

Anlegen und Zuordnen gehen nur auf der Website. Die App zeigt Abteilungen an.
Überlege dir die Namen vorher: Umbenennen oder Löschen ist in der Oberfläche nicht vorgesehen.

Schritt für Schritt

Teil 1: Abteilung anlegen (Website)

Öffne in der Seitenleiste in der Gruppe Verein den Eintrag Abteilungen.
Trage im Feld „Neue Abteilung, z. B. “Fußball”“ den Namen ein und wähle Anlegen.
Wiederhole das für Tischtennis.

Was du siehst: Die Abteilung steht in der Liste. Solange keine existiert, steht dort „Noch keine Abteilungen angelegt.“ Jede Abteilung bekommt eine eigene Farbe, die auch im Kalender genutzt wird.

Teil 2: Mitglieder zuordnen (Website)

Öffne Verein, dann Mitglieder, und wähle in der Zeile das Stift-Symbol.
Im Bereich Abteilungen wählst du „Abteilung wählen …“ und dann Zuordnen. Der Eintrag zeigt „seit …“ mit dem Datum.
Die Änderung gilt sofort, ohne Speichern.
Mit Beenden endet die Zuordnung. Der Verlauf bleibt erhalten.

Hat jemand noch keine Abteilung, steht dort „Keiner Abteilung zugeordnet.“ Das gilt auch für Mitglieder ohne Konto.

Teil 3: Kontrollieren

Im Tab Mitglieder zeigt die Spalte „Abteilungen“ die Zuordnung.
Filtere mit Nach Abteilung filtern. Der Filter erscheint als Chip „Abteilung: …“, Zurücksetzen räumt ihn ab.

In der App

Tippe auf Verein, dann auf Vereinsinfo. Der Kasten „Abteilungen“ listet alle Abteilungen. Anlegen und Zuordnen gibt es dort nicht.

Was passiert bei den anderen?

Beim Zuordnen und Beenden wird niemand benachrichtigt. Die Zuordnung wirkt aber später: Mitteilungen an eine Abteilung erreichen ihre Mitglieder, und bei Absage eines Termins im Abteilungskalender werden alle Mitglieder der Abteilung informiert. Trainer:innen und Abteilungsleitungen werden bei Abwesenheitsmeldungen der Mitglieder ihrer Abteilung benachrichtigt. Siehe Mitteilungen verfassen.

Sonderfälle, Rückgängig, typische Fehler

Falsch zugeordnet: Beenden und die richtige Abteilung zuordnen.
„Das Mitglied ist dieser Abteilung schon zugeordnet“: Du musst nichts tun.
„Diese Abteilung gibt es nicht mehr“: Lade die Seite neu.
Import: Importierte Mitglieder haben keine Abteilung. Ordne sie danach zu.
Falscher Name: Umbenennen ist nicht möglich. Lege die richtige Abteilung an und ordne um.

Die Rechte der Abteilungsleitung gelten für den ganzen Verein, nicht nur für die eigene Abteilung. Die Rolle vergibst du wie in Rollen vergeben beschrieben.

Wer darf das?

Abteilung anlegen: Vorsitz, Stellvertretung, Abteilungsleitung.
Zuordnen und Beenden: wer Mitglieder verwalten darf.
Ansehen: alle Mitglieder.

Häufige Fragen

Ich sehe das Feld „Neue Abteilung“ nicht.

Dir fehlt das Recht, Abteilungen anzulegen. Alle Mitglieder sehen die Liste, aber nur Berechtigte das Feld.

Kann ein Mitglied in mehreren Abteilungen sein?

Ja. Ordne einfach weitere zu.

Wo sehe ich, wie viele Mitglieder eine Abteilung hat?

Im Tab Kennzahlen unter „Nach Abteilung“, wenn du die Kennzahlen sehen darfst.