Einen Termin absagen und alle informieren

Fällt ein Training aus, sagst du den Termin ab. Alle Angemeldeten werden automatisch informiert, die WhatsApp-Gruppe wird dafür nicht gebraucht. Der Termin bleibt im Kalender sichtbar und ist als abgesagt gekennzeichnet.

Ausgangslage und Ziel

Der Platz ist wegen Unwetter gesperrt, das Training am Dienstag fällt aus. Du willst, dass jede betroffene Person es erfährt und im Kalender „Abgesagt“ mit dem Grund sieht.

Für wen

Vorsitz, Stellvertretung, Schriftführung und Abteilungsleitung. Trainer:innen dürfen Termine nicht absagen. Sie bitten die Abteilungsleitung darum oder schreiben der Abteilung eine Mitteilung (siehe unten).

Voraussetzungen

Du darfst Kalender pflegen.
Der Termin ist noch nicht abgesagt.
Soll jemand nachträglich benachrichtigt werden, geht das nur über eine Mitteilung, nicht über eine zweite Absage.

Schritt für Schritt

Website: einen einzelnen Termin absagen

Öffne in der Gruppe Kalender & Treffen den Kalender und klicke den Termin an.
Wähle unten im Fenster Termin absagen (roter Knopf).
- Ergebnis: Ein Fenster „Termin absagen“ erklärt: Der Termin bleibt sichtbar, wird als abgesagt markiert und Anmeldungen sind danach nicht mehr möglich.
Trage bei Grund (optional) ein, was die anderen wissen sollen, zum Beispiel „Platz gesperrt wegen Unwetter“ (höchstens 500 Zeichen). Der Grund steht in der Benachrichtigung und im Termin.
Lies den Kasten Wer wird informiert?. Er zeigt nur Zahlen, keine Namen: wie viele angemeldet sind und auf der Warteliste stehen, wie viele Personen betroffen und erreichbar sind (im Postfach, per E-Mail) und wie viele weder Konto noch E-Mail-Adresse haben und es deshalb nicht erfahren. Bei einem Abteilungskalender gehören alle Mitglieder der Abteilung und ihre Erziehungsberechtigten dazu.
Lass den Schalter Mitglieder benachrichtigen an. Ist er aus, steht dort „Niemand wird benachrichtigt“.
Wähle Termin absagen.
- Ergebnis: Der Termin zeigt Abgesagt. Anmelden ist nicht mehr möglich.

App

Tippe unten auf Kalender, oben auf Termine und auf den Termin.
Tippe im Termin auf den roten Link Termin absagen.
Gehört der Termin zu einer Serie, wählst du unter Welche Termine? zwischen Nur dieser, Dieser und folgende und Alle künftigen.
Trage optional den Grund ein. Der Abschnitt Wer wird benachrichtigt zeigt die Zahlen, zum Beispiel „2 angemeldet, 1 auf der Warteliste“. Prüfe den Schalter Mitglieder benachrichtigen.
Tippe auf Absagen.
- Ergebnis: Der Termin zeigt Abgesagt und „Grund: …“.

Eine ganze Serie absagen

In der App wählst du schon beim Absagen, welche Termine betroffen sind (siehe oben). Auf der Website betrifft Termin absagen immer nur den geöffneten Termin. Für mehrere Termine einer Serie gehst du dort so vor:

Öffne einen Termin der Serie und wähle Löschen.
Wähle, was betroffen ist: Nur dieser Termin, Dieser und alle folgenden oder Alle Termine der Serie. Die Warnung nennt die Zahl der Anmeldungen.
Trage optional einen Grund ein und lass die Benachrichtigung an.
Bestätige mit Löschen.
- Ergebnis: Termine ohne Anmeldungen verschwinden. Termine mit Anmeldungen werden mit dem Grund als abgesagt markiert statt gelöscht, damit niemand ins Leere läuft. Vergangene Termine bleiben.

Was andere mitbekommen

Alle Angemeldeten, die Warteliste und bei Abteilungskalendern die Abteilung samt Erziehungsberechtigten bekommen eine Nachricht im Postfach der App. E-Mail oder Push gibt es je nach ihren Einstellungen.
Mitglieder sehen den Termin weiter im Kalender als Abgesagt, bei der App mit „Grund: …“.
Wer den Kalender abonniert hat, sieht den Termin in seiner Kalender-App als abgesagt.
Ist der Empfängerkreis zu groß für eine automatische Nachricht, wird der Termin abgesagt, aber niemand benachrichtigt. Das steht im Kasten. Schreibe dann eine Mitteilung.
Hat jemand E-Mails für Termine abgeschaltet, bekommt er die Absage nur im Postfach.

Sonderfälle

Änderung statt Absage: Verschiebst du Zeit oder Ort, informiert MyVerein ebenfalls, mit alter und neuer Zeit. Andere Änderungen lösen keine Nachricht aus.
Trainer:in ohne Recht: Schreibe eine Mitteilung an deine Abteilung. Das darf, wer für die Abteilung Mitteilungen verfassen darf.
Mitglieder ohne Konto und Gäste: Wer weder Konto noch E-Mail-Adresse hat, erfährt es nur über Dritte. Die Zahl steht im Kasten.
Treffen (Sitzungen) haben statt dessen Eingeladene benachrichtigen.

Rückgängig machen

Eine Absage lässt sich nicht zurücknehmen. Lege den Termin neu an und schreibe eine Mitteilung. Eine falsch abgesagte Serie ersetzt du durch eine neue Serie.

Typische Fehler

Löschen statt absagen: Beim Löschen verschwindet der Termin ohne Spur. Absagen, wenn Menschen den Termin schon kennen.
Benachrichtigung ausgeschaltet und vergessen. Prüfe den Schalter vor dem Bestätigen.
Nur einen Termin der Serie abgesagt, obwohl die ganze Serie entfallen soll.

Wer darf das?

Absagen, ändern, löschen und die Benachrichtigung steuern darf, wer Kalender pflegen darf. Lesen und die Nachricht empfangen dürfen alle Betroffenen.

Häufige Fragen

Erfahren Mitglieder ohne App von der Absage?

Ja, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und sie E-Mails für Termine nicht abgeschaltet haben.