Muster: Datenschutzhinweis eines Vereins

Dieses Muster zeigt den Aufbau eines Datenschutzhinweises und die Punkte, die er abdecken sollte.

Muster, keine Rechtsberatung. Der Text ist ein Ausgangspunkt, kein geprüfter Rechtstext. Passe ihn an eure tatsächlichen Verhältnisse an (Satzung, Verbandsmeldungen, Versicherungen, eingesetzte Dienste), ersetze jede Angabe in eckigen Klammern, streiche, was nicht zutrifft, und lass das Ergebnis von einer fachkundigen Person prüfen.

Für wen

Vorsitz und Stellvertretung.

Voraussetzungen

Du kennst Datenschutzhinweis und Auftragsverarbeitung.

So nutzt du das Muster

Website

Trage unter Verwaltung, Datenschutz, Einstellungen Verantwortlichen und Datenschutz-Kontakt ein. Wähle dann Datenschutzhinweis und Muster-Entwurf laden. MyVerein füllt Vereinsdaten, Kontakt und die in deinem Verein geltenden Aufbewahrungsfristen ein.
Passe den Text an, lass ihn prüfen und veröffentliche ihn als Version.
Der Hinweis ist eine Information und keine Einwilligung. Baue keinen Satz wie „Mit dem Antrag stimmst du zu“ ein und koppel nichts daran.

App

Mitglieder lesen den veröffentlichten Hinweis unter Mehr, Datenschutz. Auf der Website findest du ihn unter Verein, Mein Profil, Mein Datenschutz.

Musterstruktur

Datenschutzhinweis des Vereins [Vereinsname], Stand: [Datum], Version [Nr.]

1. Wer ist verantwortlich?

[Vereinsname und Rechtsform], [Straße, PLZ, Ort], vertreten durch [Vorstand nach § 26 BGB]. Kontakt für Datenschutzfragen: [E-Mail oder Postanschrift]. [Falls vorhanden: Datenschutzbeauftragte mit Kontaktdaten.]

2. Welche Daten verarbeiten wir, wofür und auf welcher Grundlage?

Zweck	Daten	Rechtsgrundlage (Vorschlag, prüfen lassen)
Mitgliederverwaltung (Aufnahme, Kategorie, Abteilungen, Ein- und Austritt)	Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Eintritts- und Austrittsdatum, Mitgliedsnummer	Erfüllung der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Organisation des Vereinsbetriebs (Termine, Zu- und Absagen, Verfügbarkeit, Treffen, Material, Schlüssel)	Name, Teilnahme- und Verfügbarkeitsangaben, Ausleihen	Vereinsmitgliedschaft, berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f)
Mitteilungen an Mitglieder	Name, Kontakt (E-Mail, ggf. App)	Vereinsmitgliedschaft, berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f)
Notfallkontakt	Name und Telefon der Kontaktperson	[Rechtsgrundlage prüfen lassen]
Abwesenheits- und Krankmeldungen	Zeitraum, Art (krank oder abwesend), kurzer Hinweis ohne Diagnosen	[Rechtsgrundlage prüfen lassen; Gesundheitsbezug (Art. 9) bewerten]
Kinder und Jugendliche, Erziehungsberechtigte	Daten des Kindes, Name und Kontakt der Erziehungsberechtigten	Vertrag mit den Erziehungsberechtigten bzw. Mitgliedschaft; Einwilligung nur, wo sie ausdrücklich eingeholt wird
Freiwillige Einwilligungen (zum Beispiel Fotos, Veröffentlichung, Messenger-Verteiler, Weitergabe an den Verband, Profilfoto)	je nach Zweck	Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), immer freiwillig und jederzeit widerrufbar
Datenschutz-Nachweise (Einwilligungsverlauf, Zugriffsprotokoll)	Entscheidung, Datum, Textversion; Zugriffe	Nachweispflicht (Art. 7 Abs. 1, Art. 5 Abs. 2 DSGVO)

Ergänze weitere Zwecke deines Vereins, zum Beispiel Beitragsverwaltung außerhalb von MyVerein, Verbandsmeldung, Versicherung oder Website.

3. Einwilligungen sind freiwillig

Wo wir um deine Einwilligung bitten, ist sie freiwillig. Wenn du nicht einwilligst oder nicht antwortest, hat das keine Nachteile für deine Mitgliedschaft, einen Antrag oder die Nutzung von MyVerein. Du kannst eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, in MyVerein unter „Mein Datenschutz“ oder beim Vorstand. Bis zum Widerruf bleibt die Verarbeitung rechtmäßig. [Bei Kindern: Einwilligungen für Kinder unter [Altersgrenze] Jahren erteilen die Erziehungsberechtigten.]

4. Wer bekommt deine Daten?

Vorstand und von ihm beauftragte Funktionsträger (Abteilungsleitung, Trainerinnen und Trainer) nur im Rahmen ihrer Aufgaben. Kontaktdaten sehen andere Mitglieder nur, wenn du das in MyVerein erlaubst.
MyVerein als Auftragsverarbeiter (Plattformbetrieb) auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Unterauftragsverarbeiter stehen im AV-Vertrag in MyVerein.
[Dachverband oder Fachverband: Zweck und Umfang, nur falls zutreffend und gegebenenfalls mit Einwilligung]
[Versicherung, Behörden: nur falls zutreffend]

Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt [nicht / nur unter folgenden Bedingungen: …].

5. Wie lange speichern wir deine Daten?

Wir löschen oder anonymisieren Daten, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Es gelten diese Fristen: [Hier fügt MyVerein die Tabelle ein: abgelehnte Anträge, Interessierte ohne Beitritt, ehemalige Mitglieder, Notfallkontakte, Krankmeldungen, Einwilligungsnachweise, Protokolle.] Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (zum Beispiel Protokolle und Beschlüsse, steuerliche Unterlagen) bleiben unberührt.

6. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). In MyVerein kannst du unter „Mein Datenschutz“ deine Daten herunterladen und eine Löschung beantragen. Wir antworten innerhalb eines Monats. Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren ([zuständige Landesbehörde]).

7. Bereitstellung der Daten

Für die Mitgliedschaft sind [Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum] erforderlich. Ohne sie können wir die Mitgliedschaft nicht durchführen. Alles darüber hinaus ist freiwillig. [Wenn zutreffend: Pflichtangaben einzeln benennen und begründen.]

8. Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung statt.

9. Hinweis für Eltern

Für Kinder und Jugendliche unter [Einwilligungsalter des Vereins] Jahren entscheiden die Erziehungsberechtigten über Einwilligungen. Ab diesem Alter entscheidet das Mitglied selbst. Unabhängig davon endet der Zugriff der Erziehungsberechtigten auf Termine und Angaben des Kindes in MyVerein automatisch mit dem 18. Geburtstag.

Zusatz für Mitglieder ohne Konto (Art. 14 DSGVO)

Wer nicht selbst Daten eingegeben hat (zum Beispiel vom Vorstand ohne Konto angelegt), erhält denselben Hinweis zusätzlich mit der Quelle der Daten ([zum Beispiel Aufnahmeformular auf Papier, Meldung durch die Eltern]). Der Vorstand vermerkt in der Mitgliedsakte unter „Datenschutz“, wann und in welcher Version der Hinweis übergeben wurde.

Wer darf das?

Vorsitz und Stellvertretung veröffentlichen den Hinweis. Alle Mitglieder lesen ihn.

Häufige Fragen

Darf ich das Muster unverändert nutzen?

Nein. Prüfe und ergänze es, und lass es fachkundig prüfen.