Aufwand und Zeiten eines Übungsleiters erfassen und auswerten

Trainer:innen halten ihre Zeit fest, die Abteilungsleitung bestätigt, und am Ende steht ein Stundenbericht. Er ist eine Berechnungsgrundlage für den Verein. MyVerein zahlt nichts aus, bucht nichts und kennt keinen Zahlungsstatus.

Ausgangslage und Ziel

Ein Übungsleiter betreut zwei Gruppen und bekommt eine Aufwandsentschädigung. Der Verein will am Monatsende wissen, wie viele bestätigte Stunden vorliegen. Dafür führt der Übungsleiter seine Zeiten, die Abteilungsleitung bestätigt sie, und der Kassenwart nimmt den Bericht.

Für wen

Trainer:innen, Abteilungsleitung, Vorsitz, Stellvertretung und Kassenwart:in.

Voraussetzungen

Für dich gilt ein Stundensatz (persönlich oder für deine Rolle) oder du bist Trainer:in beziehungsweise Abteilungsleitung. Sonst erscheint der Stempel nicht und du siehst den Hinweis „Für dich ist kein Stundensatz hinterlegt. Frag den Vorstand.“ Siehe Stundensätze festlegen.
Die Einträge werden nur auf der Website bestätigt und exportiert. Die App kann stempeln, Vorschläge übernehmen und zeigt Meine Stunden und Team-Stunden.
Steuerliche Themen wie Übungsleiterfreibetrag oder Minijob sind nicht Teil von MyVerein.

Schritt für Schritt

Übungsleiter: Zeit erfassen (Website)

Öffne in der Gruppe Kalender & Treffen den Kalender und den Reiter Zeiterfassung.
Wähle bei Stempeln optional einen Termin (optional) oder Ohne Termin und tippe auf Einstempeln.
- Ergebnis: „Läuft seit …“
Wenn das Training vorbei ist, wähle Ausstempeln.
- Ergebnis: Ein Eintrag mit Dauer (zum Beispiel „1 h 30 min“), Quelle „gestempelt“ und Status Offen erscheint unter Einträge.
Hast du das Stempeln vergessen: Unter Vorschläge aus der Anwesenheit stehen Termine, die du betreut hast. Mit Übernehmen machst du daraus einen Eintrag („aus Termin“). Die Anwesenheit legt von sich aus nie Einträge an.
Oder trage unter Zeit nachtragen Beginn und Ende von Hand ein und wähle Eintragen („nachgetragen“).

Übungsleiter: Zeit erfassen (App)

Öffne den Termin und tippe auf Für diesen Termin stempeln, oder öffne die Zeiterfassung im Kalender.
Tippe auf Zeit starten und am Ende auf Zeit beenden. Die App zeigt „Läuft seit …“.
Unter Vorschläge aus Anwesenheitslisten übernimmst du Termine mit Übernehmen. Das passiert nur, wenn du es bestätigst.
Dieser Monat listet deine Einträge mit Status und Summe.
Meine Stunden im Kalender zeigt pro Monat, was Bestätigt und was Noch offen ist. Berechtigte sehen unter Team-Stunden die bestätigten Stunden pro Person. Der Export fehlt in der App.

Abteilungsleitung: bestätigen (Website)

Öffne die Zeiterfassung und schalte auf Team. Filtere über Von, Bis und Status.
Wähle bei einem offenen Eintrag Bestätigen oder Ablehnen. Eigene Einträge kannst du nicht selbst bestätigen.
- Ergebnis: Der Status wechselt auf Bestätigt oder Abgelehnt. Bestätigte und abgelehnte Einträge lassen sich nicht mehr ändern.

Stundenbericht auswerten (Website)

Öffne in der Zeiterfassung den Abschnitt Stundenbericht.
Setze den Zeitraum mit Von und Bis. Der Bericht zählt nur bestätigte Zeiten.
Grenze bei Bedarf ein: Personen (suchen und mehrere auswählen), Rollen, Abteilung, Termin.
Wähle bei Gruppieren nach Person, Termin oder Person und Termin.
- Ergebnis: Die Tabelle zeigt Stunden pro Gruppe und unten Gesamt. Ohne bestätigte Zeiten steht „Keine bestätigten Zeiten in diesem Zeitraum.“
Vorsitz, Stellvertretung und Kassenwart:in sehen zusätzlich Satz und Betrag (Stunden mal Satz). Fehlt ein Satz, steht dort Satz fehlt. Die Abteilungsleitung sieht nur die eigene Abteilung und nur Stunden.
Wähle CSV oder Excel (XLSX).
- Ergebnis: Du bekommst stundenbericht.csv oder stundenbericht.xlsx mit Name, Rolle(n), Termin, Datum, Stunden und, für Berechtigte, Satz (EUR/h) und Betrag (EUR) sowie einer Summenzeile. Oben steht „Berechnungsgrundlage, keine Abrechnung“.

Die Sätze legt der Vorstand fest: Stundensätze festlegen.

Was andere mitbekommen

Die Abteilungsleitung sieht offene Einträge ihrer Abteilung. Stundensätze und Beträge sehen nur Vorsitz, Stellvertretung und Kassenwart:in. Alle übrigen Mitglieder sehen nichts davon.

Sonderfälle

Zeit läuft noch: Ein laufender Eintrag kann nicht gelöscht werden. Stempele zuerst aus.
Überschneidung: Ein Eintrag, der sich mit einem anderen überschneidet, wird abgelehnt.
Zukunft und weit zurück: Zeiten in der Zukunft oder sehr weit in der Vergangenheit lassen sich nicht eintragen.
Mitglied gelöscht: Die Zeiten bleiben wegen gesetzlicher Aufbewahrung erhalten.

Rückgängig machen

Eigene offene Einträge löschst du mit Löschen. Bestätigte oder abgelehnte Einträge bleiben stehen. Frage die Abteilungsleitung, wenn ein Eintrag falsch war.

Typische Fehler

Vergessen auszustempeln. Der Eintrag läuft weiter, bis du ausstempelst.
Berichte gezogen, obwohl noch Einträge Offen sind. Sie zählen nicht.
Eigene Einträge bestätigen wollen. Das geht nie, eine andere berechtigte Person muss es tun.
Erwartet, dass MyVerein auszahlt. Das tut es nicht.

Wer darf das?

Trainer:innen: stempeln, Einträge anlegen, eigene offene Einträge löschen.
Abteilungsleitung: bestätigen und ablehnen für die eigene Abteilung (nie die eigenen Einträge), Stundenbericht ohne Beträge.
Vorsitz, Stellvertretung, Kassenwart:in: Sätze und Beträge.

Häufige Fragen

Ich sehe keinen Stempel.

Für dich ist kein Stundensatz hinterlegt und du bist weder Trainer:in noch Abteilungsleitung. Frag den Vorstand.